Un manual del empleado puede ayudar a los nuevos contratados a navegar por las distintas políticas y directrices de una organización, siempre que sea completo e informativo. Normalmente, los manuales para empleados incluyen la información estándar sobre las políticas básicas, pero puede incluir cualquier información que crea que sus nuevos empleados se beneficiarían de conocer.
En este artículo, explicamos qué es un manual del empleado, por qué es importante, qué debe incluir y cómo crear uno para su lugar de trabajo.
¿Qué es un manual del empleado?
El manual del empleado se entrega a los nuevos empleados para ayudarles a tener éxito en el lugar de trabajo y en su puesto. Puede incluir directrices sobre el uniforme, la etiqueta en el lugar de trabajo y las políticas de vacaciones, entre otras cosas. No hay ninguna restricción en cuanto a la cantidad de información que puede incluirse en un manual del empleado, siempre que transmita la información que los empleados necesitan para tener éxito. El manual del empleado puede utilizarse mientras el empleado permanezca en la empresa.
¿Por qué es importante un manual del empleado?
He aquí algunos beneficios de un manual del empleado:
Inspirar profesionalidad
El manual del empleado puede describir el tipo de ética y actitud de trabajo que espera. Este código de conducta puede ayudar a los empleados a sentirse más cómodos con el tipo de profesionalidad que usted quiere conseguir en el lugar de trabajo.
Establecer normas
Los manuales del empleado son una gran herramienta para establecer normas importantes en el lugar de trabajo. Su manual puede resumir claramente todas las directrices del lugar de trabajo, haciendo que su empresa esté mejor equipada para manejar cualquier problema potencial. Si todos los empleados conocen las directrices que deben seguir, todas las partes estarán más seguras y protegidas en caso de que surjan posibles problemas.
Preservar la cultura de la empresa
Es importante crear una cultura de empresa que se alinee con su organización y sus puntos fuertes, valores y propósitos. Los manuales del empleado proporcionan la base para que los empleados entiendan su empresa y lo que ésta considera importante, fomentando un mayor sentido de comunidad y pertenencia. Si su manual del empleado refleja su empresa y sus valores, puede mejorar la cultura de su empresa e inspirar una fuerza de trabajo más fuerte y dedicada.
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¿Qué debe incluir el manual del empleado?
Cuando cree su manual del empleado, recuerde que cada empresa es única. Sus normas, reglamentos y directrices específicas pueden variar en función del tamaño de su empresa y de su sector. A continuación te presentamos algunos puntos estándar que puedes incluir en tu manual del empleado:
Declaración de intenciones
La declaración de la misión de su empresa explica sus valores y objetivos. Una declaración de misión crea una base que los empleados pueden seguir para alcanzar el éxito para ellos mismos y para su empresa. Por esta razón, la declaración de la misión suele ser el primer elemento del manual del empleado. Establece el tono de lo que espera de sus empleados y cómo pueden reflejar los valores y objetivos de su empresa en el trabajo.
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Código de conducta
Independientemente de su sector, es probable que espere que sus empleados sigan una serie de normas. El código de conducta resume estas reglas en un solo lugar para que sean fáciles de encontrar. Algunos ejemplos de normas que podría incluir en su código de conducta son
- Vestimenta
- Políticas contra la discriminación y el acoso
- Relaciones con los empleados
- Política de medios sociales y tecnología
Si hay alguna información que tus empleados deban conocer para dar lo mejor de sí mismos en el lugar de trabajo, el código de conducta es el lugar adecuado para ponerla. Una comunicación clara en este frente puede conducir a una experiencia más exitosa tanto para los empleados como para la dirección.
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Información sobre el empleo
Su sección de información general sobre el empleo es el lugar donde puede transmitir cualquier información que necesiten sus empleados:
- Los horarios de las nóminas
- Política de horas extras
- Programas de revisión del rendimiento
- Política de dimisión y/o despido
Esta sección suele ser una de las herramientas más útiles para tus empleados cuando se familiarizan con tu lugar de trabajo.
Beneficios
En esta sección se detallan los beneficios de los que pueden disfrutar. Los beneficios pueden incluir programas de incentivos, tiempo libre remunerado, asistencia sanitaria y políticas de jubilación. Mantener esta información organizada y actualizada puede ahorrar tiempo a sus empleados y a su departamento de recursos humanos.
Procedimientos disciplinarios
Si los empleados no se adhieren al código de conducta establecido, puede haber ocasiones en las que sea necesario tomar medidas disciplinarias. En estos casos, es útil contar con un procedimiento disciplinario por escrito para que los empleados sepan a qué atenerse si se encuentran con una situación de este tipo. Esto también le ayuda a tratar a todos los empleados de forma justa.
Pasos para crear un manual del empleado
Sigue estos pasos para crear un manual del empleado eficaz y completo para tu empresa:
1. Tómate tu tiempo
Las políticas y el código de conducta que se exponen en el manual del empleado deben ser específicos y exhaustivos. Establecer las bases y la información en su manual del empleado debe ser su primera prioridad.
Tómese el tiempo necesario para asegurarse de que toda la información que irá en su manual del empleado es precisa y está al día con lo que su empresa necesita comunicar a sus empleados. Colabora con tus directivos y con el profesional de RRHH para asegurarte de que incluyes toda la información que necesitan los nuevos empleados. No dude en editar su manual con regularidad para crear una guía completa y fácil de navegar.
2. Utilice un lenguaje claro
El lenguaje que utilice en su manual del empleado debe ser claro y conciso, permitiendo a sus nuevos empleados encontrar y leer rápidamente la información que necesitan. Utilice un lenguaje fácil de leer y organice la información en tablas y viñetas para que la información sea fácil de escanear.
3. Reunir la información
Puedes utilizar cualquier programa de procesamiento de textos para redactar tu manual con todas las secciones que necesites. La mayoría de los programas de procesamiento de textos admiten la creación de manuales y también ofrecen opciones de diseño. Si quieres, puedes contar con la ayuda de un diseñador gráfico para añadir el logotipo de tu empresa y otros elementos de diseño específicos de la misma para que el manual sea estéticamente agradable.
4. Sea accesible
El manual del empleado debe ser de fácil acceso para todos los empleados. Puedes ofrecerles una copia en papel o guardar el documento en formato PDF y enviárselo por correo electrónico. De este modo, podrán localizar fácilmente el archivo en sus ordenadores siempre que lo necesiten. Si tiene un portal de intranet de la empresa, añada también allí el manual del empleado.