Cómo crear cuadros de mando de ventas personalizados

Para aumentar las ventas de su empresa, es importante disponer de información precisa y detallada sobre sus ventas actuales para ver dónde puede mejorar. Un cuadro de mando de ventas es una de las formas más eficaces de presentar la información de ventas para uso interno, y puede personalizarse para mostrar cualquier información en la que desee centrarse. Aprender sobre los cuadros de mando de ventas puede ayudarle a entender las ventas de su propia empresa o a presentar esta información de forma profesional a un gerente o ejecutivo. En este artículo, analizamos la importancia de los cuadros de mando de ventas y cómo elaborar uno.

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¿Qué son los cuadros de mando de ventas?

Los cuadros de mando de ventas son presentaciones visuales de los datos de ventas que pueden utilizarse para seguir y mejorar los indicadores clave de rendimiento del equipo de ventas, o KPI. Pueden ser informes generales sobre el rendimiento de todo el departamento de ventas o especializados y personalizados para hacer un seguimiento de determinados aspectos de las ventas, como el rendimiento individual de los representantes de ventas o las etapas del embudo de ventas. Los profesionales de las ventas pueden utilizar un software especializado para crear cuadros de mando, o pueden descubrir que su software de gestión de clientes potenciales o de relaciones con los clientes puede crear estos cuadros de mando internamente.

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Qué incluir en un cuadro de mando de ventas

Un cuadro de mando de ventas incluye KPIs relevantes para su empresa. Estos son algunos KPIs a considerar por tema:

KPIs de los representantes de ventas

Estos KPI pueden ser útiles para comprender el éxito individual de los representantes de ventas:

  • Oportunidades de venta
  • Tiempo de respuesta de los clientes potenciales
  • Duración del ciclo de ventas
  • Ingresos por ventas adicionales
  • Ratios de ganancia/perdida

KPI del departamento de ventas

Estos KPIs pueden ayudarte a entender cómo está progresando tu departamento:

  • Aumento de los ingresos por ventas
  • Nuevos clientes o cuentas
  • Contactos por fuente
  • Números del embudo de ventas por etapa

KPI de ventas al por menor

Estos KPI pueden ayudarle a comprender el comportamiento de compra del cliente minorista:

  • Artículos por transacción
  • Valor medio de la transacción
  • Ventas por día, semana o mes
  • Ventas por región o sucursal

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Cómo crear un cuadro de mando de ventas

A continuación se indican algunos pasos que puede seguir para crear su propio cuadro de mando de ventas:

1. Identificar las necesidades del cuadro de mandos

Antes de empezar a crear su cuadro de mando, considere cuál es su propósito al crear el cuadro de mando, incluyendo la información que quiere comunicar y quién es su audiencia. También puede considerar si piensa mostrar su cuadro de mando de ventas en un monitor o en un televisor, si piensa presentarlo en papel o durante una presentación de diapositivas o si le gustaría mostrarlo a muchas personas con una aplicación móvil o una interfaz en línea. Una vez que haya decidido estos factores, haga una lista de todos los KPI que serían relevantes.

2. Localizar datos

A continuación, anote dónde realiza el seguimiento de cada KPI que piensa utilizar. Puede tratarse de aplicaciones que utilice para la gestión de clientes potenciales, hojas de cálculo internas o documentos compartidos. Si decide utilizar una aplicación para crear su cuadro de mando de ventas, es importante saber si es compatible con estas fuentes y si puede importar sus datos fácilmente.

3. 1. Seleccionar el método

Para crear tu cuadro de mando de ventas, puedes utilizar un proceso de software automatizado o introducir manualmente toda la información en un gráfico o una aplicación interna. Los programas de cuadros de mando de ventas pueden ofrecer muchas opciones para diferentes plantillas y visualizaciones automáticas, especialmente si se integran con su software de CRM u otros sistemas internos. Si necesita mostrar su cuadro de mando de ventas en un televisor o una aplicación, algunos programas pueden integrarse con estas capacidades para proporcionar visualizaciones actualizadas regularmente. Investigar algunos de los muchos proveedores en este campo puede ayudarle a decidir lo que es importante para usted en el software de cuadros de mando de ventas.

Si sus necesidades son más limitadas o su empresa dispone de abundantes recursos internos de diseño visual y de software, puede optar por crear un cuadro de mando personalizado. Esta opción le permite personalizar completamente su cuadro de mando de ventas con KPI específicos y su propia marca visual. Si piensa utilizar su cuadro de mando sólo en contadas ocasiones y quiere una imagen estática para una presentación o reunión, puede optar por hacer su propio gráfico del cuadro de mando en un programa de diseño gráfico. También podrías programar tu propio cuadro de mando de ventas actualizable si tienes necesidades muy específicas e informáticos a mano.

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4. Datos de entrada

A continuación, introduzca los datos de los KPI de sus fuentes en el software que haya elegido. Con los programas de cuadros de mando de ventas automatizados, esta tarea es sencilla. Si utiliza un software de diseño, es posible que tenga que introducir la información manualmente.

5. Diseñar la apariencia de los datos

Puede elegir una plantilla que se centre en su área deseada. Si está construyendo su cuadro de mando de ventas manualmente o como un gráfico único, puede considerar otras presentaciones y plantillas de la empresa para obtener ideas. El uso de los colores de la marca puede ser una opción profesional si se presenta a gerentes, ejecutivos o clientes externos. Los acentos visuales, como los logotipos, los símbolos y los gráficos, pueden ayudar a transmitir la información con mayor claridad y hacer que el gráfico sea atractivo. Estos son algunos tipos de gráficos a tener en cuenta:

  • Gráficos de línea: En ellas se puede mostrar claramente la información que cambia con el tiempo.

  • Gráficos de barras o tablas de clasificación: Esto puede contrastar claramente los datos de tiendas, personas o artículos específicos.

  • Diales: Estos gráficos pueden claramente un rango y un punto dentro de él, que puede mostrar cómo su equipo se está desempeñando en relación con los números máximos o mínimos.

  • Parcelas: Estos pueden mostrar claramente muchas informaciones a la vez.

  • Gráficos circulares o anulares: Estos son los más adecuados para los porcentajes de un conjunto. Si tus datos no son un porcentaje o implican porcentajes pequeños, un gráfico circular o un gráfico de anillos puede ser engañoso.

  • Embudos: Pueden ser una opción atractiva si se incluyen datos de las diferentes etapas del embudo de ventas.

6. Comparta cuadros de mando de ventas y recoja opiniones

Cuando haya completado su cuadro de mando de ventas, preséntelo a su público deseado. Si tiene previsto utilizar los cuadros de mando de ventas con regularidad, puede solicitar comentarios y preguntas para asegurarse de que su cuadro de mando de ventas transmite toda la información pertinente. Esto es especialmente importante si pone su cuadro de mando a disposición de un público más amplio o realiza un seguimiento del rendimiento individual, ya que algunas personas pueden sentirse cómodas con diferentes niveles de evaluación pública de su trabajo.

Consejos para crear un cuadro de mando de ventas

Estos son algunos consejos que debes tener en cuenta mientras haces tu cuadro de mando de ventas:

  • Que sea fácil de ver: Asegúrese de utilizar los colores y tipos de letra adecuados en su panel de control de ventas, y destaque la información más importante. Los elementos que coloques en la parte superior izquierda, en negrita, en un tamaño mayor o en un color que contraste aparecerán de forma más clara y rápida para el público, pero si utilizas todas estas técnicas a la vez el gráfico puede resultar confuso.

  • Dé a la audiencia toda la información: Proporcione todas las cifras relevantes y el contexto para explicar sus datos, incluidas las cifras comparativas recientes. Incluso puede pedir a un compañero de trabajo con menos conocimientos de ventas que compruebe su cuadro de mando antes de publicarlo para asegurarse de que tiene sentido.

  • Aprovecha tus herramientas: Si invierte en un programa de cuadros de mando de ventas, tómese el tiempo necesario para conocer sus capacidades. Es posible que encuentre nuevas plantillas o KPI que podrían ser útiles para su equipo.

  • Utilice sus objetivos para decidir los KPI: Tenga en cuenta los objetivos de su equipo, así como su rendimiento actual, a la hora de crear cuadros de mando de ventas. El seguimiento de un área en la que espera motivar el crecimiento puede mostrar a su equipo visualmente dónde pueden mejorar.

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