Comprender los gastos de contratación: ¿Cuánto cuesta contratar a un empleado?

Para los profesionales que trabajan en recursos humanos, comprender los costes asociados a la contratación y el mantenimiento de una plantilla completa de empleados es una parte importante del trabajo. La contratación de empleados tiene muchos costes asociados que los profesionales de RRHH deben tener en cuenta cuando deciden contratar a nuevos miembros del equipo. Conocer todos los factores que pueden contribuir al coste total de la contratación puede ayudarle a desarrollar una estrategia de contratación realista dentro de las restricciones presupuestarias.

En este artículo, explicamos los diferentes tipos de costes de contratación y proporcionamos una guía para desarrollar y seguir un presupuesto de contratación.

¿Por qué es importante tener en cuenta los costes de contratación?

Es importante tener en cuenta los costes de contratación antes de iniciar un plan de contratación para garantizar que el departamento de RRHH pueda pagar todos sus costes de contratación esenciales. Si no se planifica un presupuesto de contratación, los empresarios pueden gastar más de la cuenta en contrataciones y acabar perdiendo dinero en el proceso de contratación en lugar de obtener valor de su inversión en servicios de contratación. Tener en cuenta los costes de contratación le permite hacer planes de contratación a corto y largo plazo sin tener que preocuparse por los problemas de liquidez. Esto también evita la escasez de personal que podría producirse si el presupuesto de contratación se quedara sin dinero.

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¿Qué se incluye en el coste de contratación de un nuevo empleado?

La contratación de un nuevo empleado implica una serie de gastos, desde el desarrollo de una infraestructura de contratación hasta el pago de los suministros de contratación. Todos los sistemas, equipos y suministros que una empresa utiliza para apoyar sus operaciones de contratación deben formar parte del presupuesto de contratación. Cada empresa tiene sus propios procesos y métodos para reclutar nuevos talentos para su equipo, pero hay algunos gastos generales en los que la mayoría de las empresas incurren a lo largo del proceso de reclutamiento:

Sueldos y beneficios de los contratantes

Uno de los principales gastos de la contratación de nuevos empleados es el pago de los reclutadores que se encargan de todas las tareas manuales relacionadas con la contratación. El salario del reclutador le permite crear anuncios de trabajo, asistir a ferias de empleo, buscar candidatos en empresas de la competencia, realizar pruebas telefónicas y otras actividades de reclutamiento. Los beneficios que recibe el reclutador también forman parte de los gastos de contratación. Esto incluye el coste de su plan de seguro médico, los estipendios de desarrollo profesional, el valor del tiempo libre pagado y otros beneficios estándar para los empleados.

Programas de referencia

Muchas empresas tienen programas de recomendación de empleados en los que éstos pueden ganar dinero a cambio de recomendar candidatos para puestos vacantes. Estos programas suelen tener restricciones, como la de exigir que el empleado contratado trabaje en la empresa durante un tiempo determinado antes de que el empleado actual pueda ganar su pago por recomendación. Los pagos por recomendación pueden oscilar entre unos cientos y miles de dólares, dependiendo de lo difícil que sea cubrir un puesto. Las empresas que ofrecen pagos por recomendación deben tener en cuenta el coste del pago por cada nuevo empleado que contraten basándose en las recomendaciones del personal.

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Software

Un sistema de seguimiento de solicitantes (ATS) es un programa de software con el propósito específico de guiar a los solicitantes de empleo a través del proceso de reclutamiento y contratación. Las empresas adquieren el software ATS para hacer más eficiente el proceso de contratación y tener un único centro donde almacenar toda la información sobre los nuevos candidatos y posibles contrataciones. Hay muchos proveedores de software ATS entre los que los departamentos de recursos humanos pueden elegir, cada uno con sus propias características. Los costes del software pueden variar desde licencias únicas hasta pagos de suscripción mensuales o anuales.

Desarrollo y mantenimiento del sitio web

El coste de mantener la página de empleo en el sitio web de una empresa es un gasto de contratación menos conocido. Los responsables de la contratación confían en tener una página web accesible, interesante y actualizada para atraer a los candidatos que buscan específicamente trabajo en su empresa. Los costes de desarrollo de la página web pueden ir desde el pago del alojamiento web hasta la contratación de un diseñador web para crear el diseño y el código de la página web de carreras.

Dado que la disponibilidad de puestos de trabajo cambia constantemente, la página de carreras de un sitio web de la empresa también necesita actualizaciones frecuentes y la resolución de problemas para garantizar que funciona adecuadamente. Un buen presupuesto de contratación tendrá en cuenta el tiempo, las herramientas y la mano de obra necesarios para realizar este mantenimiento, independientemente del número de empleados que la empresa necesite contratar.

Pruebas de los candidatos

La subcontratación de las evaluaciones de los candidatos es una práctica habitual durante el proceso de contratación. Los reclutadores u otros profesionales de RRHH contratan a otras empresas para que realicen pruebas de habilidades y evaluaciones de conocimientos a los solicitantes de empleo. Esto les ayuda a reunir más información sobre sus cualificaciones y a investigar a los candidatos antes de dedicar tiempo a la fase de entrevistas. Los costes de las pruebas de los candidatos pueden ser por solicitante o por suscripción a un servicio de evaluación de competencias laborales.

Acceso a la bolsa de trabajo

La publicación de anuncios de empleo en bolsas de trabajo en línea puede tener pequeños costes que se acumulan con el tiempo. Una estructura de precios común para las bolsas de trabajo es que el anunciante paga unos centavos cada vez que un solicitante hace clic en su anuncio de trabajo. Algunas bolsas de trabajo tienen límites máximos para el coste por anuncio, mientras que otras no tienen importes máximos. Otra estructura de precios de los portales de empleo consiste en cobrar una tarifa plana por alojar un anuncio de empleo durante un número determinado de días. Es importante tener en cuenta su estrategia publicitaria a la hora de estimar cuánto va a gastar en anuncios de empleo.

Asociaciones con agencias

El dinero que una empresa paga a las agencias de empleo y a las empresas de contratación puede ser otro coste importante para la contratación. Las empresas pueden contratar a agencias externas en lugar de un reclutador interno o junto con él, especialmente si tienen necesidades de contratación especial dentro de un área determinada. Las empresas que contratan a trabajadores temporales mientras buscan empleados a largo plazo suelen contratar a agencias para que busquen a estos candidatos y se encarguen de su pago. Los costes de las agencias externas también pueden incluir la publicidad de puestos de trabajo subcontratados, los honorarios de los cazatalentos y los gastos administrativos para gestionar a los empleados temporales durante el proceso de contratación.

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Comprobación de antecedentes

La comprobación de los antecedentes es una parte estándar de la evaluación de las solicitudes de empleo. Dependiendo del tipo de comprobación de antecedentes, los costes pueden oscilar entre unos pocos dólares y cientos de dólares. Los reclutadores pagan por la comprobación de antecedentes para verificar la información sobre cada candidato y determinar si tiene algún detalle preocupante en sus antecedentes penales. Algunos costes de comprobación de antecedentes también incluyen pruebas de drogas para los candidatos que solicitan puestos delicados.

Productos de marca

Cuando los reclutadores asisten a eventos de contratación, suelen llevar productos de marca para repartir a los posibles candidatos. Las camisetas, los bolígrafos, las botellas de agua y otros artículos gratuitos pueden publicitar el nombre de la empresa y recordar a los candidatos que deben revisar las ofertas de trabajo en esa empresa. Los reclutadores deben tener en cuenta el precio de la impresión de la mercancía con el nombre y el logotipo de la empresa cuando preparen su presupuesto de reclutamiento. Los costes de la mercancía de contratación también pueden incluir gastos como las pancartas para los stands en las ferias de empleo y la información impresa, como folletos y panfletos.

Reembolso de viajes

Al contratar para los puestos más altos, las empresas pueden buscar candidatos que vivan fuera del estado y ofrecerles el reembolso de los fondos que gasten en viajar para asistir a entrevistas y eventos de contratación. Una empresa puede pagar los gastos de reembolso de los viajes de varias personas que soliciten el mismo puesto, aunque sólo vaya a contratar a una persona. A la hora de elaborar un presupuesto de contratación, es importante tener en cuenta el importe total posible que una empresa podría gastar en el reembolso de los candidatos a un puesto de trabajo durante el proceso de entrevista.

Bonificaciones por firmar

Una prima de contratación puede ser un factor de motivación importante para convencer a la gente de que solicite un puesto vacante. Pagar a los nuevos contratados una bonificación por aceptar el puesto puede ayudar a acelerar el proceso de contratación y atraer a candidatos cualificados para puestos que requieren un apoyo urgente.

Al igual que las bonificaciones por recomendación, las bonificaciones por contratación sólo pueden ser válidas si un empleado permanece en su puesto durante un tiempo mínimo. Esto significa que una empresa podría estar pagando primas de contratación a los nuevos empleados meses después de su fecha de inicio, por lo que es importante presupuestar a largo plazo. Dependiendo del tipo de puesto, los gastos de reclutamiento por bonificaciones de contratación pueden ser de cientos o miles de dólares.

Costes de traslado

Algunas empresas ofrecen pagar los gastos de mudanza a los candidatos que se trasladan para aceptar un puesto en su empresa. Esto podría suponer la entrega de un estipendio fijo para los gastos de mudanza o el reembolso a los candidatos del importe que hayan gastado en gasolina, material de mudanza y billetes de avión. Las empresas que contratan para los puestos más altos pueden incluso ofrecer a los candidatos ayuda para vender sus casas y encontrar un nuevo lugar para vivir.

Cómo crear un presupuesto de contratación

Una vez que comprenda todos los elementos que pueden influir en el coste de la contratación, podrá elaborar un presupuesto de contratación razonable que cubra todas las partidas más importantes. Un presupuesto de contratación puede ayudarle a determinar cómo asignar los recursos a lo largo del tiempo y a ser consciente de cuánto dinero gasta su equipo en atraer a nuevos candidatos. Siga estas instrucciones para elaborar un presupuesto de contratación completo y realista que sirva de guía para sus gastos:

1. Calcular el coste por contratación

Desarrolle una línea de base para saber cuánto ha gastado en la contratación en el pasado calculando el coste medio por contratación durante el último período presupuestario. Sume todos sus gastos de contratación en las categorías mencionadas anteriormente y divídalos por el número de empleados que contrató durante el mismo período. Saber cuánto gasta actualmente para atraer a nuevos empleados puede ayudarle a determinar si puede permitirse gastar más o si debe encontrar una forma de reducir los gastos.

2. Proyectar el número de nuevas contrataciones

Cree una previsión sobre el número de personas que tiene previsto contratar durante el próximo periodo presupuestario. Puedes hacer esta proyección basándote en los índices de rotación de personal actuales, el número medio de contrataciones durante los períodos anteriores y cualquier plan de expansión. Saber cuántas personas tiene previsto contratar puede ayudarle a asignar la cantidad adecuada de fondos para satisfacer esa necesidad.

3. Determinar los cambios en la estrategia de contratación

Revise cada aspecto de su estrategia de contratación y clasifique sus gastos de mayor a menor importancia. Algunas empresas pueden optar por dejar de contratar a reclutadores externos y, en su lugar, invertir en herramientas de reclutamiento online y en formación para el personal interno de RRHH. Detalla todos tus gastos de contratación e identifica qué partes de la estrategia de contratación quieres cambiar. Estudie qué aspectos de su plan de contratación son más eficaces y cuáles podría recortar de su presupuesto.

4. Enumerar los costes fijos y variables

Cuando prepare una lista de costes, recuerde incluir tanto los gastos puntuales como los continuos. Identifique qué gastos tiene que pagar una vez y cuáles implican pagos recurrentes para elaborar una proyección precisa de los recursos de contratación a largo plazo.

5. Reunir presupuestos externos

Investiga cuánto cuesta obtener servicios de contratación de varios proveedores pidiéndoles presupuestos. Compare las opciones de bajo coste y las premium, teniendo en cuenta cómo los cambios en el coste podrían afectar a la calidad y la eficacia. Esto le permite desarrollar un rango presupuestario general basado en sus necesidades, y luego seleccionar los proveedores en función de lo que su empresa pueda pagar.

6. Revisar las políticas internas

Después de calcular los costes externos, determine los costes internos, como las primas de contratación y derivación. Asegúrese de que está preparado para pagar estos costes por cada puesto vacante y ajuste el importe de la bonificación en función del valor de las referencias de calidad para el equipo de contratación.

7. Prevea un margen para los costes imprevistos

Al finalizar su presupuesto, añada fondos discrecionales para hacer frente a gastos de contratación inesperados. A veces, los nuevos empleados se dan cuenta de que un trabajo no es adecuado para ellos y renuncian poco después de empezar, lo que puede dar lugar a costes adicionales que usted no había previsto. Disponer de fondos discrecionales en el presupuesto evita cualquier problema de liquidez para realizar cambios urgentes en el plan de contratación.

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