La matriz de gestión del tiempo de Covey explicada

El uso de la Matriz de Gestión del Tiempo creada por Covey es una excelente manera de mejorar sus habilidades de gestión del tiempo y aumentar el rendimiento de su empresa. El objetivo de este método es ayudarte a centrarte en las actividades más críticas necesarias para el desarrollo empresarial y personal.

En este artículo, explicamos qué es la Matriz de Gestión del Tiempo de Covey y cómo utilizarla para transformar sus propias tácticas de priorización.

¿Qué es la Matriz de Gestión del Tiempo de Covey?

La Matriz de Gestión del Tiempo de Covey es un marco para priorizar su tiempo y sus tareas para optimizar la eficiencia y la productividad. Clasifica cada tarea, responsabilidad y aspecto de tu vida utilizando un sistema de cuatro cuadrantes, para ayudarte a hacerlo de forma eficiente y productiva, basado en Los siete hábitos de la gente altamente efectiva de Steven Covey.

  • La urgencia: Tareas y responsabilidades que requieren acción o atención inmediata
  • Importancia: Los que tienen un alto significado o valor para los objetivos

El objetivo de este método es centrarse en la mejora de las relaciones personales y profesionales, así como promover el crecimiento y los logros.

Relacionado: Habilidades de gestión del tiempo: Definición y ejemplos

Los cuatro cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo de Covey

Cada cuadrante tiene una propiedad diferente y está diseñado para ayudarle a priorizar sus tareas y responsabilidades. Estos cuadrantes son los siguientes:

  • Cuadrante 1: Urgente e importante
  • Cuadrante 2: No es urgente pero es importante
  • Cuadrante 3: Urgente pero no importante
  • Cuadrante 4: No es urgente ni importante

Cuadrante 1: Urgente e importante

Q1 implica responsabilidades o tareas relacionadas con resultados críticos y que requieren atención urgente. Los elementos de este cuadrante también pueden ser estresantes debido a su urgencia e importancia, por lo que ser consciente de estas tareas y categorizarlas en consecuencia puede garantizar que se dedique a ellas el tiempo y el esfuerzo necesarios. Los elementos que caen en el Q1 tienen las siguientes cualidades:

  • Plazos inminentes
  • Relación directa con los objetivos de tiempo
  • Implica aliviar el riesgo inmediato

Este cuadrante se encuentra en la parte superior izquierda de la matriz.

Cuadrante 2: No es urgente pero es importante

El Q2 implica centrarse en actividades para desarrollar un sentido de disciplina y compromiso, así como identificar y trabajar en las cosas que se pueden controlar. Algunos elementos de la Q2 pueden tener las siguientes cualidades:

  • Requiere planificación o pasos adicionales
  • Relación directa con los objetivos generales

Este cuadrante se encuentra en la parte superior derecha de la matriz.

Cuadrante 3: Urgente pero no importante

Las actividades en el Q3 son urgentes y asumen algún tipo de importancia en el momento. Es probable que sean elementos que puedan reducirse o eliminarse de su flujo de trabajo. Es probable que tengan algunas de las siguientes cualidades: 

  • Resultado de una mala planificación de las partidas en el primer y segundo trimestre
  • Interrupción de la productividad
  • Distracción

Este cuadrante se encuentra en la parte inferior izquierda de la matriz.

Cuadrante 4: No es urgente ni importante

Es más probable que las tareas en el cuarto trimestre puedan eliminarse por completo o reducirse. Es importante identificar qué elementos pertenecen a este cuadrante para saber qué tareas deben clasificarse como de menor prioridad. Estos elementos suelen tener las siguientes cualidades:

  • Causar la menor cantidad de estrés
  • No está directamente relacionado con los objetivos generales ni con el tiempo

Este cuadrante se encuentra en la parte inferior derecha de la matriz.

Relacionado: La regla del 80/20 explicada con ejemplos

Beneficios de utilizar la Matriz de Gestión del Tiempo de Covey

Utilizar la Matriz de Gestión del Tiempo de Covey puede tener muchos beneficios en el lugar de trabajo, entre ellos:

  • Aumento de la productividad: El orden de este método puede ayudarle a decidir a qué dar prioridad en su vida y cómo abordar eficazmente estas tareas. Tener una lista de tareas organizada y priorizada puede ayudarte a completar más tareas y las más vitales en el mismo tiempo.

  • Hábitos claros: El uso de esta matriz puede ayudarle a identificar en qué cuadrantes pasa la mayor parte de su tiempo y a evaluar su propio comportamiento. A continuación, puede desarrollar nuevos hábitos para centrarse únicamente en los puntos Q1 y Q2.

  • Conciliación de la vida laboral y familiar: Con unos hábitos más productivos en el trabajo, podrás encontrar más tiempo para las cosas que más te importan también fuera del trabajo.

  • Mejora de la capacidad de planificación: Priorizar las tareas adecuadamente con esta matriz también puede ayudarte a determinar objetivos claros a corto plazo que puedan completarse en determinados plazos. Esto puede ayudarle a planificar mejor los proyectos y los objetivos a largo plazo.

Cómo utilizar la matriz de gestión del tiempo de Covey

Aplicar esta matriz a tu vida y rutina diarias implica autoevaluación y especificidad. He aquí algunos pasos que pueden ayudarte a navegar por esta técnica:

1. Enumere las tareas que debe realizar

Ya sea para priorizar las tareas del día o del mes, es importante que escriba todas las tareas que tiene pendientes. Estas tareas deben ser breves y claras.

2. Incluye los plazos

Después de enumerar claramente cada tarea, incluya sus plazos. Saber cuándo hay que completar las cosas puede ayudarte a priorizar lo que tiene que venir primero y lo que puede esperar hasta más tarde. Toma nota de los plazos que se acercan rápidamente para ayudar a determinar la urgencia de tus tareas en el siguiente paso.

Relacionado: 10 Consejos para estar más orientado a los objetivos en el trabajo

3. Identificar las tareas más urgentes

Indique qué plazos de la lista están más cerca para determinar cuáles son los más urgentes. Esto le permite poner sus tareas en perspectiva a la hora de priorizarlas. También proporciona una visión clara de cuáles son sus responsabilidades en conjunto y puede darle una idea de qué tareas deben completarse primero y al final.

4. Organizar por importancia

Después de determinar el grado de urgencia de cada tarea en tu agenda, ordena las tareas según su importancia. Esto le permitirá darse cuenta de qué tareas son provisionales y cuáles pueden esperar por el momento. También puede ayudarle a crear un calendario para completar estas tareas urgentes según su importancia.

5. Colocar las tareas en el cuadrante correcto

Examine cada tarea para determinar lo urgente y/o importante que es para su agenda, y luego organícelas en grupos en su lista. Una vez que haya evaluado qué tareas son urgentes, importantes, ambas o ninguna, colóquelas en su cuadrante correspondiente. Puedes empezar a utilizar esta organización de la matriz para completar las tareas a lo largo de tu día, semana o mes.

6. Evalúe su productividad

Repita este proceso para sus actividades diarias y semanales. Después de utilizar el método durante unas semanas o meses, reflexione sobre su rendimiento. Determina cómo la realización de las tareas en orden a su ubicación en la matriz ha mejorado tu eficacia, tu flujo de trabajo y la gestión del estrés. Puedes utilizar tus conclusiones para averiguar cuál es la mejor manera de ajustar tu horario para que se adapte a tus necesidades o para evaluar si ciertos elementos de tu matriz deben ser trasladados a un cuadrante diferente. Si descubre que algunos elementos no son tan importantes como otros, considere la posibilidad de reorganizar su matriz, su horario o sus métodos de trabajo para dar prioridad a tareas más significativas.