Enunciado de Trabajo vs. Alcance de Trabajo: Diferencias y usos clave

La creación y gestión de un proyecto puede ser un proceso difícil y largo, que requiere una amplia documentación, mantenimiento de registros y acuerdos legales entre clientes y equipos. Para ello, los gestores de proyectos deben conocer bien los distintos tipos de documentación disponibles para describir un proyecto, establecer sus objetivos y definir sus resultados. Los documentos contractuales y los alcances del proyecto pueden ser útiles si se gestiona un proyecto y se crea una descripción.

En este artículo, definimos qué es una declaración de trabajo, qué es un alcance de trabajo, sus principales diferencias y cuándo debe utilizarlos.

Comprender las fases de la gestión de proyectos

¿Qué es un estado de cuentas?

Un SOW describe el flujo de trabajo y los requisitos fundamentales de un proyecto. Suele componerse con un lenguaje narrativo que describe los requisitos, actividades, objetivos, resultados y plazos del proyecto. Las minucias de un proyecto, como los servicios de los proveedores, los precios, los requisitos normativos, los términos y condiciones y las normas del sector, se describen en un SOW. Además, los SOWs pueden describir los procesos necesarios para que un proyecto tenga éxito, así como los que podrían causar retrasos, errores de ejecución y excesos de presupuesto.

Los gestores de proyectos suelen elaborar un borrador exhaustivo del pliego de condiciones de un proyecto antes de empezar a trabajar, y todas las partes implicadas deben aceptar los términos y condiciones establecidos. En la mayoría de los casos, los SOW son documentos legales que los gestores de proyectos utilizan para mantener los acuerdos contractuales con los clientes y resolver cualquier posible disputa sobre el flujo de trabajo, el pago y la ejecución del proyecto. Este tipo de planificación exhaustiva puede ayudar a los profesionales a tener éxito y a mitigar futuros desafíos. Aunque los gestores de proyectos han desarrollado varios formatos para redactar los SOW, y algunos incluso utilizan plantillas personalizadas para adaptarse a las peticiones de proyectos específicos de la organización, a continuación se indican algunos elementos esenciales que suele incluir un SOW:

  • Propósito: La sección de propósito de un SOW explica las motivaciones y el razonamiento de un proyecto.

  • Alcance del trabajo: La sección de alcance del trabajo proporciona una descripción más estrecha de las tareas necesarias para completar un proyecto y especifica las herramientas necesarias para realizar esas tareas.

  • Ubicación del trabajo: La sección de ubicación del trabajo de un SOW detalla dónde realizarán su trabajo los miembros del equipo, dónde se reunirán y dónde podrán acceder a las herramientas del proyecto.

  • Periodo de trabajo: En la sección del periodo de trabajo se describe el calendario de un proyecto, incluida la hora de inicio y de finalización, el número total de horas, las horas facturables aceptables dentro de un plazo determinado y otras cuestiones de programación.

  • Calendario de entregas: El calendario de entregas de un SOW detalla las fechas de vencimiento de ciertos productos creados a través del proyecto.

  • Estándares de la industria: Un SOW puede describir las normas específicas del sector a las que debe atenerse un equipo en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales a lo largo del proyecto.

  • Pautas de aceptación: Los clientes pueden especificar los criterios de aceptación del producto o servicio creado a través del proyecto dentro de esta sección. Las directrices de aceptación suelen ser elementos objetivos.

  • Pedidos especiales: Esta sección de un SOW describe las herramientas especiales, los requisitos de mano de obra o los elementos contractuales solicitados por los clientes o los directores de proyecto que no se incluyen en otra parte. Por ejemplo, esta sección puede especificar que los desarrolladores web que trabajan en un proyecto de software deben poseer una licenciatura.

  • Detalles contractuales: La sección contractual de un SOW lo describe como un documento legal, el tipo de acuerdo, los términos y condiciones y otras estipulaciones negociadas por los clientes y los directores de proyecto.

  • Calendario de pagos: El calendario de pagos de un pliego de condiciones describe el calendario de aceptación del proyecto, el presupuesto, los plazos de pago y la forma en que los clientes deben efectuar los pagos.

  • Varios: La sección miscelánea de un SOW detallará cualquier elemento del proyecto que no forme parte de las negociaciones esenciales entre el cliente y el director del proyecto. Los gestores de proyectos pueden enumerar elementos de especial importancia en esta sección para evitar descuidos.

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¿Qué es un pliego de condiciones?

El alcance del trabajo es una sección dentro de un SOW que describe los procesos paso a paso mediante los cuales los profesionales pueden lograr los objetivos del proyecto. El alcance del trabajo describe los servicios exactos que un equipo necesitará supervisar para completar un determinado proyecto, las personas que prestarán esos servicios, las tareas y procesos específicos, los elementos adaptables dentro de esos procesos y los resultados esperados. Aunque muchos profesionales confunden los alcances y los SOWs debido a su aparente similitud y relación, los gestores de proyectos normalmente deben reconocer la diferencia entre estos dos tipos de descripciones de proyectos porque funcionan de manera única y sirven para propósitos distintos.

Mientras que un SOW puede describir lo que un proyecto va a lograr, un alcance de trabajo puede describir cómo un equipo prevé alcanzar esos objetivos. Por ejemplo, si un cliente contrata a un equipo para crear un nuevo sistema de gestión de contenidos (CMS), otros componentes de un SOW proporcionarían detalles sobre el propósito general del proyecto, el calendario, la ubicación, el presupuesto, el contrato, el calendario de pagos y las peticiones exactas del cliente. El alcance del trabajo, por su parte, proporcionaría detalles sobre cómo será el CMS, quién es responsable de desarrollar el sistema, las características que estarán disponibles y otros detalles vitales que crean un entendimiento compartido.

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Principales diferencias entre las declaraciones y los ámbitos de trabajo

Hay algunos factores que diferencian los SOWs y los alcances del trabajo. A continuación se explican las principales diferencias entre estos dos tipos de descripciones de proyectos:

Propósito

El propósito de un SOW es esbozar toda la estructura de un proyecto y lo que el proyecto pretende completar en términos de resultados generales. Define a grandes rasgos el proyecto, las responsabilidades de cada parte y las expectativas de elementos como el presupuesto y el calendario. En cambio, el objetivo de un alcance de trabajo es definir las tareas específicas que deben realizar los empleados, cómo deben realizarlas y qué tipo de herramientas deben utilizar para ejecutarlas.

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Función

La función de un SOW es planificar un proyecto y ayudar a los gestores de proyectos a desarrollar la infraestructura de flujo de trabajo necesaria para llevar a cabo un proyecto. Los gestores de proyectos pueden supervisar el rendimiento de los trabajadores autónomos, los contratistas y los proveedores utilizando los componentes descritos en un SOW. En comparación, la función de un alcance de trabajo es definir el papel respectivo de cada profesional dentro de un proyecto, sus requisitos de rendimiento, las tareas de las que se encarga cada papel, las políticas pertinentes que deben cumplir y, a veces, incluso incluir una estructura de desglose del trabajo (EDT). Esto permite a los empleados y a las partes interesadas seguir trabajando durante toda la vida del proyecto.

Longitud

Un SOW puede ser un documento extenso, lleno de varios componentes diferentes, como se ha indicado anteriormente. El SOW promedio tiene aproximadamente 12 páginas, pero esta longitud puede variar dependiendo del proyecto específico. En cambio, el alcance del trabajo suele ser una descripción mucho más breve porque se incluye como un único componente dentro del propio SOW.

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Cuándo utilizar una declaración de trabajo frente a un alcance de trabajo

Aunque el alcance del trabajo es uno de los componentes que incluye un SOW, sirven para diferentes propósitos. Con esto, debería ser capaz de identificar cuándo utilizar un SOW o si un alcance de trabajo sería más apropiado para describir los objetivos de su proyecto. A continuación, un breve desglose de cuándo utilizar cada tipo de descripción en la gestión de un proyecto:

Declaración de trabajo

Las órdenes de trabajo deben servir para crear un esquema de todo el proyecto, sus objetivos, su ubicación, el calendario, los productos a entregar, las normas, las peticiones del cliente, el calendario de pagos y los detalles contractuales. Los gestores de proyectos pueden utilizar los pliegos de condiciones como una herramienta de planificación exhaustiva para supervisar los proyectos desde su inicio hasta su finalización. De este modo, los SOWs suelen ser documentos exhaustivos que resumen varios elementos del proyecto.

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Alcance del trabajo

Debe utilizar un alcance de trabajo dentro de un SOW para elaborar el flujo de trabajo que guiará un proyecto hasta su finalización y para describir los diferentes roles dentro de un proyecto. Los gestores de proyectos pueden utilizar los alcances para describir las tareas y los procesos en detalle, ayudar a los miembros del equipo a entender sus funciones particulares, esbozar las expectativas de los requisitos de rendimiento y establecer los plazos para los logros del trabajo.