¿Qué es un presupuesto de ventas? (y cómo crear uno eficaz)

Cerrar una venta es una parte esencial del trabajo de cualquier vendedor, pero para ello es necesario contar con los documentos iniciales y el proceso de presentación adecuados para llevarlo a cabo con eficacia. Un presupuesto de ventas puede presentar su negocio a un nuevo cliente o cliente potencial y proporcionar una referencia rápida de sus precios para los bienes o servicios. Los presupuestos de venta pueden ayudar a establecer la confianza y a planificar su negocio para las nuevas necesidades de producción. En este artículo definimos las cotizaciones de ventas, describimos por qué son importantes para las empresas y explicamos cómo crear una cotización de ventas.

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¿Qué es una cotización de ventas?

Un presupuesto de ventas es un documento que identifica el coste de los bienes o servicios de una empresa. Un presupuesto funciona como una estimación para un cliente, que está sujeta a cambios según las fluctuaciones relativas a las necesidades del proyecto, las necesidades del cliente o los costes individuales de material y producción. El vendedor que elabora un presupuesto lo ajusta a medida que se producen estos cambios para garantizar el precio más exacto para sus productos y servicios. Un presupuesto de ventas eficaz también puede ayudar a establecer una relación comercial y permite a un cliente o cliente potencial decidir si quiere trabajar o comprar artículos de esa empresa.

Aquí están las tres categorías principales de citas de ventas, junto con sus usos y beneficios:

Estimación

Los profesionales de las ventas utilizan estimaciones de precios variables durante el proceso de producción. Estos pueden incluir costes de mano de obra o material o cambios estacionales. Por ejemplo, una empresa de construcción puede proporcionar una estimación para la construcción de una casa, que puede cambiar en el transcurso de la construcción de la casa a medida que los materiales se vuelven más escasos o la mano de obra calificada está en alta demanda. Un presupuesto permite la máxima flexibilidad sin dejar de establecer una referencia de coste inicial para el cliente.

Desglose del precio fijo

Los desgloses de precios fijos son documentos de precios exactos. Detallan los costes de mano de obra, material y necesidades de producción que no suelen cambiar antes o durante un proyecto. Los desgloses de precios fijos son útiles para artículos estandarizados, como los materiales de producción o la mano de obra por horas. Por ejemplo, si un cliente necesita 10.000 unidades de harina, se puede presupuestar un precio exacto porque los proveedores fijan el precio de cada bolsa con cambios mínimos o nulos. Asimismo, si un cliente requiere mano de obra por hora, puede cotizar una cifra exacta, ya que los gerentes establecen la mano de obra por hora a una tarifa fija.

RFQ

Los RFQs, o solicitudes de cotización, son más específicos. Se trata de solicitudes enviadas a varios proveedores o productores para pedir presupuestos sobre proyectos. Un cliente redacta una petición de oferta, y las empresas envían una respuesta en un formato específico que el cliente especifica en el documento de petición de oferta. Las peticiones de oferta ayudan a los clientes a considerar las mejores opciones y precios en un sector concreto al dirigirse a varias fuentes a la vez.

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¿Por qué es importante la cotización de ventas?

La cotización de ventas es importante porque ayuda a establecer un precio base para los bienes y servicios. Esto puede ayudar a un cliente a revisar su presupuesto y las necesidades de su proyecto para determinar qué presupuesto se ajusta mejor a sus necesidades. Las cotizaciones de ventas también permiten a la empresa que las proporciona prepararse para recibir pedidos. Pueden adquirir los materiales y la mano de obra necesarios para satisfacer las necesidades del cliente y empezar a planificar los detalles de la producción.

Estas son algunas de las ventajas de una propuesta de ventas eficaz:

  • Establece nuevas relaciones con los clientes
  • Deja tiempo para la planificación
  • Acorta el ciclo de ventas
  • Aumenta la eficacia de un embudo de ventas
  • Reduce los errores de precios
  • Aumenta la confianza entre una empresa y sus clientes
  • Identifica rápidamente los cambios de precio

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Cómo crear un presupuesto de ventas eficaz

Crear un presupuesto de ventas suele llevar sólo unos minutos cuando se dispone de la información adecuada. Puede crear presupuestos de ventas en papel, utilizando un software especial o en un documento de Word u hoja de cálculo. Estos son algunos de los pasos típicos para crear un presupuesto de ventas eficaz:

1. Cree una presentación

Una introducción a su presupuesto de ventas ayuda a establecer una base de entendimiento entre usted y su cliente. Aquí puede presentarse a sí mismo o a su empresa, hacer referencia a cualquier interacción anterior que haya tenido con el cliente y explicar por qué su empresa es la mejor opción para el proyecto. Este es un ejemplo de presentación de un presupuesto de ventas:

Es un placer volver a trabajar con usted, Sr. Harker. Nuestras interacciones anteriores han sido agradables y profesionales, y espero que sigan siendo así. Goldstar Metals, LLC es la elección perfecta para sus necesidades metalúrgicas. Tenemos más de 80 años de experiencia en la industria como una empresa y una tenencia profesional combinada de 120 años entre mí y los otros líderes de la empresa.

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2. Enumere la información de la empresa

Después de la presentación, considere la posibilidad de incluir la información de contacto de su empresa y el nombre completo del cliente. Asimismo, intente incluir el nombre completo del representante con el que el cliente puede ponerse en contacto en caso de que surjan preguntas, comentarios o cambios en el proyecto. Escriba estos datos en negrita para que sean claramente visibles y accesibles para el cliente. También es importante revisar la información de contacto para garantizar su exactitud.

3. Proporcione precios y plazos para cada producto o servicio

La siguiente sección de un presupuesto de ventas eficaz detalla los precios y plazos individuales de cada producto o servicio solicitado. Es importante separar cada elemento para que el cliente entienda el coste total del proyecto de forma detallada. Considere la posibilidad de incluir el número de unidades, el coste por unidad y el total de las unidades solicitadas por el cliente. También puede incluir un plazo de producción o adquisición de materiales para ayudar al cliente a entender la duración estimada del proyecto.

He aquí un ejemplo de una lista detallada de precios y plazos:

Televisión de pantalla plana de alta definición de 75 pulgadas
Dos unidades
750 dólares por unidad
1.500 dólares de coste total

Un-Semana de producción

4. Incluya la documentación legal

Si produce un artículo o presta un servicio que requiere documentación legal, puede incluirla después de la sección de precios. Considere la posibilidad de adjuntar a su presupuesto cualquier copia de la documentación legal aplicable, como renuncias o acuerdos de no divulgación, para su revisión. Intente describir con precisión la naturaleza de la documentación, incluyendo su propósito en el presupuesto de ventas. También es importante que el cliente tenga tiempo para revisar esos documentos o discutirlos con un profesional del derecho si es necesario.

5. Destaque el coste total estimado

En la parte inferior del presupuesto de venta, puede incluir el total de todos sus productos o servicios. Es importante destacar esta sección para que sea legible, de modo que el cliente entienda inmediatamente el coste total. Esto puede ayudarles a tomar una decisión eficiente e informada y proporciona una estimación sencilla y concisa de los requisitos del proyecto.

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6. Presente el presupuesto a su cliente

Con un documento completo y preciso, puede comenzar los siguientes pasos del proceso de venta, que incluye la presentación de su presupuesto al cliente para que lo revise. Un cliente suele investigar la capacidad de una empresa para satisfacer su solicitud dentro del presupuesto y el plazo requeridos. Si el cliente acepta su oferta, puede ponerse en contacto con usted con la información que figura en el presupuesto de venta y comenzar el proceso de producción.

También puede ser útil establecer un plazo de pago en el presupuesto inicial de ventas. Por ejemplo, si espera que el pago se produzca una semana después de la factura inicial, puede indicarlo en la sección de precios. Esto ayuda a garantizar que el cliente entienda su calendario financiero y pueda cumplir sus expectativas.

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