Mantener los registros es una parte importante de la gestión de una empresa con éxito. Hay varios documentos legales obligatorios que deben conservarse durante un determinado periodo de tiempo, pero ¿cuánto tiempo debe guardarlos?
En este artículo, analizamos qué son los registros empresariales, los distintos tipos de registros empresariales y cuánto tiempo debe conservar sus registros empresariales según su tipo.
¿Qué son los registros comerciales?
Los registros empresariales son información procedente de diversas operaciones y transacciones empresariales que se registra y almacena. Los registros empresariales pueden almacenarse en archivadores o bibliotecas de documentos o pueden ser digitales y estar almacenados en ordenadores, nubes virtuales o bases de datos. Un registro activo es aquel que se ha creado y almacenado para su uso futuro, mientras que uno inactivo no. Para hacer un seguimiento de los registros empresariales, es importante conocer sus características. Entre ellas se encuentran:
- Activo: Es necesario acceder a estos registros con regularidad. Por ejemplo, las políticas y procedimientos de su empresa o las tarjetas de control de tiempo de los empleados para el próximo período de pago se consideran registros comerciales activos.
- Inactivos: Estos registros no necesitan ser consultados regularmente. Por ejemplo, se consideran inactivos los registros que guardas con fines históricos, como los financieros o los legales. Sólo puede acceder a ellos si es necesario.
Los registros deben colocarse en categorías–designadas por su organización específica–cuando se almacenan para su accesibilidad.
Lista de registros empresariales
Existen varios tipos de registros empresariales en una organización. Los tipos más comunes de registros empresariales son:
Documentos de seguros
Los documentos de la póliza de seguros ofrecen información importante sobre los detalles de la cobertura de su seguro y las franquicias que pueden proteger su negocio o proporcionarle un reembolso por determinados daños. Es posible que tenga un seguro para diferentes aspectos de su empresa, como un seguro de responsabilidad civil general que proteja su negocio de pérdidas, un seguro de alquiler o incluso un seguro de automóvil. Si alguna vez tiene que hacer una reclamación al seguro por cualquier motivo, tendrá que aportar pruebas de que está cubierto. Por ejemplo, es posible que tenga que acceder a los documentos del seguro para demostrar que está cubierto en caso de que entren en su negocio.
Documentos legales
Las diferentes estructuras empresariales pueden tener distintos tipos de documentos legales. Por ejemplo, un propietario único o una sociedad de responsabilidad limitada tendrán documentos legales, o si es dueño de una empresa constituida, tendrá documentos legales llamados artículos de constitución que tendrá que mantener. Mantener estos documentos legales en los registros de su negocio demostrará que usted es dueño de su empresa.
Registros contables
Estos registros son documentos de tus transacciones comerciales. Los registros contables incluirán información sobre tu patrimonio, ingresos y gastos. Tendrá que llevar estos registros empresariales por varias razones. En primer lugar, el gobierno de EE.UU. le exige que haga un seguimiento de los ingresos y gastos de su negocio a efectos de la declaración de impuestos. Una vez que presente sus registros fiscales, deberá conservar los documentos fiscales para demostrar que ha declarado sus ingresos al gobierno federal. La segunda razón es medir y evaluar los beneficios de su empresa a lo largo del tiempo. Esto le ayudará a elaborar una estrategia y a determinar si tiene suficiente capital para cubrir ciertos gastos del negocio.
Extractos bancarios
Los extractos bancarios, también conocidos como «registros operativos», son registros de sus cuentas en los bancos, que incluyen cuentas corrientes, ahorros, tarjetas de crédito e inversiones para su negocio. Le conviene conservar los extractos bancarios para cotejarlos con sus registros contables y asegurarse de que sus ingresos y gastos son exactos. Si no son exactos, probablemente notará errores al evaluar ambos tipos de registros. Los extractos bancarios también son necesarios para la declaración de impuestos.
Permisos y licencias
Algunos negocios necesitan permisos y licencias para operar una parte o todo el negocio. Por ejemplo, es posible que necesite un permiso de ascensor en un edificio residencial del que es propietario y que gestiona, o que necesite un permiso de aparcamiento para asegurarse de que su zona de estacionamiento cumple los códigos y reglamentos de la ciudad. Algunos de estos permisos deben colocarse en lugares visibles y otros deben archivarse. Comprueba los requisitos de los permisos para asegurarte de que cumples con la legislación vigente. Los permisos y licencias deben mantenerse al día para demostrar que se cumplen las normas.
Registros de la empresa
Estos registros se encuentran principalmente en empresas u otros negocios similares. Estos registros están relacionados con las actividades diarias del negocio. Por ejemplo, una lista de clientes se consideraría un registro de empresa.
Registros de empleados
Estos registros deben tener toda la información relevante del empleado. Esto incluye las revisiones de rendimiento de los empleados, las medidas disciplinarias, la correspondencia con RRHH y la información sobre las nóminas.
Cuánto tiempo debes guardar los registros comerciales
El tiempo que necesita para mantener los registros de su empresa variará según el tipo de negocio que opere. Sin embargo, la mayoría de las empresas están obligadas por ley a conservar determinados registros durante un periodo de tiempo concreto. Estas son las sugerencias más comunes sobre el tiempo que debe conservar los registros de la empresa:
- Declaraciones de impuestos de la empresa: Estos registros deben guardarse y archivarse digital o físicamente hasta que Hacienda no pueda auditar su declaración de impuestos. Este periodo de tiempo suele ser de tres años después de haber presentado la declaración; sin embargo, puede ser de seis años si el IRS cree que has cometido un error sustancial en tu declaración.
- Archivos de los empleados: Los expedientes de los empleados deben conservarse durante siete años después de que un empleado sea despedido, dimita o se jubile. Estos registros deberán conservarse durante 10 años si el empleado se lesionó en el trabajo o presenta una reclamación contra la empresa.
- Registros contables: Estos registros deben conservarse durante un mínimo de siete años. Algunos contadores públicos recomiendan conservar permanentemente los estados financieros, los presupuestos y los libros de caja.
- Extractos bancarios: Los registros operativos, como los extractos de las tarjetas de crédito, los extractos bancarios, los cheques cancelados y los recibos de caja, deben conservarse durante un mínimo de siete años si no tienen otros fines comerciales o fiscales.
- Documentos legales: Los documentos legales, como los registros de propiedad, incluidos los registros de constitución de empresas, los estatutos y las escrituras de propiedad, deben conservarse de forma permanente.
Otros documentos empresariales habituales, como los documentos de los seguros o los permisos y licencias, deben conservarse hasta que caduquen y los documentos caducados deben guardarse en algún lugar hasta que recibas los permisos, licencias o documentos de declaración de seguros de sustitución con fechas precisas.