Conocer la diferencia entre los balances y las cuentas de resultados es importante si quiere convertirse en un especialista en cuentas por pagar. Las cuentas por pagar, aunque inicialmente parecen sencillas, pueden proporcionar información importante sobre la situación financiera actual de una empresa y ayudarle a determinar la cantidad de dinero adecuada para pagar los servicios. Si comprende cómo se enumeran las cuentas por pagar en un balance y cómo están conectadas con una cuenta de resultados, podrá diferenciarse de otros solicitantes si es nuevo en este campo.
En este artículo, definimos las cuentas por pagar y los estados de resultados, exploramos las diferencias entre los gastos y las cuentas por pagar y proporcionamos un escenario de ejemplo sobre cómo las cuentas por pagar encajan en un balance.
¿Qué son las cuentas por pagar?
Las cuentas por pagar registran las deudas a corto plazo de una empresa y ofrecen partes de las mismas a petición de la empresa. Los especialistas en cuentas por pagar mantienen este registro y lo ofrecen. Pueden proporcionar las obligaciones financieras actuales de la empresa y ayudar a los responsables de la misma a planificar el pago de las deudas.
Las cuentas por pagar suelen incluir:
- Capital que una empresa se ha comprometido a pagar por bienes y servicios que ya ha recibido
- Deudas a corto plazo que la empresa ha acumulado por bienes y servicios que ha adquirido a crédito
- Impuestos que debe la empresa
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¿Qué es un balance?
Un balance es un registro de los activos y pasivos de una empresa y de la cantidad de capital que los accionistas han invertido en un momento determinado. Los ejecutivos, los analistas financieros y los inversores utilizan el balance como herramienta para revelar el bienestar financiero actual de la empresa. Esta información puede ayudarles a determinar el patrimonio neto de la organización y a entender definitivamente si se dispone de suficiente capital y activos a corto plazo para satisfacer sus necesidades financieras.
¿Qué incluye un balance?
Un balance suele incluir dos secciones principales: el activo y el pasivo. Las cuentas por pagar se encuentran en la sección del pasivo. Dependiendo del tamaño y el alcance de la empresa, un balance puede incluir más o menos detalles. Suelen abarcar los siguientes activos:
- Dinero en efectivo: Este activo a corto plazo es el capital líquido del que dispone una empresa.
- Cuentas por cobrar: Este activo a corto plazo incluye los fondos que se le deben a una empresa pero que aún no ha recibido.
- Gastos pagados por adelantado: Son bienes o servicios que las empresas pagan por adelantado para recibir beneficios futuros a largo plazo, como los seguros.
- El inventario: Es el valor actual de todas las acciones que tiene una empresa.
- Propiedad, planta y equipo: Este activo a largo plazo incluye los suministros, las instalaciones, las herramientas y las máquinas que posee una empresa.
Cuando una empresa compra otra, la sección de activos puede incluir también una partida llamada fondo de comercio, que se refiere al precio de compra menos el valor de mercado de los activos y pasivos de la empresa adquirida. El fondo de comercio suele abarcar la propiedad intelectual, el reconocimiento de la marca y los secretos del sector.
El balance también suele incluir los siguientes pasivos:
- Cuentas por pagar: Esta obligación a corto plazo es un registro de las deudas y facturas en curso que la empresa debe pagar.
- Salarios a pagar: Este pasivo a corto plazo cubre los próximos salarios que la empresa tiene previsto pagar a sus empleados.
- Préstamos y otras deudas: Esta obligación a largo plazo incluye el capital que una empresa debe a un banco u otra institución para devolver los préstamos.
- Gastos devengados: Son fondos que la organización debe a los proveedores a corto plazo por productos o servicios que ya han recibido.
- Ingresos no devengados: Se trata de un capital a corto plazo que una empresa gana antes de que se haya entregado un servicio o producto, también conocido como pago anticipado.
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¿Son los balances lo mismo que las cuentas de resultados?
Los balances y las cuentas de resultados cubren aspectos distintos de la situación financiera de una empresa. Sin embargo, los directivos de las empresas pueden combinar los conocimientos que obtienen de ambos informes para fundamentar sus decisiones financieras.
Las empresas suelen llevar tres registros financieros:
- El balance, que abarca los activos y las obligaciones a corto plazo
- El estado de flujos de caja, que incluye el efectivo que una empresa obtiene a través de las operaciones diarias, la inversión y la financiación
- La cuenta de resultados, que engloba los ingresos, los gastos, las ganancias y las pérdidas globales de una empresa.
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¿Qué es una cuenta de resultados?
Una cuenta de resultados muestra los ingresos netos, los márgenes de beneficio, los gastos y las posiciones de inversión de una empresa en cada trimestre del año fiscal. La Comisión del Mercado de Valores de EE.UU. (SEC) suele exigir a las empresas que presenten una cuenta de resultados como parte de un informe periódico de rendimiento. Las empresas también pueden utilizar las cuentas de resultados para ayudarles a presentar sus impuestos.
Dentro de una empresa, la cifra neta final de la cuenta de resultados anual puede ser fundamental para los planificadores financieros que necesitan elaborar una estrategia para el siguiente año fiscal, ya que les ayuda a encontrar formas de minimizar los gastos y aumentar los beneficios. Los accionistas mayoritarios también suelen decidir si siguen invirtiendo en una empresa basándose en las cifras de la cuenta de resultados anual.
Las organizaciones suelen utilizar las cuentas de resultados para hacer un seguimiento de su salud financiera. Los cambios drásticos en las cuentas de resultados pueden ser una señal útil para el equipo financiero y contable de una empresa de que ha llegado el momento de hacer ajustes, como recortar el presupuesto, cambiar de proveedores o revisar los precios de los productos.
¿Qué incluye una cuenta de resultados?
Aunque el formato puede variar en función de la normativa local y de la escala del negocio, las cuentas de resultados suelen incluir lo siguiente:
Ingresos
Los ingresos a menudo se cubren:
- Ingresos primarios: También conocidos como ingresos de explotación, las empresas suelen obtener este tipo de ingresos a través de sus operaciones principales. Por ejemplo, si una empresa vende sombreros, los ingresos de explotación son el capital obtenido por la venta de sombreros.
- Ingresos secundarios: Este tipo de ingresos proviene de actividades empresariales no asociadas directamente con las operaciones diarias. Por ejemplo, si una empresa mantiene fondos en una cuenta bancaria que genera intereses, se considera un ingreso no operativo.
Gastos
Los gastos suelen abarcar:
- Gastos de actividades primarias: Cuando una empresa gasta dinero para obtener sus ingresos primarios, se denominan gastos de actividades primarias. Esto puede incluir los salarios de los empleados, las comisiones de ventas y los gastos de alquiler de edificios.
- Gastos de la actividad secundaria: Este tipo de gasto está relacionado con las operaciones secundarias. Por ejemplo, si una empresa paga los intereses de un préstamo, se registra como un gasto de actividad secundaria.
Ganancias
Las empresas a veces se refieren a las ganancias como otros ingresos. Las ganancias suelen incluir el efectivo neto obtenido cuando una empresa vende un activo a largo plazo, por ejemplo:
- Bienes inmuebles
- Vehículos
- Terrenos
- Empresas filiales
Pérdidas
Las pérdidas también pueden provenir de la venta de activos a largo plazo o de gastos inesperados, que pueden incluir:
- Bienes inmuebles, vehículos, terrenos o empresas que se han depreciado por debajo del precio de compra
- Productos devueltos o servicios reembolsados
- Gastos legales
Cuentas por pagar vs. gastos
La principal diferencia práctica entre las cuentas por pagar y los gastos es dónde aparecen en los estados financieros de una empresa. Las cuentas por pagar se encuentran en el balance, y los gastos se registran en la cuenta de resultados.
Aunque al principio las cuentas por pagar pueden parecer similares a un gasto, he aquí en qué se diferencian:
- Objetivo: Los gastos incluyen los costes de todas las operaciones comerciales primarias y secundarias, mientras que las cuentas por pagar se centran en las obligaciones que la empresa ha contraído con deudores, proveedores, vendedores y acreedores. Por ejemplo, cuando una empresa pide un préstamo, las cuentas por pagar suelen registrar el capital inicial, mientras que los gastos incluyen los intereses devengados.
- Periodo de tiempo: Las cuentas por pagar generalmente se centran en los pasivos a corto plazo, mientras que los gastos pueden incluir los costos operativos durante todo un año fiscal.
- Destinatario: Las cuentas por pagar son un registro de los fondos que la empresa tiene previsto pagar a otras empresas, bancos y otros deudores, mientras que los gastos cubren los costes que son esenciales para las operaciones, como los salarios internos y las facturas de servicios públicos.
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¿Cómo afectan las cuentas por pagar a la cuenta de resultados?
Los especialistas en cuentas por pagar proporcionan a las organizaciones información financiera autorizada y actualizada que muestra la salud financiera actual de la empresa, lo que puede influir en las decisiones que toman los planificadores financieros sobre los gastos de la empresa. Comprender las próximas obligaciones de la empresa y las deudas en curso de pago puede ayudar a los estrategas a formular preguntas informadas en un esfuerzo por influir positivamente en la cuenta de resultados de la empresa. Estas preguntas pueden incluir:
- ¿Necesita la empresa vender activos a largo plazo para disponer de capital para el pago de la deuda?
- ¿Puede utilizarse una parte de nuestros ingresos secundarios para reembolsar a los acreedores?
- ¿Puede la empresa encontrar un nuevo proveedor más económico para reducir las facturas a corto plazo y aumentar los márgenes de beneficio de los productos?
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Ejemplo de cuentas por pagar en un balance
Aquí's una situación de ejemplo que muestra cómo registrar las cuentas por pagar en un balance:
Deanna es una especialista en cuentas por pagar que trabaja en una empresa llamada Washington Toys.Uno de los productos que fabrica la empresa son bloques de madera. Durante el primer trimestre, Washington Toystoma un préstamo a corto plazo para10.000 dólares para comprar madera de pino a un proveedor. Deanna añade inmediatamente 10.000 dólares a la sección de cuentas por pagar del balance.
En el segundo trimestre, Deanna comprueba el préstamo. Ha ganado unos 100 dólares en intereses, lo que significa que la cantidad que debe la empresa es ahora de 10.100 dólares. Deanna se lo comunica al equipo financiero, que registra los intereses en la sección de gastos de la cuenta de resultados trimestral. Washington Toys paga 2.000 dólares por el préstamo, y Deanna registra 8.000 dólares en la sección de cuentas por pagar del balance.
En el cuarto trimestre, la empresa ha devuelto el importe total del préstamo, incluidos los intereses. Deanna ya no necesita registrar el préstamo en el balance, y el equipo financiero no necesita registrar los intereses devengados en la cuenta de resultados. Ahora la empresa tiene más capital disponible para las operaciones diarias, los salarios de los empleados y las inversiones.