Sobrecostes: Sus causas y cómo prevenirlos

Los gestores de proyectos crean planes para tener en cuenta aspectos como los materiales, la mano de obra y los costes generales del proyecto. Los cambios repentinos, los fallos de comunicación o los errores durante la fase de planificación pueden causar un trastorno y dar lugar a cosas como el sobrecoste, que pone en peligro la rentabilidad y la eficiencia del proyecto. Conocer cómo se producen los sobrecostes puede ayudarle a prevenir posibles retrasos o problemas financieros en futuros proyectos. En este artículo, explicamos qué es el sobrecoste, sus causas y cómo prevenirlo.

¿Qué es el sobrecoste?

El sobrecoste es cuando una empresa incurre en gastos excesivos fuera del presupuesto previsto. Esto crea un déficit en las estimaciones iniciales del proyecto y su coste final. Los sobrecostes pueden producirse en cualquier sector, pero son especialmente frecuentes en la construcción. Esto se debe a que hay muchas variables que pueden afectar a un proyecto, como:

  • Costes de material y disponibilidad
  • Costes de envío
  • Lagunas de competencias
  • Diseños de proyectos
  • Necesidades de mano de obra
  • Cambios en las partes interesadas
  • Necesidades de equipo

Causas del sobrecoste

Los sobrecostes pueden producirse por muchas razones, como problemas administrativos, errores de comunicación y estimaciones incorrectas. Estas son algunas de las causas más comunes:

Comunicación deficiente

La comunicación es una parte importante de la planificación presupuestaria porque ayuda a todos los miembros del equipo a entender las necesidades presupuestarias de un proyecto. Una buena comunicación significa establecer unas expectativas claras para el proyecto, hablar de los detalles y de los posibles problemas y proporcionar actualizaciones a medida que el proyecto avanza. Esto puede ayudar al equipo a entender por qué se han producido los excesos de costes.

Si el sobrecoste se debe a un error de comunicación, es importante actualizar los métodos de comunicación para garantizar que el siguiente proyecto no sufra los mismos problemas. Esto puede significar la compra de mejores herramientas de comunicación, la celebración de reuniones semanales sobre el progreso o el uso de software de gestión de proyectos.

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Retos de liderazgo

Los equipos administrativos y de producción dependen de un buen liderazgo que les guíe en los proyectos y dirija a todos hacia métodos de producción más eficientes. El equipo de liderazgo también ayuda a controlar los costes ajustando el proyecto cuando se producen cosas como el exceso de precios.

A menudo, los retos de liderazgo, ya sea en el equipo administrativo o de producción, hacen que los proyectos no cumplan con los requisitos de presupuesto o de plazo. Los retos pueden incluir contratiempos de comunicación, lagunas en las habilidades de liderazgo o formación insuficiente. Identifique estos retos revisando las habilidades colectivas del liderazgo. Si encuentra alguna carencia, puede ofrecer formación o educación para aumentar su comprensión y crear un equipo más capacitado y cohesionado.

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Errores de diseño

Un error durante la fase de diseño y planificación puede provocar un sobrecoste al cambiar las necesidades del proyecto mientras está en marcha. Los errores de diseño pueden incluir cosas como el uso de materiales erróneos, la asignación de mano de obra equivocada o el pedido de equipos erróneos para el trabajo. También incluye defectos que afectan a la integridad del producto final, lo que a menudo provoca la necesidad de un rediseño completo.

Minimice los errores de diseño actualizando el software o los procesos de diseño, mejorando la comunicación entre los diseñadores o aprendiendo nuevas habilidades de diseño para suplir las carencias.

Órdenes de cambio

Las órdenes de cambio, o las solicitudes repentinas de cambios en los materiales o procesos, pueden provocar un sobrecoste. Si un director de proyecto, un supervisor u otro miembro de la dirección decide que ciertos materiales, procesos o métodos no funcionan, puede emitir una orden de cambio. Esto puede ralentizar el proyecto y, en ocasiones, hacer que sobrepase su presupuesto. Los proyectos de mayor envergadura pueden verse gravemente afectados por las órdenes de cambio, ya que un cambio a gran escala puede suponer volver a comprar miles de unidades de materiales o pagar mano de obra adicional.

Si revisa periódicamente los requisitos del proyecto y supervisa su alcance a lo largo de su calendario, podrá identificar los cambios que se produzcan con antelación. Esto reduce el impacto de la orden de cambio o, a veces, le permite tomar medidas para evitarla por completo.

Gestión del sitio

La integridad de la obra puede influir en el presupuesto y la gestión global del proyecto. La gestión de la obra es importante porque refuerza las normas de seguridad y calidad y ayuda al equipo a evitar accidentes. Un buen director de proyecto sitúa la gestión de la obra y la seguridad en lo más alto de la lista de prioridades a la hora de elaborar el plan y el presupuesto del proyecto. Sin una gestión adecuada de la obra, pueden producirse fallos de comunicación entre la dirección, los trabajadores y los clientes.

Se puede mejorar la gestión del sitio contratando a gestores y líderes de proyectos con experiencia. La comunicación es una parte importante de la gestión del sitio, así que considere la posibilidad de proporcionar una plataforma de comunicación o un software de reuniones para el equipo y organice reuniones de actualización semanales. Reunirse con los jefes de proyecto y los líderes al principio y al final de cada día puede reforzar los parámetros del proyecto y supervisar el progreso.

Cómo evitar el exceso de costes

Prevenir los excesos de costes requiere un conocimiento preciso de los requisitos de un proyecto y varias medidas preventivas. He aquí algunas formas de prevenir los excesos de costes:

1. Comprender los requisitos del proyecto

A menudo, los gestores de proyectos tienen dificultades para comprender los detalles de los requisitos del proyecto. Pueden no estar familiarizados con los materiales, los procesos o la maquinaria, lo que puede provocar un sobrecoste o el descarrilamiento del proyecto. Para mejorar su comprensión, se puede intentar retrasar la fase de planificación del proyecto o permitir la revisión de los planes por parte de los compañeros. Retrasar la planificación del proyecto puede garantizar una comprensión precisa de los requisitos del proyecto antes de asumir cualquier compromiso o decisión financiera. Si no puede ajustar la fase de planificación, considere la posibilidad de pedir a profesionales de su empresa o del sector que revisen el plan para comprobar su exactitud y coherencia.

2. Compruebe las capacidades del proveedor

Es posible que su proyecto requiera el suministro de materiales, maquinaria o mano de obra por parte de terceros. Durante la fase de planificación del proyecto, es importante investigar las capacidades del proveedor antes de contratarlo. Determine si el proveedor puede proporcionar los materiales o la mano de obra de forma realista dentro del plazo y el presupuesto del proyecto. Dependiendo del proyecto, algunos proveedores pueden no satisfacer sus necesidades, y es mejor saberlo antes de que comience el proyecto.

3. Utilizar un software de gestión de proyectos a lo largo de la línea de tiempo del proyecto

El software de gestión de proyectos ayuda a unir a todos los que contribuyen al proyecto en una sola plataforma. Con el software adecuado, puedes planificar los presupuestos, los requisitos del proyecto, incluidos los materiales y la mano de obra, comunicarte con todos los participantes en el proyecto y con el cliente, y establecer los plazos.

El software de gestión de proyectos es una solución de bajo coste y gran versatilidad para los excesos de costes. Con él, puede trazar los proyectos en una plataforma visual en la que todos pueden comunicarse.

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4. Supervisar el proyecto para comprobar su exactitud y coherencia

Como gestor del proyecto, supervisa el proyecto de principio a fin y ayuda a contabilizar cualquier cambio. Esto significa supervisar los requisitos y el progreso del proyecto a lo largo de las fases de producción y finalización para garantizar la precisión, la eficacia y la calidad. Supervisa el calendario del proyecto y da cuenta de los retrasos o entregas prematuras. Si se produce una orden de cambio, supervise el proyecto después de su presentación para asegurarse de que el equipo cumple los nuevos requisitos del proyecto.

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5. Mantenga al cliente o a la parte interesada al día

Los clientes o las partes interesadas tienen un interés importante en el proyecto y esperan un producto viable y acabado al final. Es importante mantenerlos al día sobre su progreso para evitar retrasos mientras se ponen al día. Si una parte interesada considera que no se cumplen sus requisitos, puede detener el proyecto o solicitar una revisión. Cuanto más frecuente sea la actualización de las partes interesadas, menos probable será que sorprendan al equipo con una orden de cambio o una interrupción. Mantenga a los interesados al día comunicándose con ellos al menos una vez por semana.

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