Toda empresa debe comprender los gastos de contratación de empleados para no salirse del presupuesto. Si un nuevo empleado aprende rápido y es productivo, puede ser una inversión rentable a pesar de que se calculen todos los costes asociados a su contratación.
En este artículo, analizamos los costes asociados a la contratación de un empleado y ofrecemos consejos para ayudarle a ahorrar.
¿Qué es el coste de contratar empleados?
Según un informe de marzo de 2019 de la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS), los nuevos empleados ganan sólo el 70,1% de su compensación total. El 29,9% restante, de media, procede de las prestaciones proporcionadas por el empleador, como:
- Pago complementario
- Seguros
- Baja remunerada
- Planes de ahorro y jubilación
Los impuestos sobre la nómina por contratar a un empleado también añaden costes considerables, entre otros:
- Parte de la Ley de Contribuciones del Seguro Federal (FICA) del empleador: Esta cuota equivale al 7,65% del salario base anual del empleado hasta 137.700 dólares, a partir de 2020. El porcentaje del empleador incluye tanto el tipo impositivo de la Seguridad Social (6,2%) como el de Medicare (1,45%).
- Impuesto federal sobre el desempleo (FUTA): Este impuesto tiene un coste de 42 dólares por empleado con un tipo impositivo del 6% de FUTA. La mayoría de los empleadores obtienen un crédito de desgravación fiscal del 5,4%, lo que hace que paguen un tipo de sólo el 0,6%.
- Impuesto estatal sobre el desempleo: Esta cantidad depende de su experiencia en reclamaciones y de su estado. Cuantas más reclamaciones de prestaciones por desempleo hayan hecho los antiguos empleados, mayor será la tasa de impuestos por desempleo de su estado.
Tenga en cuenta el proceso de contratación de su empresa a la hora de calcular el coste total de la contratación de un nuevo empleado. Esto puede incluir los gastos de:
- Contratación de un reclutador interno
- Anuncios de empleo
- Uso de una agencia de empleo
- Anuncios publicitarios
- Pago de primas de contratación
- Pagar los costes de la reubicación de los empleados
Además de estos costes, las empresas invierten tiempo y dinero en la formación y la incorporación de nuevos empleados. Tome buenas decisiones de contratación que le permitan retener a los empleados y maximizar la productividad.
Consejos para reducir el coste de contratación de empleados
Estas son algunas formas de ahorrar en el coste de contratación de un nuevo empleado:
Tomar decisiones de contratación inteligentes
La búsqueda de un buen empleado comienza con el proceso de contratación. Algunos métodos, como la contratación de una agencia de contratación para encontrar candidatos, son más caros que otros, como tener un empleado interno que cree y supervise anuncios de empleo gratuitos o de bajo coste. Sopese los costes de cada uno de ellos con sus beneficios para no salirse del presupuesto y seguir tomando buenas decisiones de contratación.
Para ahorrar en costes de contratación y evitar contratar a la persona equivocada, tómese el tiempo necesario para evaluar a fondo a los posibles empleados. Realice una comprobación de antecedentes para verificar el empleo y la formación anteriores del candidato y revelar cualquier antecedente penal. Considere también la posibilidad de realizar un test de drogas. Este tipo de pruebas suele costar entre 5 y 80 dólares, pero merece la pena el pequeño gasto por la seguridad que se obtiene.
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5. Minimizar los costes de formación
Incluso si contrata a un empleado interno, éste necesita formación para el nuevo puesto. Por término medio, una empresa pierde entre el 1% y el 2,5% de sus ingresos totales al pagar el salario del nuevo empleado y a la persona que lo forma hasta que éste alcanza su pleno potencial, lo que puede llevar de ocho a 26 semanas. Su rendimiento de la inversión (ROI) disminuye debido a la pérdida de productividad. Aunque otros empleados pueden ayudar a mantener la producción durante este tiempo, su productividad en sus propios puestos también puede disminuir.
Para reducir los costes de formación de un nuevo empleado, intente contratar a alguien que tenga experiencia o conocimientos en esa función. Cuanto más familiarizado esté el nuevo empleado con su trabajo, más fácil será que aprenda sus responsabilidades y más corto será el periodo de transición. Desarrolle también un proceso de aprendizaje eficaz que incluya formación práctica, que es una de las formas más rápidas de aprender.
Establezca prácticas de incorporación eficientes
Los costes de incorporación pueden incluir:
- Papeles iniciales
- Preparar al nuevo empleado con el equipo y el software de la empresa, un teléfono móvil, una dirección de correo electrónico de la empresa, un escritorio y un espacio de trabajo
- Orientación
Tenga también en cuenta los salarios de los empleados que ayudan en las tareas de incorporación, como archivar el papeleo, añadir el nuevo empleado al sistema, ayudar a familiarizar al nuevo contratado con la cultura de la empresa, las normas y reglamentos de seguridad y otra información importante sobre la organización. El coste total de la incorporación es de unos 400 dólares por empleado.
Una forma de ahorrar costes de incorporación es contar con un buen procedimiento, junto con un manuscrito de incorporación que el nuevo empleado pueda consultar cuando lo necesite. Compruebe a menudo cómo progresa el nuevo empleado en su puesto.
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Ofrecer el salario y los beneficios adecuados
La cantidad que paga a un nuevo empleado es una de las principales consideraciones a la hora de calcular los costes de contratación. Quiere pagar al empleado lo suficiente para que aprecie su trabajo, pero también quiere maximizar su retorno de la inversión hasta que el empleado alcance su plena productividad. Pueden pasar uno o dos años antes de que el nuevo empleado alcance todo su potencial o el nivel de su predecesor.
Reducir el salario de un nuevo empleado' durante la formación ayuda a reducir los costes. Puede aumentar su sueldo a medida que avanza su aprendizaje, lo que ayuda a motivar a los empleados para que aprendan más rápido y rindan más. Por ejemplo, establezca objetivos con plazos e hitos. Aumente la paga cuando el empleado logre los objetivos en un tiempo determinado hasta que alcance su máximo potencial y reciba sus ganancias completas. Considere la posibilidad de contratar al empleado en un periodo de prueba de 45 días, tras el cual recibirá todas sus prestaciones y otros beneficios. Proporcionar beneficios ayuda a mantener a los empleados motivados, mejora su lealtad y ayuda a fomentar la retención.
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Ser eficiente
El tiempo que se tarda en encontrar a alguien adecuado para un puesto puede añadirse a los costes de las nuevas contrataciones. El tiempo tiene casi el mismo valor que el dinero, así que utilícelo sabiamente. También es importante encontrar un empleado con buenas calificaciones y habilidades que pueda permanecer en la empresa a largo plazo.
Durante la entrevista con un empleado potencial, dígale exactamente lo que implica su función y lo que puede esperar si es contratado. Esta información les ayuda a entender lo que ofrece el trabajo y a decidir si es una buena opción, en lugar de descubrir más tarde que el trabajo no es lo que buscaban y que le cueste dinero al renunciar.
Contratar desde dentro
Promover a un empleado desde dentro de su organización puede ayudarle a ahorrar dinero porque le permite saltarse el proceso formal de contratación y reducir los costes de incorporación y formación. Este empleado ya está familiarizado con su empresa y sus políticas y flujos de trabajo. Las contrataciones externas suelen tener sueldos más altos que las promociones de los empleados internos. Las contrataciones externas también pueden tardar unos dos años más en alcanzar el nivel de una contratación interna. Promover a los empleados existentes también muestra a su personal que la empresa tiene margen de crecimiento y que tienen la primera opción para las nuevas vacantes.