Declaración de trabajo: Ejemplo y definición

Los gestores de proyectos crean documentos que definen y guían el ciclo de vida del proyecto. Una declaración de trabajo es fundamental para especificar las actividades y los plazos del proyecto. Con este documento se pueden definir los aspectos más críticos de cualquier proyecto y crear una referencia para su uso futuro.

En este artículo, analizamos cómo redactar este documento y proporcionamos un ejemplo de declaración de trabajo para guiar el suyo propio.

¿Qué es una declaración de trabajo?

Un plan de trabajo es un documento detallado que define todos los componentes de un proyecto. Define las tareas, los resultados, los hitos y los calendarios, así como los objetivos y los indicadores de éxito del proyecto.

Las declaraciones de trabajo suelen encajar en una de las tres categorías principales. Dependiendo del sector y de la naturaleza del proyecto, puede depender de una de ellas más que de las otras:

  • Nivel de esfuerzo o tiempo y materiales o tarifa unitaria: El tipo más común de declaración de trabajo, este documento explica los materiales y la cantidad de tiempo necesarios para el proyecto.
  • Diseño o detalle: Este tipo de declaración de trabajo establece los requisitos de la obra, incluyendo la calidad, las medidas o el tipo de materiales.
  • Basado en el rendimiento: Una declaración de trabajo basada en el rendimiento discute el propósito general del proyecto, así como la calidad requerida de los recursos y los resultados. Como no especifica el proceso o los métodos de trabajo, permite un alto nivel de autonomía.

Aunque algunas personas utilizan indistintamente las declaraciones de trabajo y el alcance del trabajo, ambos documentos tienen propósitos diferentes. De hecho, un alcance de trabajo es parte de una declaración de trabajo y, por lo general, detalla el trabajo que debe realizar un contratista o un autónomo.

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¿Qué incluye una declaración de trabajo?

La mayoría de las declaraciones de trabajo incluyen estas secciones:

  • Objetivos: Objetivos del proyecto.
  • Alcance: El trabajo que conlleva el proyecto.
  • Entregas: Productos o servicios a prestar.
  • Tareas: Actividades que deben cumplirse.
  • Ubicación: Dónde se realizará el trabajo.
  • Hitos: Objetivos para ayudar a seguir el progreso.
  • Planificar: Plazos y fechas de entrega del proyecto.
  • Pago: Cantidades y fechas a las que debe atenerse el propietario del proyecto.
  • El éxito: Parámetros para completar el proyecto de manera efectiva.
  • Normas: Niveles de calidad a los que debe atenerse el equipo del proyecto.
  • Requisitos: Equipos u otros recursos que el equipo debe utilizar o proporcionar.

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¿Cómo se utiliza un informe de trabajo?

Se pueden redactar declaraciones de trabajo para proyectos internos y externos, pero estos últimos son más habituales. Muchos gestores de proyectos elaboran estos documentos cuando trabajan con clientes externos. Puede utilizarlo para:

  • Transmitir todos los detalles importantes del proyecto a los participantes, incluidos los patrocinadores, los miembros del equipo y los contratistas.
  • Evite la confusión respecto a los objetivos, los resultados y los plazos.
  • Sirve de guía y para su equipo y sus clientes.

Cómo redactar una declaración de trabajo

He aquí 12 pasos para redactar una declaración de trabajo:

1. Comienza con una introducción

Comience por redactar una introducción al proyecto y a las partes. Aclare si el proyecto es un servicio o un producto. A continuación, identifique al cliente o comprador y al contratista o proveedor. Especifique si el documento es una oferta permanente que sigue siendo válida durante un largo periodo de tiempo o si es un contrato único.

2. Determinar los objetivos

A continuación, explique el motivo del proyecto, establezca por qué se está llevando a cabo ahora e indique la fecha de finalización prevista. Hable de los objetivos del proyecto y explique por qué son importantes.

3. Aclarar el alcance

Describa el trabajo que realizará el proveedor o contratista y los procesos que utilizará. Incluye algunas de las tareas de alto nivel, pero guarda los detalles para la lista de tareas.

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4. Desglosar las tareas

Explica el alcance del trabajo con más detalle y detalla todas las tareas que realizará el contratista o proveedor. Para mayor claridad, divide las tareas en fases y prioriza el orden en que debe completarse cada una de ellas.

5. Indique el lugar de trabajo

Aclare dónde debe realizar el trabajo el proveedor o contratista y dónde deben reunirse los participantes en el proyecto, si procede. Las opciones suelen ser en las instalaciones del cliente, en las del contratista o en un lugar remoto que el proveedor proporciona.

6. 1. Esquematizar el calendario de trabajo

Trazar el calendario del proyecto. Puede abarcar fechas concretas, un periodo de tiempo determinado o un plazo determinado. Aquí también puede aclarar cualquier límite relacionado con el calendario, como el número máximo de horas o el plazo final del proyecto.

7. Explicar los resultados

Exponen claramente los resultados, o los productos o servicios que se derivarán del proyecto. A continuación, esbozan los principales hitos, como el inicio del proyecto, las revisiones de los entregables y las pruebas.

8. Crear condiciones de pago

Discuta el pago por el trabajo descrito en el alcance. La mayoría de las declaraciones de trabajo prevén un pago basado en un calendario establecido o en un hito completado.

9. Definir el éxito

Aclare cómo saber cuándo se ha completado el trabajo. Muchos pliegos de condiciones exigen resultados o hitos específicos.

10. Establecer normas de comprobación

Si el producto o servicio requiere pruebas o verificación, explique las normas para hacerlo. Mencione los sistemas o procesos a utilizar y las personas implicadas.

11. Detallar cualquier requisito especial

Explique si el contratista o proveedor debe utilizar programas o procesos específicos para completar el trabajo. Esta sección también debe especificar si el proveedor necesita ciertas certificaciones o autorizaciones para realizar el trabajo.

12. Obtenga todas las firmas requeridas

Por último, presente la declaración de trabajo completada al cliente. Ejecuta el acuerdo consiguiendo todas las firmas necesarias.

Ejemplo de declaración de trabajo

Utilice el ejemplo de declaración de trabajo que aparece a continuación para crear un documento para su proyecto:

Resumen del proyecto: La Agencia Edison ( “Agencia”) desarrollará un proceso para apoyar los esfuerzos de generación de leads de la empresa Thomas (“Cliente”).
Objetivos del proyecto: La agencia pretende mejorar los esfuerzos de generación de leads del cliente mediante el desarrollo de activos de alta calidad y un proceso eficaz para su uso en las redes sociales y las campañas de marketing por correo electrónico.
Alcance del trabajo: La agencia diseñará un embudo de generación de clientes potenciales, proporcionará dos activos de generación de clientes potenciales y redactará publicaciones en redes sociales y correos electrónicos.

Tareas del proyecto
Fase 1: Investiga el público objetivo del cliente y diseña el embudo de conversión.
Fase 2: Redactar una lista de comprobación que sirva como activo de generación de contactos para audiencias frías, y redactar un libro blanco que sirva como activo de generación de contactos para una audiencia cálida.
Fase 3: Escriba tres publicaciones en las redes sociales que el Cliente pueda utilizar para promocionar el activo de la lista de comprobación, y escriba un correo electrónico que el Cliente pueda utilizar para compartir el activo del libro blanco.

Lugar de trabajo: La agencia realizará el trabajo in situ en las propias instalaciones de la organización. Las reuniones se realizarán a distancia.
Calendario del proyecto: La agencia completará el proyecto durante un periodo de ocho semanas, concluyendo a más tardar el 31 de diciembre de 2023.
Entregables: Embudo, lista de comprobación, libro blanco, correo electrónico y tres publicaciones en las redes sociales.
Condiciones de pago: El cliente pagará a la Agencia un depósito de 2.500 dólares antes de que comience el proyecto. El cliente pagará a la agencia el 50% restante en un plazo de 10 días laborables a partir de la recepción de todos los productos.
Finalización del proyecto: El proyecto se considerará terminado cuando la Agencia haya proporcionado los entregables y completado hasta una ronda de ediciones.
Requisitos del proyecto: La lista de comprobación y el libro blanco deben estar en formato PDF, y las publicaciones en las redes sociales deben estar optimizadas para una red profesional.