Los gestores de proyectos pueden utilizar estimaciones aproximadas de orden de magnitud (ROM) para ayudar a los clientes a entender las cifras financieras importantes. Es importante conocer los principales componentes de una estimación ROM y en qué se diferencia de otros métodos de estimación si piensa crear una para un cliente.
En este artículo, analizamos qué son los costes del ROM, por qué son importantes y cómo preparar un presupuesto del ROM con una lista de pasos y ejemplos útiles.
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¿Qué son los costes de la RPA?
Los gestores de proyectos crean una estimación aproximada de los costes durante las primeras fases de un proyecto o servicio utilizando sus conocimientos y examinando los costes de proveedores y vendedores. En la mayoría de los casos, el coste ROM no es una cifra exacta, sino una estimación aproximada que ayuda a los clientes a comprender la importancia de sus demandas y los objetivos del proyecto. El coste real de un proyecto puede variar con respecto al coste del ROM hasta un 50% menos o más en la mayoría de los casos.
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¿Por qué son importantes los costes de la ROM?
Los costes de la ROM son importantes por varias razones, entre ellas:
- Proporcionar información al cliente: Calcular los costes de la ROM puede ayudar a proporcionar información importante al cliente que le permita tomar decisiones sobre los objetivos del proyecto y los servicios de la empresa. Si la estimación es demasiado baja o demasiado alta, pueden hacer ajustes para asegurarse de que obtienen lo máximo por su dinero.
- Comprender el tamaño del proyecto: Cuando las empresas realizan una estimación de los costes de la ROM, ésta puede ayudarles a determinar el tamaño del proyecto y el tiempo que tardará en completarse. Conocer el tamaño puede ayudarles a saber si tienen el tiempo y los recursos necesarios para el encargo y a dar una información más útil al cliente.
- Investigación inicial: El cálculo de la estimación de la ROM permite al gestor del proyecto empezar a buscar vendedores y proveedores que puedan ayudar con el encargo. Una vez que el cliente esté de acuerdo con el precio, el gestor puede utilizar su investigación inicial como punto de partida para ayudarle a elegir los proveedores que necesita de forma más rápida y eficiente.
¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto ROM y un presupuesto definitivo?
En comparación con el presupuesto ROM, un presupuesto definitivo es una aproximación de costes más detallada. Dependiendo del tamaño del proyecto, el cálculo de una estimación definitiva puede requerir mucho tiempo e investigación para garantizar que el coste real sólo tenga una variación de más o menos el 10%. Sin embargo, algunas estimaciones definitivas pueden resultar incorrectas dependiendo de la escala del proyecto y de circunstancias imprevistas. Debido a las variables imprevisibles del proyecto, es importante que los gestores de proyectos investiguen y actualicen la estimación con frecuencia para asegurarse de que sigue siendo precisa.
La preparación y presentación de un presupuesto definitivo también puede suponer un trabajo extra frente al presupuesto ROM, que los gestores suelen completar gracias a su experiencia. A la hora de crear un informe de estimación definitiva, es importante que las empresas dispongan de pruebas sólidas que respalden sus aproximaciones de costes, incluyendo contratos y facturas de diferentes proveedores. Si el proyecto requiere diferentes materiales, también es útil que los jefes de proyecto elaboren una lista detallada de todos los materiales que quieren utilizar y su coste.
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Cómo preparar una estimación del ROM
He aquí una lista de pasos que le ayudarán a preparar un presupuesto ROM:
1. Comprender el marco temporal
Comprender el marco temporal de un proyecto es importante porque puede ayudarle a determinar la precisión de la estimación del ROM. Cuanto más largo y complicado sea un proyecto, menos probable será que la estimación del ROM sea la aproximación más exacta. En la mayoría de los casos, la disminución de la precisión se debe a circunstancias imprevistas, como retrasos meteorológicos, precios incoherentes de los proveedores, mano de obra insuficiente, etc. Cuanto más tiempo dure un proyecto, mayor será el riesgo de encontrar factores negativos que puedan afectar al coste total.
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2. Examinar proyectos similares anteriores
Examinar proyectos similares que haya realizado en el pasado puede ayudarle a comprender mejor el orden de magnitud aproximado del coste del proyecto actual. Al examinar los proyectos anteriores, resulta útil encontrar el coste medio entre ellos, así como examinar los detalles menores de los proyectos, como la mano de obra, los materiales y el equipo. Por ejemplo, si sabe que el proyecto actual no requerirá tantos materiales, pero sí la misma cantidad de mano de obra y equipos, puede restar algunos de los costes de material de la estimación del ROM actual.
3. Determinar los principales costes
Cuando se inicia la estimación de la ROM para un cliente, resulta útil empezar por los costes principales. Empezar por los costes principales puede ayudarle a determinar primero las partes más costosas del proyecto y a completar los detalles menores más tarde. Por ejemplo, si está iniciando un proyecto de construcción, algunos de los costes principales pueden ser los vehículos, el equipo, el seguro de responsabilidad civil y el alquiler de las instalaciones. Calcular primero esos costes puede darle una idea clara de cuál será el presupuesto global de la ROM antes de determinar los detalles más pequeños, como la mano de obra y los materiales.
4. Hable con los vendedores y proveedores
Hablar con los vendedores y proveedores puede ayudarle a estimar algunos de los gastos del proyecto. A la hora de determinar la estimación de la ROM, resulta útil ponerse en contacto con diferentes proveedores y discutir sus precios de alquiler para ayudaros a ti y al cliente a comprender mejor el alcance del trabajo y empezar a comparar el coste de los diferentes proveedores. También es posible que algunas empresas le den un presupuesto preliminar que puede utilizar como prueba para respaldar su estimación de la ROM. Aunque el presupuesto puede cambiar cuando los detalles del proyecto se solidifiquen, ayuda a tener una mejor aproximación.
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5. Pida consejo a los demás
Pedir consejo a otras personas, especialmente a las que tienen mucha experiencia en proyectos, puede ayudarle a determinar una estimación más precisa de la ROM. A la hora de pedir consejo a otras personas, resulta útil preguntar a otros gestores y a diferentes empleados del proyecto. Otros gestores de proyectos pueden utilizar sus conocimientos y experiencia para ayudarle a calcular el coste del ROM u ofrecerle su opinión sobre la estimación actual del ROM. Los diferentes empleados del proyecto pueden ayudarle a calcular algunos de los detalles más pequeños del proyecto con los que tienen más experiencia, como los costes de contratación de mano de obra u otros gastos diversos que usted podría haber pasado por alto.
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6. Consideran el uso de software especializado
Aunque es posible realizar una estimación de la ROM manualmente, el uso de un software especializado puede ayudarle a realizar aproximaciones más precisas y a automatizar algunos de los cálculos. El software también puede ayudarle a modificar el presupuesto más fácilmente en función de las exigencias del cliente. Por ejemplo, si el cliente decide aumentar el tamaño y el plazo del proyecto, el software puede cambiar simplemente algunas variables para ayudarle a calcular los ajustes. El software especializado también puede ayudarle a calcular otras aproximaciones de costes del proyecto, como las estimaciones definitivas.