Comprender el coste total de propiedad: Una guía para el análisis del TCO

A la hora de gestionar y controlar los gastos de adquisición, las empresas utilizan el concepto de coste total de propiedad. El coste total de propiedad ofrece una imagen completa de los tipos de artículos que compra una empresa, el valor que obtiene de la compra y el coste de mantenimiento y funcionamiento del producto a largo plazo.

En este artículo, subrayamos la importancia del coste total de propiedad y cómo los directivos y propietarios de empresas pueden utilizarlo en su beneficio.

¿Qué es el coste total de propiedad?

Es importante que las empresas tomen decisiones financieras inteligentes. El coste total de propiedad a largo plazo incluye servicios, reparaciones, almacenamiento y seguros, además del precio de compra. Los artículos con un coste total de propiedad más bajo tienen un mayor valor a largo plazo, aunque puedan ser los más baratos en el momento de la compra.

Las empresas pueden utilizar el coste total de la propiedad para:

  • Determinar el coste global de un producto o servicio durante todo su ciclo de vida

  • Analiza las métricas de rendimiento detalladas para encontrar el coste total de propiedad exacto de las compras anteriores y decidir si hacer un cambio o continuar con un pedido regular

  • Proporcionar una imagen precisa de todas las actividades de la empresa y su rendimiento

  • Ofrece un plan para que los propietarios y ejecutivos tomen decisiones empresariales calculadas

  • Comparar todas las diferentes variables relacionadas con una compra, incluidos los gastos generales, los costes de implantación, la formación de los empleados, el transporte, la instalación, los costes operativos y muchos otros gastos, para decidir si se sigue adelante con un negocio

  • Decidir si es más rentable gestionar una función internamente o recurrir a un contratista

Relacionado: 20 cualidades de liderazgo que hacen a un gran líder

Por qué es importante el coste total de propiedad

Para los compradores, el gasto inicial de la compra de un producto puede ser pequeño si se compara con el coste anual. El coste total de propiedad es una parte importante del análisis coste-beneficio, un método que la mayoría de las empresas utilizan para comparar los costes y los beneficios potenciales de cualquier acción o decisión. Además, los vendedores pueden hacer estimaciones del TCO y comparar sus productos con los de la competencia para atraer a los clientes.

A continuación, le ofrecemos algunas ventajas adicionales sobre cómo el coste total de propiedad puede afectar a su negocio:

Protección de la industria o de las condiciones económicas

El coste total de la propiedad puede proteger a su empresa de la ralentización de su sector, de las pérdidas derivadas de una catástrofe natural, de un robo o de la disminución de los precios sin que ello afecte a los beneficios. Teniendo en cuenta los riesgos, puede centrarse más en su negocio’ en el crecimiento y en cómo superar a sus competidores para aumentar las ventas y los beneficios.

Ayuda a medir la sostenibilidad

El coste total de la propiedad ofrece a los directivos un marco cómodo y fácilmente comprensible para describir y medir los impactos de la sostenibilidad. Puede utilizarlo con el análisis del ciclo de vida y otros métodos similares para encontrar y comunicar oportunidades de ahorro de costes. También ayuda a su empresa a proteger el medio ambiente conservando recursos como el agua, el combustible y la electricidad. A su vez, dar prioridad al impacto medioambiental puede incluso ayudar a su empresa a atraer clientes que se preocupan por preservar los recursos naturales y mantener el planeta sano. Su público objetivo puede estar dispuesto a pagar más por trabajar con una organización que se centra en prácticas sostenibles.

Mejora las relaciones con los proveedores

Tener una relación sólida con los proveedores le permite predecir los costes con exactitud, hacer pedidos con antelación y evitar cambios de última hora. Al comunicar que usted’tiene en cuenta el coste total de propiedad del producto que le entregan, usted’agiliza el proceso para obtener el mejor precio posible, a la vez que aborda otros temas de interés para el proveedor, como el cumplimiento de las leyes laborales y las transacciones equitativas con los demás.

Mejora las prácticas de desarrollo empresarial

El coste total de propiedad es un método para reforzar el desarrollo del negocio en áreas como las ventas, el marketing, el retorno de la inversión y la gestión de proyectos para ayudar a una empresa a ser más rentable. Por lo tanto, los gerentes dentro de varios departamentos pueden ver si están tomando en cuenta el costo total de propiedad cuando intentan generar clientes potenciales, mantener los proyectos en la fecha límite o impulsar los ingresos en el negocio.

Relacionado: Habilidades de pensamiento crítico

Ejemplos de coste total de propiedad en las empresas

Algunos expertos creen que el concepto de coste total de propiedad se remonta a la época napoleónica, en la que los soldados eran meticulosos a la hora de utilizar los suministros en su beneficio en el campo de batalla. No obstante, a continuación se exponen algunos ejemplos del coste total de la propiedad en el lugar de trabajo actual:

Hardware y software de TI

Si compra hardware y software para su departamento de TI, los costes de los materiales, además de la instalación, son componentes del coste total de propiedad. Las empresas de TI suelen alquilar el espacio cuando los proveedores de servicios web aumentan, lo que conlleva mayores inversiones en hardware y disminuye el coste total de propiedad en términos de mantenimiento de las aplicaciones de software.

Automóviles

Los sitios web de los concesionarios de coches suelen incluir una calculadora del coste total de propiedad que tiene en cuenta todos los costes asociados a la compra de un vehículo. Algunos costes son los impuestos, las primas mensuales del seguro y las reparaciones. Se recomienda utilizar estos recursos antes de comprar un coche. También puedes presentar tu cálculo a un concesionario local para ver si están dispuestos a hacerte un descuento por un vehículo que hayas encontrado en Internet.

Finanzas y banca

Si invierte en un fondo de inversión, esté atento a las comisiones de gestión que pueda cobrar un asesor patrimonial por realizar inversiones en su nombre. En caso de que decida abrir una cuenta bancaria, fíjese también en las comisiones de retirada asociadas a cada banco.

Calefacción y refrigeración en la oficina

Un calentador o un aire acondicionado en la oficina con un modelo más nuevo y eficiente puede reducir las facturas de los servicios, los costes de mantenimiento y aumentar el impacto medioambiental. Así, la elección de la unidad correcta podría significar que la inversión se amortizará por sí misma al reducir el coste total de propiedad de su empresa.

Cómo realizar un análisis del coste total de propiedad

Para obtener un coste total de propiedad preciso, siga estos pasos:

1. Identifica la adquisición que estás analizando

Puede utilizar el coste total de propiedad para calcular los costes de varios productos y de la propiedad intelectual. Sin embargo, si necesitas ayuda para encontrar los productos que te gustaría adquirir, establece objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo) para trazar objetivos claros y procesables para realizar un análisis del coste total de propiedad.

2. Defina la duración de la propiedad que desea analizar

Los análisis del coste total de la propiedad pueden calcular los gastos durante tres años, por lo que tienes plena autonomía en cuanto a la duración de los costes de propiedad de cada producto que compres. Asegúrese de alinear sus objetivos SMART para la adquisición de sus productos con el ciclo de vida en el que los utilizará.

3. Considera todos los costes posibles y sus probabilidades

Obtenga una estimación de precios de los distintos proveedores con los que trabaja para asegurarse de que recibe el mejor precio posible para el sector en el que trabaja. Esta estrategia puede ayudarle a ver si una compra es beneficiosa para su negocio y es asequible durante la duración de la propiedad.

4. Considerar posibles ingresos adicionales

Echa un vistazo a los demás ingresos que puedes obtener en el transcurso de tu periodo de propiedad. Esto también le ayuda a determinar cuándo puede vender el producto y cuánto le costará durante ese proceso. Es posible que descubra que vale la pena poseer un producto para ayudarle a reducir los costes. Es posible que obtenga ganancias por el coste del aumento de las ventas, el ahorro de tiempo, la reducción de las facturas de servicios públicos u otros beneficios de una compra.

5. Compara varios escenarios diferentes

Para tomar la mejor decisión, debes calcular los resultados de varias acciones posibles. Por ejemplo, podrías comparar los costes y beneficios potenciales de mantener tu sistema de software actual y no hacer muchos cambios con los de un sistema completamente nuevo. También podría considerar los costes iniciales y de formación de una actualización menor en comparación con los costes potenciales de un programa completamente nuevo. En general, si se centra en los aspectos de tiempo y relevancia de los objetivos SMART, debería estar en condiciones de elegir el escenario adecuado que priorice la eficiencia y disminuya el coste total de propiedad.