Cómo delegar tareas en el lugar de trabajo

Cuando se está gestionando un gran proyecto que requiere la participación de todos los trabajadores, la delegación de funciones es un paso fundamental. Puede ser una decisión difícil de tomar y requiere una amplia preparación. Si entiendes lo que significa delegar tareas y cómo hacerlo, podrás mejorar tu lugar de trabajo y garantizar el éxito laboral.

En este artículo, enumeramos los pasos necesarios para delegar tareas, explicamos qué significa delegar tareas y analizamos cómo la delegación de tareas puede mejorar su lugar de trabajo y su productividad.

¿Qué significa delegar tareas?

Cuando los directivos asignan tareas a otros empleados en el lugar de trabajo, están delegando tareas. Delegar tareas permite preparar colaboraciones con otras empresas o iniciar proyectos en los que varios empleados deben trabajar juntos para conseguir cosas.

Un directivo que delega bien las tareas asigna los deberes a quienes están más preparados para manejarlos, o tienen aptitudes en relación con el tema o la tarea. Si un directivo delega tareas de forma eficaz, la productividad puede aumentar y puede completar un proyecto mucho más rápido que si delega las tareas de forma indiscriminada.

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Importancia de delegar tareas

Delegar tareas es importante porque puede afectar al rendimiento general de sus empleados y de un proyecto. Puede mejorar su lugar de trabajo dentro y fuera del plazo de un proyecto de muchas maneras. Dividir el trabajo entre los que tienen más experiencia garantiza que un proyecto avance con la mayor eficacia posible. Estas son las ventajas de delegar tareas de forma eficaz:

Alivia la carga de trabajo

La delegación de tareas libera a los directivos de tareas tediosas y les permite elaborar estrategias y planificar el futuro con eficacia. Si se centran en los detalles menores que ocupan una gran cantidad de tiempo, las tareas más importantes del proyecto pueden no recibir el tiempo de dedicación que requieren. La delegación de tareas garantiza que los directivos den prioridad a sus actividades y asegura que los empleados trabajen en tareas prioritarias de acuerdo con su conjunto de habilidades.

Completa tus tareas con eficacia

La delegación ayuda a los directivos a asignar las tareas a quienes pueden realizarlas con mayor eficacia. Delegar una tarea en un empleado que disfruta con ella o que tiene más éxito en ella en comparación con sus compañeros puede resultar más eficaz que asignar la tarea a un empleado al azar. La eficiencia de los trabajadores marca una diferencia considerable en la finalización de los productos, e incluso marca la diferencia en decisiones aparentemente pequeñas sobre qué empleados se encargan de qué tareas.

Refuerza la moral del equipo

Delegar tareas ayuda a fortalecer un equipo al dar a los trabajadores tareas que les satisfacen o tareas que hacen tan bien que se sienten valorados por su organización. La responsabilidad compartida fomenta el compañerismo. Además, cuando los trabajadores reciben tareas diferentes a las habituales, se disipa la monotonía.

Cuando los proyectos van bien o las tareas delegadas se resuelven rápidamente, los empleados pueden estar más motivados para seguir aceptando las tareas delegadas. Siempre que el jefe ofrezca su apoyo, proporcione una retroalimentación adecuada y garantice el reconocimiento de los empleados por sus esfuerzos, la moral de un empleado puede aumentar paralelamente a su rendimiento.

Permite la resolución creativa de problemas

Delegar tareas permite que más mentes trabajen en un tema en lugar de una sola. Cuando se aportan diferentes áreas de experiencia a una situación, no sólo se puede resolver el problema más rápidamente, sino que también puede provocar un método de resolución que no se habría producido si se hubiera intentado resolver solo. Cuando los equipos trabajan juntos con frecuencia, es más probable que den lugar a formas creativas y únicas de resolver los problemas.

La delegación de tareas también permite que los empleados se acostumbren a abordar los retos con autoridad. Les permite pensar en cada desafío como si fuera un reto del que son responsables. Fomentar la creatividad en el trabajo no sólo puede mejorar la productividad, sino también la moral y la confianza.

Mejora las habilidades de liderazgo

Para los directivos, delegar tareas es una habilidad de liderazgo que necesita un desarrollo continuo. Después de delegar tareas, puedes utilizar tu disponibilidad de tiempo para seguir desarrollando tu liderazgo y tus habilidades comerciales. La delegación también permite que otros miembros de su lugar de trabajo adquieran y desarrollen habilidades en beneficio de su organización.

La delegación también le permite utilizar sus habilidades de liderazgo para formar a los empleados en áreas que pueden diferir de sus tareas rutinarias diarias, como el liderazgo o la delegación de tareas. De este modo, cuando usted ascienda o acabe dejando la empresa, otro empleado podrá cumplir eficazmente sus responsabilidades gracias a su formación y a su propia observación.

Cómo delegar eficazmente las tareas en el trabajo

La delegación de tareas tiene muchos beneficios para su lugar de trabajo, sus empleados y su agenda. Para obtener estos beneficios, no sólo tiene que dar tareas a los empleados que las disfrutan, sino que también tiene que prepararse adecuadamente. Considere la posibilidad de seguir algunos de estos pasos para ayudar a delegar sus tareas de forma eficaz:

1. Asignar tareas en función de la aptitud

La aptitud marca una enorme diferencia en la productividad de los empleados. Cuando un empleado recibe una tarea en la que destaca, está más dispuesto a disfrutar del trabajo. Como líder, es importante entender los puntos fuertes, las preferencias y las debilidades de sus empleados.

Comprenda qué empleados disfrutan con qué tareas y considere la posibilidad de utilizar cada detalle en su beneficio. Delegue las tareas en función de la aptitud para que las tareas se realicen con mayor rapidez. Por ejemplo, delegar una tarea en grupo a quienes disfrutan trabajando juntos puede resultar más eficaz y eficiente que delegar una tarea a un grupo aleatorio de su plantilla. En última instancia, tomarse el tiempo de asignar a un empleado una tarea para la que sea bueno puede ahorrar tiempo.

Como alternativa, considere la autoasignación de una parte de la delegación. La autoasignación puede aumentar la motivación y la eficacia de los empleados. Dejar que los empleados elijan qué tareas reciben no sólo genera confianza dentro de un equipo, sino que también inspira a los miembros a involucrarse y presentar sus opiniones con más frecuencia.

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2. Avisar a los empleados con la debida antelación

Recibir otra serie de tareas u otra responsabilidad a largo plazo puede causar estrés a un empleado—especialmente si se espera que mantenga tanto sus responsabilidades actuales como las nuevas. Déles tiempo para que se preparen y se sientan preparados para el trabajo que van a realizar.

Además, explique por qué les delega este trabajo y dígales por qué les ha elegido para este trabajo para mejorar su moral. No sólo puedes abordar los posibles puntos fuertes, sino que también puedes establecer el hecho de que confías en ellos para esta tarea. Confiar el trabajo a los empleados les da la oportunidad de crecer y desarrollar nuevas habilidades. Los empleados pueden sentirse motivados para realizar una tarea con eficacia si comprenden su importancia y el hecho de que marca la diferencia en la empresa o el departamento.

3. Presentar instrucciones claras

Asegúrese de que sus empleados entienden lo que se les pide. Para que un empleado realice con éxito una tarea delegada, debe conocer cada parte de la tarea requerida. Si saben lo que se espera de ellos, puede evitar la microgestión durante todo el proceso.

Asegúrese de dar instrucciones claras que cubran todos los aspectos de la tarea delegada. Informe a los empleados de los objetivos e hitos que deben alcanzar. Sin embargo, deje que el empleado tome la iniciativa en lugar de instruirle en todos los aspectos relativos a la reacción ante dichos objetivos o hitos. Las instrucciones pueden incluir lo siguiente:

  • Duración de un período de trabajo
  • Detalles de una tarea
  • Expectativas respecto a una tarea
  • Fechas de vencimiento o plazos de los proyectos

Dado que la delegación debe dejar algunas decisiones en manos del empleado, instruirle en todos los aspectos de la delegación puede frustrar el propósito si es demasiado elaborada. Permitir que un empleado evalúe y tome decisiones basándose en su propio juicio refuerza la confianza, mejora sus habilidades de liderazgo y puede dar un resultado diferente y superior al que usted habría hecho.

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4. Ofrecer formación y suministrar recursos

Considere la posibilidad de ofrecer tanto la formación como los recursos que sus empleados puedan necesitar para el trabajo. Un empleado bien informado, preparado y capacitado puede esforzarse más en una tarea con suficientes recursos, información, preparación y formación.

Un empleado también puede agradecer la formación porque aprovecha sus habilidades comerciales, dándole algo que puede llevarse de la delegación. Considere la posibilidad de planificar con antelación la formación y el abastecimiento de los empleados antes de los plazos de las tareas y asegúrese de que hay espacio para la compensación en cualquiera de estos pasos.

5. Delegar la autoridad con responsabilidad

Haz que los empleados se sientan capacitados para tomar las decisiones que necesitan. Al igual que se necesita formación para una habilidad, también se necesita autoridad para tomar una decisión. Un empleado que sabe cómo tomar decisiones y sabe que tiene autoridad puede no pedir ayuda y no ocupar tanto el tiempo de un directivo. En última instancia, un empleado con autoridad puede requerir menos trabajo de usted y hacer más del trabajo por sí mismo.

Para que los empleados sientan que tienen suficiente autoridad para tomar decisiones, fomente un entorno que promueva la individualidad, las preguntas y la libertad de decisión. Si un empleado ya muestra intuición, es más probable que mantenga estas tendencias en el futuro.

6. Ofrecer retroalimentación

Ofrezca retroalimentación para garantizar la productividad de sus empleados en relación con las tareas que les han sido delegadas. En lugar de microgestionar, ofrezca comentarios después de la finalización de la tarea, en lugar de hacerlo durante la fase de progreso. Asegúrese de que los comentarios sean claros y se ajusten a las instrucciones dadas. Considere la posibilidad de dar retroalimentación no sólo para mejorar la tarea, sino también para mejorar todo el progreso del empleado en el futuro.

Una retroalimentación honesta y genuina puede dar lugar a empleados motivados que se sientan satisfechos con el trabajo que han realizado. Considere la posibilidad de redactar sus comentarios de forma positiva. Incluso si una retroalimentación no es del todo positiva, centrarse en las cosas correctas que el empleado logró durante una tarea puede mantener la moral alta y mejorar.

7. Demuestre que agradece la ayuda

Demuestre a sus empleados que está agradecido de que hayan asumido alguna responsabilidad en el progreso de los objetivos de la empresa. Considere la posibilidad de llamar la atención sobre las partes de los proyectos que han hecho bien. Dar a conocer a los empleados lo que usted cree que ha ido bien en el proyecto les ayuda a entender lo que pueden hacer mejor en futuros proyectos.

Mostrar gratitud elimina el malestar que puede rodear a las figuras directivas. Si muestra un agradecimiento genuino, la ansiedad de los empleados respecto a las nuevas responsabilidades puede disiparse, creando un entorno de trabajo menos estresante en el futuro.