La función de la gestión es compleja, y es fundamental entender cómo funcionan todos juntos. Si dominas estos conceptos, podrás dirigir tu grupo con mayor eficacia y ayudar a tu empresa a alcanzar sus objetivos. Aprender a utilizar eficazmente las funciones de gestión en el trabajo requiere tiempo y esfuerzo.
En este artículo, analizamos las cuatro funciones diferentes de la gestión y ofrecemos consejos sobre cómo puede utilizar cada una de ellas en su trabajo.
Habilidades de gestión: Definición y ejemplos
¿Cuáles son las cuatro funciones de la dirección?
La dirección realiza cuatro tareas.
- Planificación y toma de decisiones
- Organizar
- Liderando
- Controlar
1. Planificación y toma de decisiones
Una de las principales funciones de un gestor es crear un plan para alcanzar las metas y objetivos de una organización. La planificación implica la selección de los objetivos y la determinación de las acciones que habrá que emprender para alcanzarlos. Esta función requiere que el directivo sea consciente de los retos a los que se enfrenta la empresa y que sea capaz de prever las futuras condiciones empresariales y económicas.
La función de planificación implica determinar qué responsabilidades deben asignarse a los distintos empleados, determinar los niveles de prioridad y crear calendarios sobre cuándo deben completarse las distintas tareas. Para los directivos, la función de planificación y toma de decisiones requiere la capacidad de visualizar y mirar al futuro con determinación.
2. Organización
Los directivos coordinan las actividades y los recursos para acercar los planes establecidos a su realización. En este paso, los directivos deciden los objetivos y luego determinan los pasos que deben dar para alcanzarlos. A medida que las condiciones cambian, reevalúan sus planes y realizan las modificaciones necesarias. Organizar implica decidir cómo se coordinarán y asignarán las actividades y los recursos. También implica establecer los puestos que hay que cubrir, cubrir esos puestos vacíos y formar a los empleados para que puedan realizar las tareas con éxito.
3. Dirigido a
La tercera función directiva es la de dirigir, una actividad que a menudo se considera la más importante y desafiante de todas las funciones directivas. En esta etapa, se espera que los directivos motiven a los empleados para ayudarles a alcanzar sus metas y objetivos. Los directivos deben tener confianza y sentirse cómodos supervisando las responsabilidades diarias de los miembros de su equipo. Esto requiere que proyecten un fuerte sentido de dirección y liderazgo al comunicarse con su equipo sobre nuevos productos y servicios, procesos o políticas internas.
La motivación es una cualidad esencial para dirigir equipos, ya que permite influir en su comportamiento y encauzarlo en una dirección determinada.
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4. Controlar
Esta función de la gestión consiste en medir lo que se ha conseguido con respecto a las metas y objetivos, y determinar si el plan ha funcionado. Cuando se establece que no se ha alcanzado el objetivo con éxito, hay que identificar las causas de las desviaciones del objetivo y hacer los cambios necesarios. Esto suele implicar la identificación de las personas responsables de no alcanzar el objetivo y la adopción de medidas para mejorar su rendimiento. De este modo, se controla el resultado controlando lo que hacen las personas.
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Consejos para utilizar las cuatro funciones de gestión en el trabajo
He aquí algunos consejos que le ayudarán a utilizar las cuatro funciones de gestión en el trabajo:
- Consejos de planificación
- Consejos de organización
- Consejos de liderazgo
- Consejos de control
Consejos de planificación
Gran parte de las funciones de planificación consisten en trabajar de forma independiente para identificar las tareas que deben llevarse a cabo, los niveles de prioridad y los plazos para la realización de las tareas. Algunos consejos para una planificación eficaz son:
- Utilice un análisis DAFO para identificar los puntos fuertes y débiles de la empresa, las áreas de oportunidad y las posibles amenazas que puedan surgir de factores internos o externos.
- A la hora de fijar los plazos de los objetivos, hay que tener cuidado de evaluar si el periodo del plan es razonable y no demasiado ambicioso o pesimista.
- A la hora de planificar, analice lo que hacen los competidores, sopese los pros y los contras de las distintas estrategias y prevea cómo podrían responder los competidores a esas estrategias antes de elegir un curso de acción.
- Revise el plan con la dirección de la organización para discutir su viabilidad para que la empresa pueda alcanzar los objetivos a largo y corto plazo.
- Comunica a tu equipo los detalles de los nuevos proyectos y comprueba periódicamente que se cumplen los objetivos individuales según el calendario.
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Consejos de organización
Las habilidades organizativas pueden ayudar a que una empresa o departamento funcione sin problemas. Algunos consejos para ayudar a la organización son
- Defina claramente las actividades asociadas a cada puesto de trabajo antes de asignar a los empleados a diferentes funciones.
- Especifique la amplitud del poder que tendrá cada gerente y supervisor en los diferentes departamentos y determine qué funciones dependerán de cada puesto de gestión.
- Considere la posibilidad de ajustar el calendario o reasignar las tareas de un equipo a otro diferente si surgen nuevos retos que amenazan la capacidad del equipo para cumplir los objetivos y las metas.
- Considere la posibilidad de modificar la estructura interna de su equipo y sus funciones en respuesta al crecimiento de la empresa.
Consejos de los líderes
Hay varias maneras de practicar un buen liderazgo:
- Reconozca cuándo los miembros de su equipo necesitan un estímulo en forma de elogios o refuerzos y cree sistemas de recompensa para animarles a rendir al máximo.
- Fomente la creatividad ofreciendo retos para animar a los miembros del equipo a alcanzar objetivos difíciles pero alcanzables.
- Resolver los conflictos entre los miembros del equipo de manera justa y decisiva.
- Sirva de modelo de conducta, mostrando los comportamientos y características que desea ver en su equipo.
- Desarrolle fuertes habilidades de comunicación para poder transmitir su visión a su equipo, que a su vez estará más inspirado y motivado.
- Haga saber a su equipo que sus ideas son bienvenidas y anímeles a participar activamente en la generación de ideas y en la contribución a los planes.
Controlar las propinas
Esta etapa consiste en asegurarse de que los objetivos del negocio se están cumpliendo adecuadamente. Algunos consejos para la función de control son
- Establecer normas de acuerdo con las fuentes disponibles, al tiempo que se tienen en cuenta los factores que podrían afectar al rendimiento.
- Haga que los directores de cada departamento supervisen continuamente el rendimiento y la calidad del trabajo de los empleados.
- Controlar continuamente las desviaciones de calidad o eficiencia.
- Si determina que un individuo o equipo ha provocado una desviación del objetivo, invierta en formación u otras estrategias para mejorar el rendimiento.