Cómo redactar un correo electrónico de solicitud de vacaciones

Un correo electrónico de solicitud de vacaciones es su oportunidad de pedir a su empleador unas fechas concretas para ausentarse del trabajo. Un correo electrónico de solicitud eficaz informa a su empleador de sus planes para garantizar que su trabajo se complete o se cubra, además de cuándo se ausentará y volverá al trabajo. Puedes escribir un correo electrónico de solicitud claro, conciso e informativo que promueva la comunicación y la confianza entre tú y tu empleador.

En este artículo, analizamos por qué es importante este correo electrónico, mostramos cómo escribir uno eficaz y proporcionamos ejemplos para ayudarte a empezar.

¿Por qué es importante escribir un correo electrónico de solicitud de vacaciones?

Es importante redactar un correo electrónico de solicitud de vacaciones para obtener la aprobación de tu supervisor para ausentarte del trabajo. Solicitar el tiempo libre con suficiente antelación a las vacaciones da a su equipo tiempo extra para asegurarse de que su trabajo está cubierto cuando usted está fuera de la oficina. Puede ser útil tener su solicitud por escrito en caso de que usted, su supervisor o el departamento de RRHH necesiten consultarla más tarde.

Relacionado:  Cómo pedir un día libre: consejos, plantilla y ejemplo

Cómo escribir un correo electrónico de solicitud de vacaciones

Puedes seguir algunos pasos para escribir un correo electrónico de solicitud de vacaciones eficaz para mantener la profesionalidad en el lugar de trabajo y asegurarte de que sigues las políticas de tiempo libre específicas de tu empresa. Estos son los pasos para escribir un correo electrónico de solicitud de vacaciones:

  1. Escribe un asunto corto y directo.
  2. Exponga su propósito al escribir.
  3. Incluya las fechas que solicita.
  4. Considera la posibilidad de mencionar el motivo por el que te tomas un tiempo libre.
  5. Hable de cómo se está preparando para el tiempo libre.
  6. Permanece disponible para responder a las preguntas.

1. Escribir un asunto corto y directo

Las líneas de asunto son la primera impresión que tiene el destinatario de su correo electrónico. Para una solicitud de vacaciones por correo electrónico, escriba una línea breve que indique el propósito general de su mensaje y las fechas relacionadas con su solicitud. Si trabajas en una gran empresa, considera la posibilidad de escribir también tu apellido en el asunto para que el destinatario pueda identificar rápidamente quién solicita las vacaciones y cuándo.

Relacionado: Cómo escribir un correo electrónico profesional

2. Exponga su propósito para escribir

Después de saludar a su destinatario, utilice la primera línea de su correo electrónico para indicar directamente que está escribiendo para solicitar tiempo libre. Puede utilizar una declaración si ya ha hablado con su supervisor sobre su solicitud, o puede formular su propósito como una pregunta si este correo electrónico es el primero en el que habla de la solicitud. Preguntar a tu supervisor o empleador si te permite tomarte un tiempo libre es una cortesía profesional que demuestra tu respeto por su tiempo.

3. Incluya las fechas que solicita

En la primera línea o en el primer párrafo corto de su correo electrónico, asegúrese de incluir las fechas en las que solicita el tiempo libre. Asegúrese de que las fechas coinciden con las indicadas en la línea de asunto para garantizar la claridad. Este paso puede ayudar a mantener una comunicación clara sobre su solicitud y proporcionar a su empleador una documentación precisa.

Si su empresa sigue una política de acumulación de tiempo libre remunerado, también puede considerar la posibilidad de mencionar cuántas horas se va a tomar. Este elemento puede demostrar que entiende cómo afecta esta solicitud a su tiempo remunerado restante y ayuda a su empleador a actualizar esta información.

4. Considere la posibilidad de mencionar por qué se toma un tiempo libre

Aunque es opcional, mencionar el motivo de tus vacaciones puede ayudar a documentar con exactitud tu tiempo libre. Puede hacer que su empleador sepa que se está tomando unas vacaciones, pero si se toma tiempo libre por otra razón personal, proporcionar alguna referencia a esa razón puede ayudar a su empleador a entender mejor el propósito de su solicitud. Este paso puede ayudar a su supervisor o empleador a decidir si aprueba su tiempo libre.

5. Comenta cómo te preparas para el tiempo libre

En la segunda parte—a menudo el segundo párrafo breve—de su correo electrónico, proporcione detalles sobre las tareas que está completando, el trabajo que está delegando y las otras formas en que está preparando a su equipo y otras partes relevantes para su tiempo libre. Este paso demuestra su dedicación al éxito de su organización durante su ausencia y garantiza que su empleador comprenda el alcance total de su ausencia en la eficiencia.

Considere la posibilidad de hacer una lista de los proyectos y tareas en los que está trabajando, lo que espera terminar y cuándo y a quién asignará su trabajo mientras esté fuera. Si tiene tareas pendientes, comunique a su empleador cuáles son para que pueda planificar y delegar el trabajo en consecuencia.

6. Estar disponible para las preguntas

Termine su correo electrónico permitiendo que su empleador o supervisor se ponga en contacto con usted para obtener más información y confirmar la decisión de su solicitud. Este elemento es una cortesía profesional que también promueve una comunicación clara y abierta entre usted y su empleador.

Relacionado: Guía:  Mensajes de correo electrónico fuera de la oficina

Consejos para redactar una solicitud de vacaciones por correo electrónico

Cuando esté planeando tomarse un tiempo libre y esté redactando una solicitud de vacaciones por correo electrónico, tenga en cuenta estos pasos al hacerlo:

Investigue la política de vacaciones de su empresa

Las empresas pueden tener una gran variedad de políticas de vacaciones y tiempo libre. Antes de solicitar tiempo libre, asegúrese de conocer la política de vacaciones de su empresa. Si su empresa no tiene una política escrita, pregunte a su supervisor o al departamento de recursos humanos cuáles son las mejores prácticas o las preferidas. Si su empresa sigue una política de acumulación de tiempo libre remunerado, sepa cuántos días pagados y no pagados tiene disponibles para utilizar, de modo que sepa cuánto tiempo libre es aceptable que solicite.

Seleccionar las fechas con la mayor antelación posible

Es útil pedir las vacaciones con al menos dos meses de antelación. Algunas organizaciones pueden exigir un número determinado de días, semanas o meses cuando se solicita tiempo de vacaciones. En el caso de las vacaciones más populares, como las de verano o las de invierno, avise a su empleador con más antelación. Pedir tiempo libre con la mayor antelación posible puede demostrar a tu jefe que estás gestionando la solicitud de forma responsable y le asegura que tienes tiempo suficiente para planificar cómo se gestionará tu trabajo en tu ausencia.

Buscar fechas convenientes

Si es posible, tenga en cuenta los patrones de trabajo a la hora de decidir las fechas de sus vacaciones. Intente programar el tiempo libre en torno a las temporadas de trabajo lento, después de la finalización de grandes proyectos y en función de los horarios de los miembros de su equipo. Esta estrategia puede ayudarle a elegir el momento más conveniente.

Pregunte primero a su supervisor o empleador en persona

Lo mejor es hablar de su posible solicitud en persona para dar a su empleador una idea de cuándo tiene previsto tomarse un tiempo libre. En esta conversación, puedes preguntar por sus preferencias en cuanto a fechas, duración, opciones de trabajo alternativas y cómo preparar mejor tu ausencia.

Enviar un correo electrónico de seguimiento

Después de su conversación en persona, puede enviar una solicitud de vacaciones por correo electrónico como mensaje de seguimiento para confirmar los detalles y proporcionar su solicitud por escrito. Este paso puede ayudarle a actualizar la comunicación sobre su tiempo libre en caso de que algo cambie.

Proporcione un correo electrónico de recordatorio

También puede enviar un correo electrónico recordatorio a su empresa y a su equipo antes de que comiencen las vacaciones. Este correo electrónico puede hacerles saber su proceso para asegurar que todo el trabajo está completo o cubierto y a quién contactar en su ausencia.

Muestras de correo electrónico de solicitud de vacaciones

A continuación encontrará algunos ejemplos de correos electrónicos de solicitud de vacaciones y un borrador de correo electrónico de recordatorio que le ayudarán a empezar:

Ejemplo de correo electrónico de solicitud de vacaciones informal

*Asunto: Solicitud de vacaciones del 1 al 15 de junio*.

Hola Jean,

Me gustaría solicitar tiempo de vacaciones desde el lunes 1 de junio hasta el martes 15. Estaré viajando para visitar a mis padres/tomando vacaciones familiares.

Mientras esté fuera, estaré localizable por correo electrónico en mi dirección de trabajo, smith@email.com, pero no por teléfono. Como ya hemos hablado, mi equipo se ha comprometido a dar cobertura mientras yo esté fuera, y completaré mi proyecto tras mi regreso el 1 de agosto.

Gracias,
Amy Smith

Ejemplo de correo electrónico de solicitud formal de vacaciones

*Línea de asunto:  Smith – Solicitud de vacaciones del 1 al 15 de junio*.

Estimada Sra. Gonzales,

Esta carta es una solicitud formal de una semana de vacaciones desde el lunes 1 de junio hasta el martes 15 de junio. Volveré a la oficina el miércoles 16 de junio.

Todos los proyectos en los que estoy trabajando se completarán antes de que me vaya. Mi equipo ha acordado cubrir mis responsabilidades mientras estoy fuera. Mi jefe de equipo ha aprobado mi solicitud de vacaciones (adjunto una carta de aprobación suya).

Si tiene alguna pregunta o duda, puede ponerse en contacto conmigo en mi dirección de correo electrónico del trabajo, smith@email.com, o por teléfono en el 1-555-445-5454. Mientras esté fuera, no podré comprobar mi correo electrónico con regularidad, pero se me puede localizar en mi número de teléfono móvil si se me necesita con urgencia.

Gracias por considerar mi solicitud.

Lo mejor,
Amy Smith

Ejemplo de correo electrónico de recordatorio de vacaciones

*Subrayado:  Recordatorio – Vacaciones de Smith, del 1 al 15 de junio*.

Querida Jean

Sólo quería recordaros que, según nuestra conversación del mes pasado, estaré fuera de la oficina desde el lunes 1 de junio hasta el martes 15 de junio.

Como ya hemos hablado, mi colega LeAnne Girard cubrirá mi proyecto mientras yo esté fuera. Hemos completado nuestro proyecto de equipo antes de lo previsto, por lo que podré entregarle la documentación de seguimiento la próxima semana.

Una vez más, estaré disponible por correo electrónico en smith@email.com si usted o cualquier persona del equipo necesita ponerse en contacto conmigo. Gracias.

Lo mejor,
Amy Smith

Te recomendamos

PSM vs. CSM: ¿Cuál es la diferencia?

Cómo escribir un correo electrónico solicitando algo en 6 pasos

10 ejercicios de formación de equipos

Listas de no contratación: Qué son y qué hacer si estás en una

Negociación colectiva: Definición, importancia y funcionamiento

9 Certificaciones de fisioterapeuta para la especialización