Cómo escribir una solicitud de entrevista por correo electrónico (con ejemplos)

A lo largo de los procesos de entrevista y contratación, un profesional de RRHH puede encontrarse frecuentemente con candidatos. Una entrevista por correo electrónico es una etapa esencial para calibrar la idoneidad de un candidato, por lo que es posible que desee revisar algunos consejos sobre cómo escribir un mensaje de invitación a un candidato.

En este artículo, describimos lo que es un correo electrónico de solicitud de entrevista, una guía paso a paso para escribirlo, una plantilla y un ejemplo de correo electrónico y qué esperar de la respuesta de un candidato.

¿Qué es un correo electrónico para solicitar una entrevista?

Un correo electrónico de solicitud de entrevista es un mensaje redactado por los responsables de contratación y los profesionales de RRHH para invitar a posibles empleados a una entrevista. Estos correos electrónicos suelen ser la continuación de una solicitud de empleo o de una prueba telefónica en la que el solicitante demuestra su capacidad para realizar el trabajo. Los profesionales de RRHH también pueden enviar correos electrónicos de solicitud de entrevista en un esfuerzo por reclutar candidatos adecuados que aún no han solicitado un puesto.

Los profesionales de RR.HH. pueden enviar estos correos electrónicos para invitar a los candidatos a entrevistas individuales, entrevistas en grupo, entrevistas en persona o proyecciones digitales, en función del tamaño del grupo de solicitantes, el número de puestos disponibles y las preferencias de la organización. Independientemente de su contexto, las solicitudes de entrevistas por correo electrónico suelen ser el primer paso en la evaluación de un candidato y en el proceso de contratación.

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Cómo escribir un correo electrónico para solicitar una entrevista

Hay algunos pasos esenciales que puedes seguir a la hora de escribir un correo electrónico para solicitar una entrevista para que sea conciso, eficaz y profesional. Aquí'tamos una guía paso a paso que debes seguir a la hora de abordar esta tarea:

1. Reúna toda la información pertinente

Antes de empezar a redactar tu correo electrónico para solicitar una entrevista, tienes que reunir toda la información relevante que quieres incluir en tu mensaje. A continuación te presentamos algunos elementos clave que los profesionales de RRHH suelen incluir en un correo electrónico de este tipo:

  • Título del puesto: Resulta útil abrir el correo electrónico mencionando el título del puesto al que se presentó el candidato y una breve invitación para que puedan entender el propósito de su escrito.

  • **Fecha y hora de la entrevista:** 2. Es importante que los candidatos sepan cuándo espera que asistan a la entrevista a la que les ha invitado para que puedan añadirla a su agenda.

  • Ubicación de la entrevista: Los candidatos necesitan saber dónde tiene previsto realizar la entrevista y si tendrá lugar en persona o a distancia para que puedan planificar en consecuencia.

  • Título y nombre de la persona que realiza la entrevista: Puede mencionar quién tiene previsto realizar la entrevista del candidato, ya sea un posible director o un representante de RRHH. Además, puede mencionar si pueden esperar reunirse con un panel de entrevistadores en lugar de un individuo.

  • Lo que los candidatos pueden esperar: Puede ser útil describir lo que los candidatos pueden esperar de una entrevista. Pueden encontrarse con evaluaciones prácticas, pruebas basadas en conocimientos, sesiones de preguntas y respuestas u otras actividades para las que pueden prepararse.

  • Elementos que deben llevar los candidatos: Si los candidatos tienen que traer ciertos materiales, como referencias, una copia de su carnet de conducir o muestras de trabajo, puedes mencionarlo en tu correo electrónico.

  • Su información de contacto: Es importante proporcionar su información de contacto, incluyendo un número de teléfono y una dirección de correo electrónico, para que el candidato pueda ponerse en contacto con usted en caso de preguntas, confirmación o reprogramación.

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2. Saludar al candidato y abrir con una invitación

Después de recopilar toda la información anterior, puede empezar a escribir su correo electrónico. Puede empezar saludando al candidato de forma profesional y teniendo cuidado de escribir su nombre correctamente. A partir de aquí, puedes empezar tu párrafo inicial haciendo referencia a la solicitud del candidato, indicando el título del puesto que ha solicitado e invitándole a realizar una entrevista para el puesto.

En su invitación, incluya detalles clave como la hora, la fecha y el lugar de la entrevista y si tiene previsto que se celebre en persona o a distancia mediante herramientas de videoconferencia. Además, puede ser útil mencionar si la entrevista será individual o en grupo con otros candidatos presentes.

3. Explique quién realiza la entrevista y qué puede esperar el candidato

Una vez que haya esbozado claramente su invitación, explique quién tiene previsto realizar la entrevista indicando su título y su nombre. Esta persona puede ser un líder de la organización, un director de departamento, el profesional que tiene previsto supervisar a la nueva persona contratada o un representante del departamento de RRHH. Esto sirve como una breve introducción a la estructura organizativa para el candidato.

A partir de aquí, puedes explicar lo que ocurrirá en la entrevista, incluyendo actividades como una evaluación de habilidades o una discusión de las funciones del puesto. Esta información puede ayudar a proporcionar claridad al candidato para que sepa qué puede esperar el día de la entrevista.

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4. Resuma lo que el candidato necesita para preparar la entrevista

Puede ser útil explicar lo que el candidato puede hacer para preparar su entrevista. Esto es especialmente cierto si el candidato puede esperar completar una evaluación como parte de su entrevista. Por ejemplo, si un candidato se presenta a una entrevista para un puesto de redacción de contenidos y necesita escribir una muestra para demostrar su capacidad de cumplir con los requisitos específicos de la guía de estilo, puede mencionarlo para que pueda revisar los requisitos antes de la evaluación.

Hacer esto puede ayudar a garantizar que los candidatos estén lo más preparados posible para la entrevista y puedan ofrecer lo mejor de sus habilidades en todo momento. Además, explique si el candidato tiene que llevar ciertos materiales a la entrevista, como los necesarios para realizar una comprobación de antecedentes. A partir de aquí, el candidato puede confirmar tus expectativas y ayudarte a agilizar el proceso de contratación en general.

5. Proporcione directrices para la respuesta del candidato y cierre con flexibilidad

Cuando se acerque al final de su correo electrónico, ofrezca directrices de respuesta al candidato para que pueda responder en consecuencia. Puedes ofrecer la posibilidad de que hagan las preguntas que tengan o pedirles que confirmen la recepción de tu mensaje. Ofrecer unas directrices claras en este sentido puede ayudar a los candidatos a sentirse cómodos para hacer aclaraciones y saber lo que esperas de ellos.

A partir de aquí, recuerde al candidato que debe ponerse en contacto con usted lo antes posible si la hora, la fecha o el lugar de la entrevista no le convienen. Es importante hacer esto, ya que demuestra su compromiso con la flexibilidad durante el proceso de contratación— los candidatos aún no son empleados y es importante proporcionar un ajuste razonable a sus horarios. Facilite su información de contacto, incluido su número de teléfono y dirección de correo electrónico, para que puedan ponerse en contacto con usted y reprogramar la entrevista para un momento más adecuado.

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6. Firme con un saludo profesional y relea su redacción

Una vez que redacte el cuerpo de su invitación por correo electrónico, firme una nota de bienvenida con una declaración como «Esperamos hablar con usted pronto» y un saludo profesional como «Saludos cordiales,» o «Sinceramente» seguido de su nombre. Debajo del saludo, puede incluir una firma de correo electrónico que indique su cargo, el nombre de su organización, su ubicación y su información de contacto. Tener toda esta información en un solo lugar puede ser útil para que los candidatos la consulten al elaborar sus respuestas.

Cuando termines de escribir, relee el mensaje con atención y asegúrate de que no tiene errores gramaticales, ortográficos, sintácticos o informativos. Revisar su correo electrónico y asegurarse de que toda la información es correcta puede ayudar a proporcionar profesionalidad y claridad al candidato. Esto es especialmente importante si invitas a varios candidatos a entrevistas, ya que debes asegurarte de que incluyes las horas y fechas adecuadas para cada entrevista.

Plantilla de correo electrónico para solicitar una entrevista

Aquí'tamos una plantilla de un correo electrónico para solicitar una entrevista que puedes utilizar como referencia a la hora de elaborar tu propio mensaje:

Estimado [nombre del candidato],

Tras revisar su solicitud para el puesto de [título del puesto vacante], me gustaría invitarle a una entrevista el [fecha] a las [hora] en el [lugar de la entrevista]. El [título de la persona que realiza la entrevista], [nombre de la persona que realiza la entrevista], realizará la entrevista y le hablará más sobre sus expectativas para el puesto.

La entrevista durará aproximadamente [duración de la entrevista] y puede esperar [lo que el candidato puede esperar al asistir a la entrevista]. Además, le rogamos que traiga [artículos que el candidato debe llevar a la entrevista y una breve explicación de por qué].

Si la fecha o la hora de esta entrevista no le conviene, no dude en ponerse en contacto conmigo por teléfono [número de teléfono] o respondiendo a este correo electrónico para acordar una hora más adecuada. Además, estoy disponible para charlar [su disponibilidad] si tiene alguna pregunta sobre la información anterior. ¡Estamos deseando conocerle en persona!

Los mejores deseos,
[Su nombre]

[Su nombre]
[Su título]
[Nombre de la organización]
[Dirección de la organización]
[Ciudad, estado]
[Número de teléfono]
[Su correo electrónico]

Ejemplo de correo electrónico para una solicitud de entrevista

Utilizando la plantilla anterior como guía, he aquí un ejemplo de correo electrónico para una solicitud de entrevista que puedes revisar para comprender mejor cómo incorporar información específica en tu mensaje:

Estimado Rashad

Tras revisar su solicitud para el puesto de estratega de contenidos, me gustaría invitarle a una entrevista el 24 de julio a las 10:30 horas en la oficina de Gold Solutions en East River, Nueva York. La directora de marketing, Leah Wilkinson, realizará la entrevista y le hablará más sobre sus expectativas para el puesto.

La entrevista durará aproximadamente una hora y puede esperar que se realice una rápida evaluación de sus habilidades profesionales. Además, traiga una lista de al menos tres referencias y su información de contacto y una copia de su licencia de conducir para que podamos comenzar con el proceso de verificación de empleo.

Si la fecha u hora de esta entrevista no le conviene, no dude en ponerse en contacto conmigo por teléfono (333-203-4910) o respondiendo a este correo electrónico para concertar una hora más adecuada. Además, estoy disponible para charlar durante el horario laboral de lunes a viernes si tiene alguna pregunta sobre la información anterior. Estamos deseando conocerle en persona.

Un saludo,
Margot

Margot Benson
Asistente administrativa
Gold Solutions
191 West 10th Street
East River, NY
333-203-4910

mbenson@email.com

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Qué buscar en una respuesta

Un candidato cualificado que demuestre profesionalidad y entusiasmo puede incluir algunos componentes fundamentales en su respuesta. A continuación se explican esos componentes:

  • Agradecimiento: Normalmente, los candidatos responden expresando su gratitud por la invitación y agradeciendo la oportunidad de la entrevista. Esto demuestra la cortesía del candidato y causa una primera impresión positiva que puede presagiar su capacidad para interactuar respetuosamente con los miembros de la organización.
  • Confirmación de los detalles: Un candidato puede confirmar los detalles que usted señala en su invitación, incluyendo la fecha, la hora y el lugar de la entrevista, para que pueda asegurar su asistencia y tener constancia de su compromiso. Además, si el horario de la entrevista no le viene bien al candidato, puede solicitar una hora alternativa y confirmar estos detalles.
  • Aclaración: Si un candidato tiene confusión sobre alguno de los detalles que has incluido en el correo electrónico, puede ponerse en contacto con él para aclarar información, como con quién puede esperar reunirse, dónde tendrá lugar la entrevista y qué tipo de evaluación puede encontrar. Este tipo de aclaración puede permitir a los candidatos prepararse adecuadamente.