¿Qué es la contabilidad de inventarios? Definición y funcionamiento

Las empresas necesitan mantener su inventario para disponer de un suministro de bienes que satisfaga la demanda de sus clientes. Gracias a la contabilidad de inventarios, pueden hacer un seguimiento de estos bienes y asegurarse de que disponen de existencias suficientes para una producción y unas ventas eficientes. Estos bienes figuran entre los activos de la empresa, y ésta los registra en un sistema contable. En este artículo, definimos la contabilidad de inventarios, por qué es importante, sus ventajas, así como qué incluir en la contabilidad de inventarios.

¿Qué es la contabilidad de inventarios?

La contabilidad de inventarios es la valoración de los bienes inventariados que una empresa aún no ha vendido a sus clientes.

El inventario de una empresa puede incluir bienes, materias primas y otros productos que la empresa compra, fabrica y almacena para vender a sus clientes. Los bienes del inventario forman parte de los activos de la empresa. En su balance, la empresa incluye sus existencias como activo circulante al precio de compra. Después de vender el inventario, la empresa eliminará su entrada de coste de la cuenta de inventario y hará entradas en las cuentas de coste de los bienes vendidos e ingresos del producto.

La capacidad de obtener beneficios de una empresa está estrechamente relacionada con su inventario. Por lo tanto, es necesario controlarlo y mantenerlo en equilibrio. Si hay demasiado inventario, podría afectar al flujo de caja de la empresa. La empresa también puede incurrir en gastos adicionales debido a los costes de almacenamiento y al seguro de almacenamiento. Si el inventario no se almacena en las instalaciones de la empresa, también puede haber costes de transporte. Además, si los artículos se vuelven obsoletos, sufren daños, son robados, pierden la demanda de los clientes o pierden valor debido a las acciones de los competidores, la empresa puede experimentar una pérdida financiera.

Sin embargo, si la empresa tiene un inventario demasiado escaso, no dispondrá de suficientes productos para satisfacer la demanda de los clientes y, en consecuencia, puede perder ventas y clientes. Es necesario contar con un método de valoración de inventarios eficiente y conveniente que ayude a la empresa a mejorar la gestión de inventarios.

Los cuatro métodos comunes que la mayoría de las empresas utilizan para evaluar su inventario son:

  • Identificación específica: Este método hace un seguimiento de cada uno de los artículos del inventario por su etiqueta RFID, número de serie o fecha de recepción estampada desde que se añadió al inventario hasta el momento de su venta. Este método de valoración se utiliza generalmente para artículos de alto valor, grandes y fácilmente identificables.
  • El primero en entrar, el primero en salir (FIFO): Este método de valoración supone que el primer artículo que llega al inventario de la empresa será el primero que se venda. Se utiliza principalmente para el seguimiento de alimentos, medicamentos y otros productos perecederos.
  • El último en entrar, el primero en salir (LIFO): Este método de valoración supone que los artículos más nuevos del inventario se venderán primero y los más antiguos, después. El método LIFO no es muy popular entre las empresas, ya que los artículos más antiguos del inventario suelen tener menos posibilidades de encontrar compradores. Los artículos no vendidos suponen una pérdida de beneficios para la empresa. Las empresas suelen utilizar el método LIFO sólo si es probable que los precios de los artículos del inventario suban. Al trasladarlos al coste de las mercancías vendidas, pueden informar de niveles de beneficio más bajos para obtener menores impuestos.
  • Coste medio ponderado: Este método se utiliza para la valoración de unidades similares que pueden ser difíciles de distinguir y rastrear en cuanto a costes de forma individual. Dividiendo el coste total de los bienes del inventario entre el total de unidades se obtiene el coste medio ponderado de cada unidad.

Una empresa debe elegir el método de valoración de existencias adecuado, ya que puede afectar a su margen de beneficios. Además, una vez que una empresa ha seleccionado un método de valoración, puede ser difícil cambiar a otro sin presentar nuevos documentos a Hacienda.

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Qué incluir en la contabilidad de inventarios

Esto es lo que muchas empresas suelen incluir en su contabilidad de inventarios:

  1. Materias primas
  2. Productos en curso de fabricación
  3. Productos acabados
  4. Productos MRO
  5. Rebajas

1. Materias primas

Las materias primas son los componentes que la empresa necesita para fabricar sus productos. Por ejemplo, una empresa chocolatera incluiría en su inventario las materias primas que utiliza para fabricar chocolate, como el azúcar, el cacao y la mantequilla. Una empresa de producción de petróleo enumeraría el petróleo crudo que compra a sus proveedores.

2. Bienes en curso de fabricación

Los bienes en curso son bienes que la empresa está fabricando con las materias primas y los componentes. Por ejemplo, una empresa de moda incluiría en su inventario de trabajos en curso vestidos, zapatos y otros accesorios parcialmente fabricados.

3. Productos terminados

Los productos terminados son bienes que la empresa está lista para vender a sus clientes. El inventario de productos terminados suele tener subinventarios como el inventario de tránsito, el inventario de reserva, el inventario de anticipación, el inventario de desacoplamiento y el inventario de ciclo. Estos inventarios se ocupan de mantener registros precisos de los bienes a medida que se transfieren de una empresa a otra para su venta.

4. Bienes MRO

Los bienes MRO son suministros de mantenimiento, reparación y operación, equipos industriales, ordenadores y otros suministros que las empresas pueden necesitar para funcionar, pero que no forman parte del producto final que fabrican.

5. Bienes de reventa

Los bienes de reventa son bienes que los clientes han devuelto por diversas razones y que están en condiciones suficientemente buenas para su reventa.

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Ventajas de la contabilidad de inventarios

La contabilidad de inventarios es esencial para equilibrar la oferta y la demanda de bienes. Permite a las empresas conocer los tipos de bienes que tienen en su inventario y sus cantidades y permite a la empresa asignar un valor exacto a su inventario. La contabilidad de existencias puede ayudar a las empresas a ver qué productos compran con más frecuencia y qué productos se venden más. Puede ayudar a las empresas a evaluar el coste de las mercancías vendidas y el coste de las mercancías no vendidas al final de cada ejercicio. De esta forma, pueden comparar las cifras para saber lo productivo y rentable que ha sido su negocio.

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¿Por qué es importante la contabilidad de inventarios?

La contabilidad de inventarios es importante para las empresas porque les ayuda a determinar cuál es su situación financiera exacta. Una contabilidad de inventarios precisa también puede ayudar a mejorar su proceso de producción, facilitar la venta de productos y planificar los envíos de productos a los clientes. Muchas empresas utilizan sistemas de seguimiento automático y software de contabilidad para su contabilidad de inventarios, lo que facilita la actualización de los continuos cambios que suelen producirse en los inventarios a medida que las empresas añaden nuevos artículos, venden los existentes y eliminan los obsoletos.

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