¿Qué es una cuenta transitoria? (y consejos para utilizarla)

Los contables ayudan a las empresas a hacer un seguimiento de los gastos y los ingresos para poder presentar informes más precisos. Cuando los contables descubren transacciones que no están identificadas o son ambiguas, utilizan las cuentas transitorias para registrarlas hasta que obtengan más información. Las cuentas transitorias pueden ayudar a mantener las finanzas de una empresa organizadas y precisas.

En este artículo, definimos las cuentas transitorias y vemos cuándo utilizarlas, consejos para usarlas con éxito y un ejemplo para ayudarle a entender mejor.

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¿Qué es una cuenta en suspenso?

Los contables pueden utilizar una cuenta transitoria para hacer un seguimiento de las finanzas de una empresa o individuo con el fin de preservar o suspender temporalmente las transacciones ambiguas para sus clientes. Las cuentas transitorias mantienen las transacciones separadas de los ingresos y gastos de una empresa o individuo hasta que se disponga de más información y pueda colocarse en las secciones apropiadas del libro mayor. Al mantener un seguimiento de las transacciones que pueden contener errores, el libro mayor se mantiene más preciso.

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¿Cuándo se debe utilizar una cuenta de orden?

Puede utilizar una cuenta de orden para cualquier situación en la que necesite más información para registrar una transacción con precisión en el libro mayor de su cliente. Normalmente, los libros mayores de las empresas con muchas transacciones deberían tener siempre una cuenta transitoria preparada para las transacciones sin detalles claros, para que la contabilidad sea más eficiente y precisa. A continuación, le explicamos cuándo puede colocar una transacción en una cuenta transitoria:

Cuando el remitente no está claro

Es importante saber quién ha enviado una factura o ha realizado una compra cuando se lleva la contabilidad de los clientes, así que considere la posibilidad de poner las transacciones en una cuenta en suspenso si el remitente no está claro. Esto le permite averiguar quién envió los pagos o las facturas y hacer un seguimiento de los ingresos y los gastos en las partes correspondientes del libro mayor de su cliente. El uso de una cuenta transitoria para las transacciones sin remitentes obvios también le permite a usted y a su cliente asegurarse de que todos los pagos son enviados y recibidos por las personas correctas.

Cuando el destinatario no está claro

A veces, puede recibir pagos o facturas para su cliente sin dirigirse a un destinatario claro. Por ejemplo, su cliente puede ser una empresa que ha contratado un servicio de limpieza, pero el servicio de limpieza no ha especificado un departamento o una persona concreta para pagar su factura, por lo que usted puede poner el importe en una cuenta transitoria hasta que su cliente decida quién paga la factura. Una cuenta suspensiva es útil en esta situación para asegurarse de que usted rastrea todos los gastos e ingresos en los lugares adecuados para mantener los presupuestos de todos los departamentos.

Cuando el motivo no está claro

También puede poner una transacción en una cuenta de espera si el motivo del gasto o del ingreso no está claro. Esto puede ocurrir si hay un recibo o una factura por un importe sin una descripción del producto o de los servicios que generaron el gasto o trajeron el pago. Cuando no hay una razón clara para un importe, ponerlo en una cuenta de suspenso hasta que su cliente pueda ayudarle a entenderlo permite que el libro mayor se mantenga libre de errores.

Al recibir pagos parciales

Otra razón para utilizar una cuenta en suspenso para su cliente es si recibe pagos parciales o a plazos por un producto o servicio. Esto sucede a menudo con empresas que ofrecen planes de pago o exigen anticipos o depósitos para determinados productos y servicios. A menudo es una buena idea registrar estos pagos parciales en la cuenta de espera de la empresa hasta que el cliente reciba el pago completo, y usted puede trasladar la transacción completa al libro mayor para mostrar el ingreso total.

Cuando su cliente no ha recibido una compra

Una cuenta en suspenso también puede ser útil si su cliente paga por un producto o servicio pero aún no lo ha recibido. Por ejemplo, su cliente puede pedir por adelantado un nuevo mobiliario de oficina para su negocio, pero no recibirá el mobiliario hasta unos meses después de que esté disponible. Puede registrar el gasto en una cuenta de espera para mantenerlo separado del total de gastos en caso de que su cliente cancele el pedido o no lo reciba, lo que facilita su modificación o eliminación de la cuenta.

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Consejos para utilizar una cuenta en suspenso

Utilice los siguientes consejos para aprender a utilizar una cuenta en suspenso para satisfacer con éxito las necesidades de sus clientes:

  • Revísela a diario. La revisión diaria de la cuenta de orden de su cliente le permite comprender qué transacciones siguen siendo ambiguas y le recuerda que debe profundizar en ellas. De este modo, las finanzas de su cliente se mantienen en el buen camino y se evita que la cuenta de orden se llene de transacciones poco claras que puedan afectar a los ingresos y gastos generales de su cliente.

  • Notar patrones. Intente observar patrones en las cuentas transitorias con las que trabaja, como por ejemplo si un determinado tipo de transacción o factura de un remitente específico va a la cuenta transitoria con regularidad. Esto puede ayudarles a usted y a su cliente a detectar errores en esas transacciones o a solucionar el problema poniéndose en contacto directamente con el remitente.

  • Toma nota. Puede ser útil tomar notas de por qué se han incluido determinadas transacciones en una cuenta de espera en lugar de en otra parte del libro mayor. Anotar el motivo puede ayudarle a recordar qué información necesita para resolver una transacción misteriosa y mantener las finanzas de su cliente en orden, especialmente si la transacción ha estado en la cuenta de espera durante un tiempo.

  • Pedir aclaraciones. Aunque usted esté a cargo de la contabilidad de su cliente, es importante pedirle que aclare las transacciones ambiguas para que pueda registrarlas con precisión. Su cliente puede tener información valiosa sobre el origen o el motivo de un pago o una factura y puede ayudarle a resolver estas transacciones de forma más eficiente.

  • Compruebe todo dos veces. La exactitud es vital para la contabilidad, así que considere la posibilidad de comprobar dos veces su trabajo al introducir las transacciones en las cuentas de orden para revisarlas más tarde. Asegúrate de que tus números y detalles son correctos para evitar errores posteriores y mantén el libro mayor exacto cuando transfieras las transacciones fuera de la cuenta transitoria.

  • Despeje con regularidad. Dado que la cuenta transitoria de su cliente es temporal, límpiela regularmente para colocar las transacciones en su lugar y crear una representación precisa de los ingresos y gastos de su cliente para la elaboración de informes. Es especialmente importante tener una cuenta transitoria clara al final del año fiscal para asegurarse de que su cliente entiende sus verdaderas pérdidas y ganancias.

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Ejemplos de cuenta pendiente

Hay ligeras variaciones en la forma de utilizar una cuenta de orden dependiendo de si la transacción ambigua se está pagando a su cliente o si su cliente está pagando a otra persona. Para profundizar en la comprensión de cómo utilizar las cuentas transitorias en estas situaciones, examine los siguientes ejemplos:

Para los gastos

Tu cliente contrata a un contratista para que haga reformas en varias partes de su edificio de oficinas. Más tarde, el contratista envía una factura en la que solicita 2.000 dólares de pago, pero no especifica si este importe corresponde a todas las renovaciones o sólo a una parte de ellas. Usted carga el importe de la cuenta transitoria para preguntar a su cliente más tarde y abona la misma cifra en las cuentas por pagar para preguntar a su cliente más tarde.

DébitoCréditoCuenta de gastos$2.000
Cuentas por pagar
2.000$## Para los ingresos

Tu cliente ha vendido recientemente varios productos a otra empresa. La empresa envía 50 dólares como pago a tu cliente, pero te das cuenta de que la cantidad puede ser inexacta y debería ser más cercana a 500 dólares. Cargas los 50 dólares de una cuenta de efectivo y los abonas en una cuenta de espera hasta que puedas obtener más información.

Débito
Crédito
Dinero en efectivo
$50

Cuenta corriente

$50