Conocer los fundamentos de la contabilidad permite a los propietarios de pequeñas empresas, contratistas independientes o empresarios mantener sus datos financieros organizados y ver su historial financiero. Para dominar todo esto es necesario conocer las diferencias entre el crédito y el débito.
En este artículo, comparamos el crédito y el débito, cómo las empresas utilizan el crédito frente al débito y los beneficios de utilizar un sistema de contabilidad de doble entrada.
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¿Qué es una anotación en el debe?
Una cuenta en la contabilidad puede tener un asiento de débito. La forma en que una operación de débito afecta a una cuenta depende de su naturaleza. Una cuenta de gastos o una cuenta de activo, por ejemplo, puede aumentar con un asiento de débito, mientras que una cuenta de ingresos, de patrimonio o de pasivo puede reducirse. Es importante tener en cuenta que un asiento de débito se registra en el lado izquierdo de un asiento del diario financiero.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| $1,000 |
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¿Qué es una entrada de crédito?
Al igual que las entradas de débito, los créditos también son entradas realizadas en las cuentas. Funciona de la misma manera que una transacción de débito, pero afecta a cuentas diferentes. Las entradas de crédito aumentan el valor de las cuentas de patrimonio, ingresos o pasivos, y disminuyen el valor de las cuentas de activos o gastos. Es útil recordar que una transacción de crédito siempre se introduce en el lado derecho de un asiento del diario financiero.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| $1,000 |
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¿Cuáles son las diferencias entre las entradas de débito y de crédito?
Aunque los débitos y los créditos se utilizan para registrar las transacciones financieras en una cuenta, varían por la forma en que afectan a las cuentas. Los créditos y los débitos siempre tienen un efecto opuesto en la misma cuenta financiera. Para entender las diferencias entre los asientos de crédito y los de débito, puede aprender sobre los tipos de cuentas que se abonan y cargan cuando una empresa registra transacciones financieras.
Las cuentas son agrupaciones organizadas de registros de transacciones financieras. Cualquier acción financiera que realice una empresa se registra en las cuentas. Este proceso ayuda a los propietarios de pequeñas empresas y a los contables a hacer un seguimiento del flujo de caja y de los gastos. Clasificar cada transacción financiera en su cuenta correspondiente ayuda a evitar cualquier error. Es este proceso de clasificación el que utiliza los créditos y débitos para categorizar cada función.
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Cómo se utilizan los créditos y los débitos
Los principales tipos de cuentas que utilizan las empresas a la hora de llevar un registro son los activos, los ingresos, los gastos, el pasivo y el patrimonio.
Activos
Todo lo que posee una empresa se incluye en los activos. Para los propietarios de pequeñas empresas, esto puede incluir el espacio de la oficina, los vehículos de la empresa o el equipo utilizado para dirigir el negocio. Los activos se dividen en tangibles e intangibles. Los activos tangibles son cualquier activo físico, mientras que los intangibles abarcan los derechos de propiedad intelectual, como las marcas comerciales.
Algunos ejemplos comunes de activos son:
- Dinero en efectivo
- Vehículos
- Cuentas por cobrar
- Inventario
- Gastos pagados por adelantado
- Propiedad y equipo
1. Ingresos
Todo el dinero que gana una empresa se registra como ingresos. La forma más habitual de que una empresa gane dinero es mediante la venta de bienes y servicios.
Algunos ejemplos comunes de ingresos son:
- Ventas
- Inversión
- Servicio
- Interés
Gastos
Los gastos se refieren a cualquier coste que sea necesario para mantener el negocio en funcionamiento, desde una hipoteca comercial hasta un seguro comercial.
Los ejemplos más comunes de gastos incluyen
- Salarios
- Alquilar
- Servicios públicos
- Publicidad
Pasivos
El pasivo se refiere a todo el dinero que debe una empresa. Esto incluye las deudas acumuladas mientras la empresa está en funcionamiento.
Los ejemplos más comunes de pasivos incluyen:
- Cuentas por pagar
- Préstamos
- Honorarios del banco
- Impuesto sobre la renta
Equidad
El capital social se utiliza para clasificar la parte de interés del propietario en un negocio.
Los ejemplos más comunes de equidad incluyen:
- Acciones
- Bonos
- Bienes inmuebles
- Fondos de inversión
- Pensiones
- Planes de jubilación
Ganancias y pérdidas
En la contabilidad por partida doble, también hay ganancias y pérdidas. Son similares a los créditos y débitos, respectivamente, pero un poco diferentes:
Ganancias: Las ganancias son como los ingresos, salvo que se producen fuera del canal principal de actividad de la empresa. Estas actividades no operativas figuran como ganancias en lugar de cuentas de ingresos.
Pérdidas: Cuando una empresa vende un activo por menos de lo que vale, se registra una pérdida. Dado que las cuentas de activos difieren de las cuentas de ingresos, estas pérdidas se registran como pérdidas no operativas.
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¿Qué es la contabilidad por partida doble?
La contabilidad por partida doble es un método contable que requiere que cada transacción se refleje en un mínimo de dos cuentas. Es un gran sistema de contabilidad para los propietarios de pequeñas empresas porque les ayuda a llevar la cuenta de sus transacciones financieras de la forma más transparente posible. También hace mucho más fácil advertir los errores que puedan surgir en cualquier registro financiero.
Los débitos y créditos se utilizan en un sistema de contabilidad de doble entrada para mostrar los cambios básicos entre varias cuentas. Dentro de este sistema, los débitos y los créditos trabajan en conjunto. Cualquier cambio en una cuenta de débito se refleja también en una cuenta de crédito. Son elementos esencialmente opuestos que trabajan juntos para crear claridad en las transacciones financieras.
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Funciones clave de los sistemas de contabilidad por partida doble
La comprensión de los elementos que funcionan en el sistema de contabilidad por partida doble hace que sea más fácil ver el impacto que tiene en la organización de los registros financieros. La mayoría de las empresas manejan los cambios de valor diarios en las cuentas más comunes.
Organizar estos números que cambian constantemente puede ser un reto, por lo que muchos contables y propietarios utilizan el sistema de partida doble para hacer un seguimiento de cómo los créditos frente a los débitos afectan a las cuentas. Aquí están las funciones clave de un sistema de contabilidad de doble entrada dentro de un negocio:
Registro de las operaciones de venta de las empresas
Los sistemas de contabilidad por partida doble facilitan el registro de las transacciones de ventas de un día cualquiera. Las transacciones de ventas suelen incluir el coste de los bienes y servicios y los impuestos aplicables. Las empresas segmentan estos en sus respectivas cuentas como crédito o débito. Una transacción de ventas suele provocar que se carguen las cuentas de activo y se abonen las de ingresos y pasivo.
Llevar un control preciso de las cuentas por pagar
Otra función básica de un sistema de contabilidad por partida doble es el seguimiento de las cuentas por pagar. Estas cuentas forman parte del pasivo de una empresa. Las cuentas de pasivo consisten en el dinero que una empresa debe. Estos pagos pendientes se rastrean y clasifican adecuadamente gracias al sistema de contabilidad por partida doble. Por ejemplo, si una empresa recibe la factura de los servicios públicos o de la hipoteca, se carga en su cuenta de gastos y se abona en la de cuentas por pagar (pasivo).
Llevar el control de los pagos de las facturas de una empresa'.
Una vez que se reciben las facturas y se registran en la cuenta de pasivo, el siguiente paso es pasarlas a una categoría diferente. Una vez que una empresa envía el pago de su factura, se cargará en su cuenta de pasivo y se abonará en su cuenta de ingresos para mostrar la deducción.
Seguimiento de un negocio' préstamos y pagos de intereses
Otra función clave del sistema de contabilidad por partida doble es que ayuda a las empresas a hacer un seguimiento de los préstamos y los pagos de intereses. Sin tener un sistema de doble entrada, el dinero recibido de un préstamo podría confundirse como un activo. Aunque habrá un débito en las cuentas de activo, también habrá un crédito aplicado a los gastos y al pasivo. Esta distinción es importante porque una empresa tendrá que devolver el importe principal prestado, así como los intereses.
Comparación perfecta de los datos financieros de un año a otro
Otra ventaja de la contabilidad por partida doble es que las empresas pueden comparar sus registros financieros a lo largo de diferentes períodos fiscales. Los propietarios de pequeñas empresas que buscan expandirse y conseguir más inversores y accionistas utilizan este tipo de datos para exhibir su crecimiento constante a lo largo del tiempo.
La naturaleza detallada de los sistemas de contabilidad por partida doble facilita la visualización de cada una de las transacciones financieras, incluido el punto de partida de la empresa. Esta información les permite actuar sobre sus informes financieros y mejorar diversos aspectos de su empresa.