Las buenas habilidades de comunicación son cruciales, tanto si eres un jefe como un trabajador. La piedra angular de un liderazgo eficaz es la capacidad de expresar tus necesidades, deseos, anhelos y puntos de vista. Tener la capacidad de expresar estas cosas por ti mismo también ayuda.
En este artículo, analizaremos cómo la capacidad de transmitir información de forma eficaz y articulada puede desglosarse en las siete C’s de la comunicación.
¿Por qué es importante la comunicación en el trabajo?
Hay siete C de comunicación que se aplican a todas las formas de comunicación, independientemente del medio: verbal, escrito, visual o de otro tipo. Independientemente del sector en el que se encuentre, tendrá que comunicarse con otros para realizar tareas, hacer ventas o contratar servicios externos. Si comprende los distintos aspectos de la comunicación, su lugar de trabajo funcionará de forma eficaz y productiva.
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Las siete C’s de la comunicación
Las siete C’s de la comunicación son una lista de comprobación para garantizar que una persona se está comunicando correctamente y que su mensaje será recibido como se pretende. Los aspectos de la comunicación son:
- Conciso
- Completa
- Coherente
- Claro
- Cortés
- Hormigón
- Correcto
1. Conciso
Las declaraciones claras y centradas suelen tener un mayor impacto en los oyentes. Los mensajes breves y bien emitidos también son más memorables. Cuantos más detalles se incluyan, más difícil puede ser para los oyentes seguir y recordar, sobre todo si el tema es nuevo para ellos. Tenga en cuenta lo siguiente cuando transmita una comunicación concisa:
- Asume que el material es nuevo para tus oyentes.
- Sea lo más directo posible sin omitir información importante.
- Edite su contenido para aclarar los puntos clave con la mayor precisión posible.
- Elimine todo lo que no sea necesario para los puntos principales del tema.
Ser conciso garantiza que se cubran y destaquen las cuestiones fundamentales, haciendo que sus puntos principales sean más claros.
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2. Completa
Es posible que te encuentres con circunstancias en las que tengas que hablar de temas complicados o de terminología técnica. Esto ocurre a menudo con asuntos educativos, legales y empresariales. El contexto es igualmente importante, especialmente cuando su omisión podría cambiar la comprensión de la información por parte de los oyentes.
Una comunicación clara y completa significa transmitir el mensaje de manera que la audiencia lo capte de la forma en que usted lo pretende. Cuando hay riesgo de malentendidos, es mejor ser completo que conciso.
Si no está seguro de si debe incluir o no un artículo de información, considere si le afectaría no conocer ese detalle o cómo cambiaría su comprensión del tema. También puede pedir a un voluntario que escuche su discurso y que le pregunte después de su presentación. Si descubre que están mal informados o que no conocen suficientemente los detalles cruciales, su presentación no está completa.
3. Coherente
La coherencia a menudo se reduce a la estructura. Organizar el mensaje de forma que cada idea fluya de forma ordenada hacia la siguiente hace que sea más fácil de seguir y recordar. Construir de forma lógica a partir de sus afirmaciones introductorias hasta llegar a un resumen concluyente es el enfoque habitual en ensayos, discursos y otras comunicaciones;
La coherencia es algo más que evitar las oraciones atropelladas. También debe tratar de entender a su público y adaptar su mensaje a él. Por ejemplo, puede utilizar un vocabulario limitado para empleados de nivel básico, pero puede utilizar términos técnicos más especializados en una presentación académica.
Considere la posibilidad de adaptar su discurso y la elección de palabras a las experiencias y el estilo de vida del público siempre que sea posible. Por ejemplo, si se dirige a un público de la costa, los términos de pesca y navegación pueden ser apropiados. El público de otros climas, condiciones, grupos de edad y entornos puede responder mejor a los detalles que reflejan sus antecedentes y estilos de vida.
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4. Claramente
La claridad exige que tus palabras y tu discurso estén libres de vocabulario, frases y terminología innecesarios o confusos. Algunas formas de mejorar la claridad son:
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Limite el uso de expresiones idiomáticas u omítalas por completo.
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Omita los términos técnicos, la jerga y las frases propias de los campos profesionales, como la psicología, la empresa y la filosofía, a menos que sean apropiados para su público.
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Cuando no pueda evitar la terminología profesional, prepárela con introducciones, por ejemplo, “Según el reconocido filósofo…” o, Los profesionales del marketing se refieren a este concepto como…”
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No utilice contracciones o jerga, aunque puedan ser aceptables para su público.
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Utilice la voz activa y el tiempo presente;
Su discurso debe ser relajado, seguro y hacer que los oyentes se sientan cómodos mientras mantienen su atención.
5. Cortés
A veces se incluye como “Consideración,” la cortesía es algo más que buenos modales. Reconozca siempre a su público estableciendo contacto visual y hablando en un tono conversacional. Otras consideraciones para una comunicación cortés son:
- Hable a su público con el respeto que quiere que le muestren.
- No haga suposiciones sobre sus oyentes.
- Muestre siempre aprecio por el tiempo y la atención de sus oyentes.
Su objetivo es ser aceptado por su audiencia a su nivel, manteniendo la autoridad en el tema que está tratando. Debes llamar la atención sin exigirla, ya sea por la fuerza de la personalidad o generando un gran interés por el tema. Si transmite un interés genuino por el tema, el público estará deseoso de escuchar lo que tiene que decir sobre él.
Cuando sea apropiado, atraiga a su público con humor, frivolidad e historias con las que puedan relacionarse. Mantenga sus anécdotas relacionadas con el tema y utilícelas para promover su mensaje, no simplemente para entretener o aligerar el ambiente. En situaciones en las que la frivolidad no es bienvenida, considere la posibilidad de transmitir su mensaje con calma y de forma mesurada, como un locutor de televisión.
Un tono conversacional invita a la audiencia a escuchar activamente mientras que los términos concretos y la elección de palabras recuerdan que se trata de una presentación y no de un debate.
6. Hormigón
“Autoritario” y “autoritario” son dos palabras distintas con significados similares pero diferentes. Un orador autoritario dirige la atención del público con una llamada a la acción; un autoritario exige al público que actúe siguiendo instrucciones estrictas. Esta especificidad del lenguaje es esencial para una comunicación eficaz y profesional.
Sustituya todos los adjetivos y adverbios por palabras más específicas. Por ejemplo, “sprint” es más concreto que “ejecutar rápidamente.” Cuanto más directo sea su vocabulario y la elección de palabras, más eficaz será su entrega. Puede ser beneficioso mantener un tesauro actualizado que le ayude a mejorar su elección de palabras.
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7. Correcto
Asegúrese de que su comunicación es precisa desde el punto de vista fáctico y gramatical para que su oyente la reciba bien. Algunos otros puntos a tener en cuenta son:
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Si es posible, busque siempre un corrector, preferiblemente alguien con experiencia o formación en comunicación.
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Puede revisar su propio trabajo leyéndolo de cabo a rabo;
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Espere hasta haber terminado un borrador completo antes de editarlo, para tener una visión completa de lo que quiere decir
En caso de duda, consulta un diccionario o tesauro. Los diccionarios inversos son útiles cuando sabes lo que quieres decir pero no conoces la palabra adecuada. Hay diccionarios para épocas, industrias, campos de estudio y conceptos específicos. También puedes encontrar herramientas online gratuitas que comprueban la gramática y la ortografía.