La satisfacción del cliente puede ayudar a una empresa a prosperar y perdurar. Estar seguro de escuchar y valorar a los clientes es crucial para establecer un negocio repetido. Todas las formas de comunicación de apoyo al cliente reflejan los valores de su empresa.
En este artículo, hablaremos de lo que es un correo electrónico de atención al cliente, de cómo escribir un buen correo electrónico de atención al cliente y de 10 ejemplos de estos correos electrónicos.
8 tipos de servicio al cliente
¿Qué es un correo electrónico de atención al cliente?
Un correo electrónico de un departamento de atención al cliente se utiliza para responder a las consultas, comentarios o quejas de los clientes. Los clientes pueden llegar a su organización a través de su sitio web, cuentas de redes sociales o a través de una dirección de correo electrónico. Puede enviar correos electrónicos automáticos de atención al cliente o redactar correos personalizados. Los correos electrónicos de atención al cliente suelen responder a los problemas de los clientes con un producto o servicio.
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Consejos para escribir un buen correo electrónico de atención al cliente
Estos son algunos consejos para redactar un correo electrónico de atención al cliente eficaz que tenga repercusión en sus clientes:
- Utilice el nombre del cliente. Empezar el correo electrónico con el nombre del cliente puede hacerlo más personal y sincero.
- Lea atentamente el mensaje. Lea detenidamente cada mensaje del cliente para asegurarse de que entiende lo que le están comunicando. Puede que le hagan una pregunta o le ofrezcan una recomendación. Usted debe responder a su mensaje de forma adecuada.
- Sea conversacional. Utilice un lenguaje conversacional para mostrar a los clientes que es una persona, y no una máquina, la que elabora la respuesta.
- Utilice los nombres de los empleados. Cierre sus correos electrónicos de atención al cliente con su nombre o con el nombre del representante de atención al cliente que se ocupa del caso. Esto ayuda a personalizar aún más la interacción.
- Represente su marca. Asegúrese de que todos los representantes de servicio al cliente entienden cómo comunicarse de manera efectiva y apropiada con los clientes de una manera que se adhiere a las políticas y normas de la empresa.
- Mantén la profesionalidad. Aunque quieras utilizar un lenguaje sencillo y conversacional con los clientes, también debes ser profesional. Utiliza la ortografía y la gramática adecuadas y evita la jerga.
- Empatizar con el cliente. Ofrezca una disculpa cuando la empresa tenga la culpa y ofrezca soluciones para corregir la situación.
- Reúna toda la información necesaria. Antes de responder a un cliente, asegúrate de que tienes toda la información correcta. Quieres mejorar o resolver la situación, lo que requiere comprender todos los antecedentes y detalles del problema. Si necesitas más detalles del cliente, pídelos con cortesía.
- Proporcione un plazo firme. Intente evitar los términos vagos. Más bien, ofrezca un plazo concreto para que usted o su empresa resuelvan el asunto.
- Crear una base de datos de respuestas. Para asegurarse de que sus representantes de atención al cliente responden de forma coherente y eficaz, considere la posibilidad de crear una base de datos de plantillas de correo electrónico de atención al cliente que puedan utilizar para diferentes escenarios.
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11 ejemplos de correos electrónicos de atención al cliente
Aquí tienes ejemplos de correos electrónicos de atención al cliente que puedes utilizar como guía para tus propias respuestas:
Responder a una pregunta
Hola Mark,
Gracias por ponerse en contacto con nosotros sobre las estimaciones de envío de su pedido personalizado.
Por lo general, los artículos personalizados tardan entre 3 y 4 semanas en llegar a su destino. He investigado su pedido # HW-659, y está en la fase final de producción. Puede esperarlo en 7-10 días laborables.
Si tiene alguna otra pregunta, estaré encantado de ayudarle.
Sinceramente,
Miriam
Especialista en atención al cliente
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Abordaje de múltiples cuestiones
Buenas tardes, Mark,
Gracias por ponerse en contacto con nosotros acerca de su pedido personalizado # HW-659. A continuación encontrará las respuestas a sus preguntas.
¿Hay alguna manera de volver a pedir los mismos artículos sin pasar por el proceso de personalización de nuevo?
Sí, puede reordenar las compras siguiendo estos pasos:
- Acceda a su cuenta
- Haga clic en «Historial de cuentas»
- Haga clic en «Compras»;
- Debajo de la compra que desea volver a pedir, haga clic en «Comprar de nuevo»
«¿Cómo puedo aplicar varios códigos de descuento?»
Lamentablemente, en este momento no aceptamos códigos de descuento múltiples en una sola transacción. Sin embargo, le sugiero que compre sus artículos en transacciones separadas y aplique sus otros códigos de descuento de esa manera.
Si tiene más preguntas, póngase en contacto conmigo.
Lo mejor,
Miriam
Especialista en atención al cliente
Respuesta a una reclamación de un cliente
Hola, Mark,
Gracias por su reciente comentario. Lamento que no hayamos cumplido con sus expectativas de calidad en el pedido # HW-659 y que su artículo haya llegado dañado.
He emitido un reembolso completo del artículo a su cuenta. Puedes esperar ver el importe en tu cuenta en 48 horas. Además, le hemos enviado un artículo de reemplazo con servicio acelerado. El número de seguimiento de ese envío es ABC456123.
Si tienes alguna pregunta o comentario adicional, no dudes en ponerte en contacto conmigo.
Gracias,
Miriam
Especialista en atención al cliente
Responder a los comentarios negativos
Hola Mark,
Gracias por los recientes comentarios sobre su experiencia en nuestra tienda de Tulsa. Aunque nos esforzamos por superar las expectativas de los clientes, entiendo que su experiencia no se ajustó a los estándares de nuestra empresa. Le pido disculpas por este fallo y quiero corregirlo.
He pedido a todos los gerentes que se reúnan con sus equipos para revisar las políticas y procedimientos de nuestra empresa. También he adjuntado una tarjeta de regalo para una compra gratuita en cualquiera de nuestras tiendas y en nuestra tienda online.
Si hay algo más que pueda hacer para corregir esta situación, por favor, hágamelo saber. De nuevo, lamento su mala experiencia.
Lo mejor,
Miriam
Especialista en atención al cliente
Responder a un cliente que cancela su contrato
Hola Mark,
Gracias por ponerse en contacto con su contrato. Comprendo su frustración y me disculpo por las molestias.
He cancelado su cuenta con efecto inmediato y le he devuelto las dos últimas cuotas de retraso inexactas. Este importe debería aparecer en su cuenta bancaria en un plazo de 14 días.
De nuevo, lamento tu experiencia negativa. Por favor, hágame saber si tiene alguna otra pregunta.
Sinceramente,
Miriam
Especialista en atención al cliente
Responder a un problema tecnológico
Hola Mark,
He recibido su mensaje sobre el problema de su cuenta. Estoy encantado de ayudarle a resolver este problema.
Para actualizar tus preferencias de seguridad, sigue estos pasos:
- Acceder a su cuenta
- Haga clic en «Cuenta»;
- Haga clic en «Preferencias»
- Haga clic en «Seguridad»;
- Ajuste sus preferencias según sea necesario, o seleccione «Volver a la configuración inicial» para devolver la configuración de seguridad a sus preferencias originales.
Si tiene alguna pregunta adicional, por favor, póngase en contacto conmigo directamente.
Lo mejor,
Miriam
Especialista en atención al cliente
Responder a un problema de atención al cliente
Hola, Mark,
Gracias por su comentario sobre su experiencia con nuestro departamento de atención al cliente. Le pido disculpas por las dificultades que ha tenido con su pedido # HW-659. Nuestra empresa valora a nuestros clientes y quiere asegurarse de que cada experiencia supere sus expectativas. Me doy cuenta de que no hemos cumplido con este objetivo en este caso.
Le he devuelto el importe total de su compra original, que debería estar disponible en su cuenta en 7-10 días laborables. También he adjuntado una tarjeta regalo de 100 dólares para que la utilices en nuestras tiendas o en línea.
Una vez más, me disculpo por esta experiencia y espero que nos permita hacer las cosas bien.
Lo mejor,
Miriam
Especialista en atención al cliente
Acusar recibo de un mensaje
Hola Mark,
Gracias por su mensaje. Hemos recibido su comentario, y quería hacerle saber que nuestro equipo de gestión de clientes está revisando el asunto. Recibirá una respuesta en un plazo de 3 a 5 días laborables.
Gracias,
Miriam
Especialista en atención al cliente
Proporcionar una actualización del estado
Hola Marca,
Quería ponerme en contacto con una actualización de su pedido # HW-659. Debido a la reciente tormenta de nieve en el sureste, todos los pedidos se han retrasado un promedio de una semana. Estamos trabajando con nuestros proveedores y empresas de transporte para hacer llegar los pedidos de la forma más segura y eficiente posible. La nueva fecha estimada de entrega de su pedido es el 5 de enero.
Le pido disculpas por las molestias. Si usted tiene alguna pregunta, por favor, póngase en contacto conmigo directamente.
Sinceramente,
Miriam
Especialista en atención al cliente
Pedir opiniones
Hola, Mark,
Gracias por su reciente compra del juego de puzzle de madera personalizado. Espero que esté disfrutando de los artículos.
Mientras seguimos mejorando nuestros productos y servicios, quería preguntarte si estarías dispuesto a completar una breve encuesta sobre tu experiencia de compra en línea. La encuesta debería durar menos de cinco minutos, y le enviaremos por correo electrónico un cupón de descuento del 20% por su participación.
Una vez más, gracias por elegir nuestra pequeña empresa. Si usted tiene alguna pregunta o comentarios adicionales, por favor, póngase en contacto conmigo.
Lo mejor,
Miriam
Especialista en atención al cliente