18 Consejos para cumplir los plazos

Los profesionales, tanto si trabajan en una oficina como si lo hacen en casa, se enfrentan a plazos con regularidad. Los plazos son una herramienta necesaria para garantizar que las tareas de los proyectos se completen a tiempo y el trabajo continúe sin problemas. Conocer los métodos utilizados para cumplir los plazos le proporciona herramientas prácticas que puede utilizar para terminar su trabajo a tiempo.

En este artículo, analizamos por qué es importante cumplir los plazos y ofrecemos consejos para guiarle hacia la consecución de sus objetivos a tiempo.

¿Qué es un plazo de entrega?

Un plazo es la última fecha y hora en la que un trabajo, o una parte de él, debe estar terminado y entregado. La fecha límite se establece al principio del trabajo y es el último momento en que el jefe o el cliente espera que el trabajo esté terminado y entregado. Un plazo se cumple cuando el trabajo se termina y se entrega antes de la hora y fecha designadas.

¿Por qué es importante cumplir los plazos?

Cuando se le da un plazo, es su responsabilidad completar el trabajo que se le ha asignado en el tiempo designado por su superior o por el cliente. Ellos eligieron ese plazo en función de los objetivos específicos del proyecto en cuestión, por lo que cumplirlo es importante para la consecución de esos objetivos. Las razones por las que el plazo es importante son, entre otras, las siguientes:

  • Garantizar que el trabajo se haga: La mayoría de los proyectos requieren la realización de múltiples tareas. Establecer una fecha límite es una forma de asegurarse de completar cada objetivo antes de pasar a los pasos siguientes.
  • Mantener el rumbo: Los gestores de proyectos y los clientes tienen un calendario específico que siguen. El establecimiento de plazos les permite supervisar las tareas realizadas, y el cumplimiento de los plazos mantiene el progreso en la senda de la finalización antes del tiempo decidido.
  • Establecer objetivos claros: Los plazos suelen ser el resultado de dividir un proyecto más amplio en objetivos más pequeños y específicos. Al establecer un plazo, los responsables de ese proyecto definen cada paso necesario para cumplir sus objetivos.
  • Evita la acumulación de trabajo: Establecer un plazo y cumplirlo permite completar las tareas una a una para que cada una de ellas reciba la atención que necesita.
  • Descubrir los problemas desde el principio: Trabajar con una fecha límite te ayuda a encontrar posibles problemas y a resolverlos antes de que se conviertan en un problema para el proyecto.

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Consejos para cumplir los plazos

Cada proyecto con una fecha límite requiere sus propios procesos para cumplirla, pero hay métodos comunes que puedes utilizar para mantenerte en el camino.

He aquí 18 maneras de terminar su trabajo a tiempo:

Comprender el objetivo

Hay dos componentes clave para cumplir un plazo: Completar el trabajo a tiempo y completarlo de la forma correcta. Para asegurarte de que lo que entregas es lo que quiere el cliente, debes entender el objetivo específico que intentas alcanzar. Ten claro lo que tu director de proyecto o tu cliente esperan de ti. Haga preguntas hasta que entienda los detalles de lo que le piden.

Cultivar una actitud positiva

La actitud que lleves marca el tono de tu entorno de trabajo, así que haz que sea positiva. Acepta los plazos como un reto que debes cumplir para perfeccionar tus habilidades y convertirte en un mejor activo para tu empresa. Ver las cosas de forma positiva crea una motivación que te ayudará a seguir trabajando y a cumplir tu objetivo.

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Haz una lista de control

Elabora una lista de control con todos los pasos que debes dar para completar tu proyecto. Sé específico y anota la función de cada tarea en tu lista. Así sabrás en todo momento qué es lo que quieres conseguir. Consulte su lista de comprobación con frecuencia y marque los pasos que ha completado con éxito para hacer un seguimiento de su progreso. Ver que te acercas a tu objetivo es otra forma de mantener la motivación mientras completas tu trabajo.

Presupuestar su tiempo

Para asegurarte de que puedes terminar tu proyecto antes de la fecha límite, es útil hacer un plan. Esta información te mantiene al tanto de lo que queda por hacer, el tiempo que necesitas para hacerlo y el momento en que lo necesitas. Cíñete a tu plan para que tu progreso sea constante. Realiza ajustes en el plan a lo largo del proyecto para asegurarte de que sigue siendo preciso.

Para tu plan, imagínate:

  • Tareas específicas que debe realizar.
  • Estimaciones del tiempo que llevará cada tarea.
  • Los plazos para cada una de esas tareas.

Prevea posibles contratiempos

Utiliza tu experiencia para predecir los problemas típicos que puedes encontrar en un proyecto. Esto evita que te sorprendan los posibles contratiempos y te permite preparar soluciones antes de que se produzcan los problemas para que tu trabajo pueda continuar sin obstáculos.

Darse un plazo más temprano

Una buena manera de asegurarse de que puede cumplir con su plazo de entrega es terminar antes. Escoge una hora poco antes de la fecha límite asignada y fíjala como tu nuevo objetivo. Si se dispone de más tiempo, se puede terminar antes y se tiene la oportunidad de revisar el trabajo para comprobar su exactitud antes de entregarlo.

Reúne tus herramientas

Antes de empezar, asegúrate de que tienes las cosas que necesitas para completar tu trabajo. Saber lo que tienes, y cómo acceder a ello, te da la seguridad de que estás preparado para seguir adelante. También te ahorra tiempo más adelante al tener todo lo que necesitas al alcance de la mano.

Asegúrese de tener preparadas sus herramientas, como por ejemplo

  • Programas informáticos y aplicaciones
  • Datos relevantes
  • Contraseñas de Wi-Fi
  • Acceso a sus colegas
  • Direcciones de correo electrónico de clientes

Empiece lo antes posible

La mejor manera de cumplir el plazo es empezar lo antes posible. Cuando hayas terminado los preparativos, ponte a trabajar. Una vez que empieces, es más probable que sigas adelante. Haz que tu primera tarea sea el primer borrador, de modo que no tenga que ser perfecto, y vete abriendo camino. Si has presupuestado tiempo extra para ti, siempre puedes volver más tarde para mejorarlo.

Aprovecha primero tus puntos fuertes

Seleccione las tareas de su lista de comprobación que puede hacer rápida y fácilmente en función de sus puntos fuertes. Esto le da la oportunidad de terminar varias tareas al principio, lo que le acerca a la consecución de su objetivo. Terminar primero las tareas más fáciles te da tiempo suficiente para trabajar después en las tareas que sabes que te llevarán más tiempo.

Prioriza tus proyectos

Si' está trabajando en varios proyectos a la vez, cree un horario que los incorpore a todos. Ayuda a diferenciar las tareas por su proyecto correspondiente. Puedes codificarlas por colores o utilizar el método que más te convenga. Asigna plazos a cada una de las tareas de cada proyecto, de modo que siempre estés al tanto de lo que necesita un trabajo más inmediato. Es posible que descubras que otra tarea requiere tu atención antes de pasar al siguiente paso en el proyecto actual.

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Concéntrese en una tarea a la vez

Cuando sepas en qué tarea tienes que trabajar a continuación, dedica tu atención sólo a esa. Aunque haya otras tareas que requieran atención, centrarse en una a la vez le permite asegurarse de que ha completado a fondo un paso antes de pasar al siguiente. Comprobar la exactitud ahora te ahorra tiempo más tarde.

Trabaja cuando seas más productivo

Cada persona tiene un momento diferente en el que rinde más. Tanto si te parece que eres más eficaz a primera hora de la mañana, como si lo eres antes de comer o a media tarde, programa la mayor parte de tu trabajo con plazos durante ese periodo. Esto puede influir en la calidad general de tu último trabajo y podría ayudarte a cumplir más objetivos con mayor rapidez.

Utiliza el tiempo con prudencia

Saber cómo maximizar su tiempo. Una vez que haya calculado el tiempo que debe llevar cada tarea de su proyecto y se encuentre con tiempo suficiente para completar incluso una tarea menor, utilice ese tiempo para realizarla. Cuanto más a menudo completes incluso una pequeña cantidad de trabajo, más probabilidades tendrás de cumplir el plazo.

Entre las tareas menores que puede realizar en poco tiempo se incluyen:

  • Escribir un párrafo
  • Investigación de un tema breve
  • Enviar un correo electrónico
  • Revisión de su trabajo

Evite las distracciones

No hay nada intrínsecamente malo en consultar el correo electrónico en medio de la jornada laboral. Pero si cree que muchas de esas pequeñas distracciones a lo largo del día se están convirtiendo en algo mayor, piense qué cambios tendrían el mayor efecto positivo en su productividad y póngalos en práctica. Para evitar esas distracciones, podría

  • Apague su teléfono o póngalo al otro lado de la habitación.
  • Designar un momento específico del día para leer los correos electrónicos.
  • Deje las compras en línea para la pausa del almuerzo.
  • Desactivar las notificaciones de alerta de las redes sociales.

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Desarrollar un sistema de recompensas

Si quiere crear una motivación adicional para completar sus objetivos laborales, cree un sistema de recompensas para usted. Tanto si te apetece una taza de café caliente como esa chocolatina que tienes escondida en el cajón, proporcionar un refuerzo positivo adicional es una herramienta útil para lograr los hitos del proyecto en tu camino hacia el cumplimiento de los plazos.

Utilizar a sus colegas

Cada miembro de un equipo tiene sus propios puntos fuertes. Si hay una parte de su proyecto en la que necesita ayuda, pida consejo a uno de sus colegas. Esto puede ahorrarte la necesidad de buscar una respuesta a tu pregunta, y puedes aprender de tu colega para saber qué hacer la próxima vez sin tener que preguntar. Sólo debes pedir ayuda a tus compañeros de trabajo cuando sea necesario, porque es probable que estén trabajando con sus propios plazos.

Comuníquese con su gerente

Mantenga al director del proyecto o al cliente al corriente de sus progresos. Si ha surgido algún imprevisto, comuníqueles la solución concreta que ha desarrollado para solucionarlo. Si tienes que incumplir un plazo, tu cliente o director debe saber qué ha pasado y cómo lo has solucionado. Así evitarás que se sorprendan y demostrarás que intentas mantener el rumbo. Si aún así consigues cumplir el plazo, demostrarás que has sido capaz de superar el reto y seguir entregando el trabajo a tiempo.

Recuperar la energía

Un paso importante para cumplir los plazos es darse un respiro. A veces, basta con alejarse unos minutos y ordenar los pensamientos antes de volver al trabajo. Encuentra el método que mejor restaure tu energía y utilízalo periódicamente para rejuvenecerte a ti mismo y a tu trabajo. Tan sólo cinco minutos dedicados a ti mismo pueden suponer una gran diferencia a la hora de completar una tarea y acercarte al cumplimiento del plazo.

Algunas cosas que se pueden probar son:

  • Tomar un vaso de agua.
  • Tomando un aperitivo.
  • Estirar los brazos, las piernas y la espalda.
  • Dar un breve paseo.
  • Utilizar una aplicación de meditación.