P&R: ¿Qué son las cuentas por cobrar y cómo funcionan?

Un sistema de cuentas por cobrar se crea utilizando pagarés. Muchas empresas utilizan sistemas internos de comprobación de crédito que trabajan con empresas de comprobación de crédito establecidas. Incluso las empresas más pequeñas pueden beneficiarse de procesos de cuentas por cobrar más eficientes gracias a la reciente tendencia a la automatización.

En este artículo, examinaremos el proceso de las cuentas por cobrar y cómo lo utilizan las empresas.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Una factura es una cuenta por cobrar, o la parte de la plantilla de una empresa que emite facturas. Una empresa ha realizado una venta pero aún no ha recibido el pago correspondiente, por ejemplo, si ha vendido mercancías a crédito. Cuentas por cobrar es el término para las cuentas por cobrar en general, así como para los departamentos de facturación.

Un ejemplo de RA es el funcionamiento de las empresas de servicios públicos. Por lo general, estas empresas sólo facturan después del periodo en el que se ha utilizado el suministro. Todas las facturas impagadas que se envían a los clientes se consideran cuentas por cobrar.

La concesión de crédito a sus clientes por parte de una empresa establece la existencia de una cuenta por cobrar. Las cuentas por cobrar pueden constituir una gran parte de los activos de una empresa que aún no se han materializado. Suele vencer en el plazo de un año o menos desde el momento en que el cliente inicia la compra. Una forma de pensar en un AR para un no especialista es como un pagaré a corto plazo que el cliente entrega a la empresa. El pagaré es válido durante un periodo en el que el cliente debe pagar el saldo de la cuenta. Si no lo hace, incurrirá en impago.

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Cómo funciona un proceso típico de cuentas por cobrar

Un proceso de cuentas por cobrar permite a una empresa determinar qué cuentas están por vencer, cuáles están atrasadas y cuáles la empresa ha logrado cobrar con éxito. La función de esta metodología particular es hacer que las cuentas por cobrar sean manejables y rastreables.

Los procesos de las empresas grandes y pequeñas pueden diferir, gracias a la escala de sus flujos de caja. Las grandes empresas pueden arreglárselas para contratar equipos de gestión de créditos, mientras que las más pequeñas tienen que conformarse con analistas y asesores internos. Aparte de estas diferencias, hay cuatro pasos importantes en la creación de un proceso AR:

  • Desarrollo de prácticas de crédito
  • Facturación
  • Seguimiento de las cuentas por cobrar
  • Contabilización de las cuentas por pagar

Desarrollo de prácticas crediticias.

Al analizar a un cliente concreto, la empresa decidirá si le interesa ofrecerle una línea de crédito. Prepararán un documento en el que se expongan las condiciones de la venta a crédito. La empresa debe incluir en el documento una información completa sobre las prácticas crediticias. Un abogado tendrá que asegurarse de que el documento y el acuerdo se ajustan a todas las leyes federales aplicables. Los términos y condiciones suelen variar también con la escala de la empresa. Las empresas más grandes ofrecen plazos más largos para que los clientes devuelvan su deuda. Debido al flujo de caja restringido de las empresas más pequeñas, tienden a querer cerrar sus cuentas por cobrar en una ventana limitada y, por lo tanto, ofrecen períodos de pago más cortos.

Facturación

La empresa creará una factura para el cliente. La factura es un documento que ofrece al cliente un resumen de los artículos que ha comprado, los costes individuales de cada artículo y el plazo previsto para el pago. Las facturas suelen tener un número único que la empresa puede utilizar para referenciarlas o recuperarlas. Mientras que en el pasado, la mayoría de las facturas eran físicas, hoy en día los consumidores tienen la opción de una factura física o de ir sin papel con una factura electrónica. Las empresas deben tratar de enviar las facturas tan pronto como el comprador celebre un acuerdo de compra con ellas. Cuanto más tarde un cliente en recibir una factura, más tardará en pagarla.

Seguimiento de las cuentas por cobrar

La función de seguimiento de las cuentas por cobrar de estos pagos a crédito recae en el responsable de cuentas por cobrar. El responsable de cuentas por cobrar introduce los valores de la compra, actualiza los libros de contabilidad y genera la factura de la compra. Además, con cada pago, el responsable de cuentas por cobrar actualiza el libro de contabilidad para reflejar el nuevo importe que se espera que pague el cliente. Las empresas más pequeñas suelen recurrir a contables profesionales para llevar a cabo sus procesos de cuentas anuales. Es posible que no dispongan de fondos suficientes para contratar a un responsable de cuentas por cobrar como puesto independiente. Las empresas más grandes a veces tienen instalaciones completas de gestión de créditos con funcionarios de cuentas por cobrar asignados a áreas en lugar de a clientes individuales. Además, las empresas más grandes pueden aprovechar el software sofisticado y la automatización de procesos.

Contabilidad de AR

El responsable de cobros de la empresa define la fecha de vencimiento de los pagos. Una vez que la empresa consigue identificar las deudas impagadas, el departamento de contabilidad sigue adelante y registra las ventas. La conciliación de las cuentas incluye la contabilización de los impagados, de los créditos incobrables y de los clientes que pagan anticipadamente.

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Cómo utilizan las empresas las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son un método flexible para que las empresas gestionen los clientes privilegiados. En ocasiones, una empresa puede considerar la posibilidad de vender un artículo concreto a un cliente, pero éste no puede pagarlo en una sola transacción.

La empresa puede decidir ofrecer al cliente la posibilidad de pagar el artículo a lo largo de un periodo determinado, con la expectativa de que el cliente tenga que pagar un poco más debido a los intereses de la cuenta. Los productos adquiridos mediante planes de pago o compra a plazos resultan atractivos para los consumidores que utilizan sistemas de presupuesto mensual. Las empresas ofrecen estos métodos de pago a los clientes porque les permite cerrar las ventas, aunque conlleven cierto riesgo.

Ocasionalmente, una empresa puede tener un cliente habitual que compra bienes durante un período determinado. Por ejemplo, un restaurante compra carne de vacuno a un carnicero cada semana hasta una cantidad determinada. En este caso, una vez establecida la relación comercial, el carnicero puede ofrecer al propietario del restaurante un acuerdo provisional. El carnicero abastece al restaurante, que le paga cada mes por la carne de vacuno que le ha comprado durante ese periodo. En este caso, el restaurante estaría en las cuentas por cobrar del carnicero.

Las cuentas por cobrar son una parte crucial para medir la liquidez de una empresa. Los tasadores se fijan en el historial de cuentas por cobrar de una empresa para determinar la cantidad de activos a corto plazo que la empresa puede dedicar con seguridad a la adquisición de acciones o infraestructuras. Un contable que realice un análisis fundamental de una empresa se fijaría en la frecuencia con la que la empresa consigue cobrar su saldo de cuentas por cobrar. Esta relación especial se denomina ratio de rotación de cuentas por cobrar de la empresa. Cuanto más a menudo la empresa consiga cobrar, más fuerte será su reputación.