¿Cuáles son las cuatro funciones de la gestión?

La función de la gestión es compleja, y es fundamental entender cómo funcionan todos juntos. Si dominas estos conceptos, podrás dirigir tu grupo con mayor eficacia y ayudar a tu empresa a alcanzar sus objetivos. Aprender a utilizar eficazmente las funciones de gestión en el trabajo requiere tiempo y esfuerzo.

En este artículo, analizamos las cuatro funciones diferentes de la gestión y ofrecemos consejos sobre cómo puede utilizar cada una de ellas en su trabajo.

Habilidades de gestión: Definición y ejemplos

¿Cuáles son las cuatro funciones de la dirección?

La dirección realiza cuatro tareas.

  1. Planificación y toma de decisiones
  2. Organizar
  3. Liderando
  4. Controlar

1. Planificación y toma de decisiones

Una de las principales funciones de un gestor es crear un plan para alcanzar las metas y objetivos de una organización. La planificación implica la selección de los objetivos y la determinación de las acciones que habrá que emprender para alcanzarlos. Esta función requiere que el directivo sea consciente de los retos a los que se enfrenta la empresa y que sea capaz de prever las futuras condiciones empresariales y económicas.

La función de planificación implica determinar qué responsabilidades deben asignarse a los distintos empleados, determinar los niveles de prioridad y crear calendarios sobre cuándo deben completarse las distintas tareas. Para los directivos, la función de planificación y toma de decisiones requiere la capacidad de visualizar y mirar al futuro con determinación.

2. Organización

Los directivos coordinan las actividades y los recursos para acercar los planes establecidos a su realización. En este paso, los directivos deciden los objetivos y luego determinan los pasos que deben dar para alcanzarlos. A medida que las condiciones cambian, reevalúan sus planes y realizan las modificaciones necesarias. Organizar implica decidir cómo se coordinarán y asignarán las actividades y los recursos. También implica establecer los puestos que hay que cubrir, cubrir esos puestos vacíos y formar a los empleados para que puedan realizar las tareas con éxito.

3. Dirigido a

La tercera función directiva es la de dirigir, una actividad que a menudo se considera la más importante y desafiante de todas las funciones directivas. En esta etapa, se espera que los directivos motiven a los empleados para ayudarles a alcanzar sus metas y objetivos. Los directivos deben tener confianza y sentirse cómodos supervisando las responsabilidades diarias de los miembros de su equipo. Esto requiere que proyecten un fuerte sentido de dirección y liderazgo al comunicarse con su equipo sobre nuevos productos y servicios, procesos o políticas internas.

La motivación es una cualidad esencial para dirigir equipos, ya que permite influir en su comportamiento y encauzarlo en una dirección determinada.

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4. Controlar

Esta función de la gestión consiste en medir lo que se ha conseguido con respecto a las metas y objetivos, y determinar si el plan ha funcionado. Cuando se establece que no se ha alcanzado el objetivo con éxito, hay que identificar las causas de las desviaciones del objetivo y hacer los cambios necesarios. Esto suele implicar la identificación de las personas responsables de no alcanzar el objetivo y la adopción de medidas para mejorar su rendimiento. De este modo, se controla el resultado controlando lo que hacen las personas.

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Consejos para utilizar las cuatro funciones de gestión en el trabajo

He aquí algunos consejos que le ayudarán a utilizar las cuatro funciones de gestión en el trabajo:

  • Consejos de planificación
  • Consejos de organización
  • Consejos de liderazgo
  • Consejos de control

Consejos de planificación

Gran parte de las funciones de planificación consisten en trabajar de forma independiente para identificar las tareas que deben llevarse a cabo, los niveles de prioridad y los plazos para la realización de las tareas. Algunos consejos para una planificación eficaz son:

  • Utilice un análisis DAFO para identificar los puntos fuertes y débiles de la empresa, las áreas de oportunidad y las posibles amenazas que puedan surgir de factores internos o externos.
  • A la hora de fijar los plazos de los objetivos, hay que tener cuidado de evaluar si el periodo del plan es razonable y no demasiado ambicioso o pesimista.
  • A la hora de planificar, analice lo que hacen los competidores, sopese los pros y los contras de las distintas estrategias y prevea cómo podrían responder los competidores a esas estrategias antes de elegir un curso de acción.
  • Revise el plan con la dirección de la organización para discutir su viabilidad para que la empresa pueda alcanzar los objetivos a largo y corto plazo.
  • Comunica a tu equipo los detalles de los nuevos proyectos y comprueba periódicamente que se cumplen los objetivos individuales según el calendario.

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Consejos de organización

Las habilidades organizativas pueden ayudar a que una empresa o departamento funcione sin problemas. Algunos consejos para ayudar a la organización son

  • Defina claramente las actividades asociadas a cada puesto de trabajo antes de asignar a los empleados a diferentes funciones.
  • Especifique la amplitud del poder que tendrá cada gerente y supervisor en los diferentes departamentos y determine qué funciones dependerán de cada puesto de gestión.
  • Considere la posibilidad de ajustar el calendario o reasignar las tareas de un equipo a otro diferente si surgen nuevos retos que amenazan la capacidad del equipo para cumplir los objetivos y las metas.
  • Considere la posibilidad de modificar la estructura interna de su equipo y sus funciones en respuesta al crecimiento de la empresa.

Consejos de los líderes

Hay varias maneras de practicar un buen liderazgo:

  • Reconozca cuándo los miembros de su equipo necesitan un estímulo en forma de elogios o refuerzos y cree sistemas de recompensa para animarles a rendir al máximo.
  • Fomente la creatividad ofreciendo retos para animar a los miembros del equipo a alcanzar objetivos difíciles pero alcanzables.
  • Resolver los conflictos entre los miembros del equipo de manera justa y decisiva.
  • Sirva de modelo de conducta, mostrando los comportamientos y características que desea ver en su equipo.
  • Desarrolle fuertes habilidades de comunicación para poder transmitir su visión a su equipo, que a su vez estará más inspirado y motivado.
  • Haga saber a su equipo que sus ideas son bienvenidas y anímeles a participar activamente en la generación de ideas y en la contribución a los planes.

Controlar las propinas

Esta etapa consiste en asegurarse de que los objetivos del negocio se están cumpliendo adecuadamente. Algunos consejos para la función de control son

  • Establecer normas de acuerdo con las fuentes disponibles, al tiempo que se tienen en cuenta los factores que podrían afectar al rendimiento.
  • Haga que los directores de cada departamento supervisen continuamente el rendimiento y la calidad del trabajo de los empleados.
  • Controlar continuamente las desviaciones de calidad o eficiencia.
  • Si determina que un individuo o equipo ha provocado una desviación del objetivo, invierta en formación u otras estrategias para mejorar el rendimiento.