Es importante saber distinguir entre «costes» y «gastos» a la hora de llevar la contabilidad de la empresa o gestionarla. Por desgracia, mucha gente utiliza los términos indistintamente. Si entiendes la distinción, podrás gestionar adecuadamente las finanzas de tu empresa.
En este artículo, distinguimos entre costes y gastos y sus distintos significados y aplicaciones en los negocios.
¿Qué es un coste?
Suele utilizarse para referirse a un gasto único para la adquisición de un activo fijo o un activo no líquido a largo plazo, como terrenos, edificios y equipos.
Un coste también puede referirse a los gastos prepagados, como los seguros prepagados. Por ejemplo, la factura del seguro de una empresa, cuando se aplica en el transcurso de seis meses, sigue siendo un coste hasta que se agota o vence al final de su plazo. Si la póliza de seguro se paga mensualmente, la tarifa mensual se considera un gasto y el seguro prepagado tratado como un activo seguirá disminuyendo en consecuencia por la tarifa mensual pagada.
Tipos de costes
Existen dos tipos principales de costes denominados “fijos” y “variables.” Un coste fijo no cambia a corto plazo, aunque se produzcan cambios en la empresa. En cambio, suele estar relacionado con un periodo de tiempo fijo, como un contrato de alquiler o el salario de un empleado. Los costes fijos se deducen de los ingresos brutos mensuales de la empresa para obtener los ingresos netos mensuales. Por lo tanto, un nivel de costes fijos elevado requiere un nivel de ingresos más alto para evitar las pérdidas de la empresa a final de año.
Costes fijos
Algunos ejemplos de costes fijos son:
- Algunos activos intangibles (por ejemplo, las patentes)
- Activos tangibles (por ejemplo, equipos, vehículos)
- Seguros
- Tipos de interés fijos incorporados a los contratos de préstamo
- Alquiler
- Los salarios, o las cantidades fijas de compensación pagadas a los empleados
- Servicios públicos (por ejemplo, electricidad, teléfonos)
Costes variables
Un coste variable es aquel que varía con los cambios en la empresa. Como estos costes dependen de las fluctuaciones de la actividad empresarial, son mucho menos evidentes a corto plazo. Las empresas suelen empezar con más costes fijos que variables. La previsibilidad que se deriva de esta configuración también puede ayudar a garantizar o aumentar la rentabilidad de una empresa desde el principio, al fijar un objetivo fijo de ingresos en la cuenta de resultados. Sin embargo, a largo plazo, la mayoría de los costes se convertirán inevitablemente en variables en lugar de fijos.
Algunos ejemplos de costes variables son:
- Materiales
- Mano de obra a destajo
- Comisiones
5. ¿Qué es un gasto?
Mientras que un coste es generalmente un pago único, un gasto se describe mejor como una cantidad pagada regularmente para las operaciones comerciales en curso. Estos pagos son importantes para la capacidad de una empresa de generar ingresos. Los gastos tienen un impacto directo en los ratios de rentabilidad, es decir, en la cantidad en la que los ingresos o los beneficios superan los costes y los gastos asociados a la actividad empresarial. Por lo tanto, los gastos son útiles para determinar y evaluar el rendimiento general de una empresa.
Sin embargo, estos pagos no tienen un beneficio duradero para la empresa. En otras palabras, los gastos se “agotan” o caducan.
Tipos de gastos
Según el tipo y el tamaño de la empresa puede haber muchos o pocos gastos. Por tanto, los gastos dependen de muchos factores relacionados con las operaciones de la empresa, al igual que las operaciones de la empresa dependen de los gastos.
Gastos comunes
Los gastos más comunes pueden ser:
- Coste de las mercancías vendidas para las operaciones comerciales ordinarias
- Sueldos, salarios, comisiones, otros trabajos (por ejemplo, contratos por pieza)
- Reparaciones y mantenimiento
- Alquilar
- Servicios públicos (por ejemplo, calefacción, aire acondicionado, iluminación, agua, teléfono)
- Tasas de seguro
- Intereses a pagar
- Cargos/comisiones bancarias
- Pérdidas por ventas de activos no corrientes
Los gastos pueden desglosarse en dos categorías distintas denominadas «gastos operativos» y «gastos no operativos». Sin embargo, todos los gastos se destinan a las operaciones de la empresa.
Gastos de explotación
Los gastos de explotación pueden incluir:
- Coste de los productos vendidos
- Marketing, publicidad, promociones
- Sueldos, salarios, beneficios para los empleados
- Alquiler
- Seguros
- La depreciación de los activos
Dentro de los gastos de funcionamiento, puede haber gastos relacionados con la remuneración, la administración y el funcionamiento de la oficina, y las ventas y el marketing. A continuación se muestran ejemplos de cada uno de ellos:
- Remuneración: Sueldos, salarios, otras compensaciones, impuestos sobre la nómina, comisiones (también pueden incluirse en parte de los costes de los productos vendidos), beneficios, plan de pensiones
- Administración de la oficina: Gastos de contabilidad, depreciación de activos fijos, costes de seguros, honorarios legales, suministros de oficina, impuestos sobre la propiedad, alquiler, reparaciones y mantenimiento, servicios públicos
- Ventas y marketing: Publicidad, correo directo, entretenimiento y comidas, materiales de venta (por ejemplo, folletos), viajes
Relacionado: ¿Qué son los gastos de explotación? (Con ejemplos)
Gastos no operativos
Los gastos no operativos podrían incluir:
- Intereses a pagar
- Impuestos
- Los cargos por deterioro o la reducción drástica del valor recuperable de un activo fijo
Costes y gastos en contabilidad
A efectos contables, los costes se reflejan en el balance. La depreciación acumulada se deduce del coste original de cada activo, con lo que se obtiene el «valor contable» del activo. El coste total o la base del coste de un activo puede incluir el precio de compra, el envío, la instalación y la formación relacionados con la adquisición y el uso del activo. La suma de todos los activos de la empresa se contabiliza para incluirla en el balance.
Para las empresas que venden productos, los costes de las mercancías vendidas, incluidos los costes de fabricación, envío y almacenamiento de las mercancías, también se totalizarán a final de año. Los gastos se reflejan, por el contrario, en la cuenta de resultados que refleja los ingresos netos o los beneficios/ingresos de la empresa. Los gastos se deducen de los ingresos brutos mensuales, reduciendo así los ingresos totales de la empresa.
A veces, un coste puede convertirse en un gasto, pasando de hecho del balance de una empresa a su cuenta de resultados. Esto ocurre cuando el coste de la compra de un activo para beneficiar las operaciones de la empresa se convierte en un gasto de la actividad empresarial.
Relacionado: ¿Qué es la contabilidad de costes?
Costes y gastos a efectos fiscales
Los costes no afectan directamente a los impuestos. Pero el coste de un activo puede utilizarse a la hora de determinar los gastos de depreciación a final de año, reduciendo así los ingresos a efectos fiscales. Si una empresa espera que un activo esté en uso durante más de 12 meses, o más allá de la fecha del balance contable de fin de año, debe asignar el coste o depreciar el activo a futuros ejercicios financieros.
La depreciación es un gasto no monetario. Es el coste de un activo repartido a lo largo de su «vida útil» estimada, es decir, el período de tiempo durante el cual se espera que siga siendo utilizado por la empresa. Este método contable no tiene en cuenta cómo se adquirió el activo, su estado físico actual o su vida útil real.
Los gastos, sin embargo, tienen un efecto directo en la factura del impuesto sobre la renta de la empresa. Los gastos, utilizados para mantener la empresa en funcionamiento y producir ingresos, son deducibles en la declaración de la renta. En la aplicación, esto significa que los gastos a menudo pueden ahorrarle dinero en impuestos.
Algunas formas de equipar tu negocio y reducir tu deuda fiscal deduciendo gastos son:
- Aprovisionamiento en inventario y material de oficina
- Pagar por adelantado el seguro o el alquiler, y las suscripciones profesionales.
- Establecer un plan 401K para los empleados
- Cancela las deudas incobrables y los equipos e inventarios dañados u obsoletos
- Dar bonificaciones de fin de año a los empleados
- Aprovechar la amortización bonificada
- Compra de vehículos y propiedades energéticamente eficientes
- Cronometra los gastos adecuadamente, teniendo en cuenta los beneficios anuales del negocio y los tipos impositivos
Siempre es mejor hablar con un asesor fiscal cualificado para maximizar las deducciones empresariales.
Relacionado: Cómo informar de los gastos de la empresa
Costes frente a gastos
Hay algunas comparaciones fáciles entre los costes y los gastos para ayudar a diferenciar ambos. A continuación se destacan las principales diferencias:
Es decir,
- Coste: Compra de un activo o una inversión que beneficie a las operaciones de la empresa
- Gastos: Se necesita un pago regular y continuo para hacer negocios
Estado financiero
- Coste: Reflejado en el balance
- Gastos: Reflejado en la cuenta de resultados
Objetivo
- Coste: Activo empresarial
- Gastos: Necesario para obtener ingresos comerciales
Efecto sobre la rentabilidad
- Coste: Impacto indirecto en la rentabilidad del negocio
- Gastos: Impacto directo en la rentabilidad del negocio
Relación actual
- Coste: Los gastos incurridos en el activo circulante repercuten en el ratio de circulante de la empresa o en la liquidez del negocio (fórmula: (activo corriente)/(pasivo corriente))
- Gastos: Sin impacto en el ratio actual de la empresa
Estructura del capital
- Coste: Los costes incurridos en los activos no corrientes afectan a la estructura de capital de una empresa o a la forma en que ésta financia sus activos mediante una combinación de capital, deuda o títulos híbridos.
- Gastos: Sin impacto en la estructura de capital de la empresa
Ejemplo:
- Coste: Activos fijos, gastos pagados por adelantado, inventario, etc.
- Gastos: Depreciación, intereses, materias primas, etc.