¿Qué son las dependencias del proyecto? Definición y beneficios

Los gestores de proyectos se aseguran de que los resultados se produzcan con calidad, coherencia y a tiempo al comprender las dependencias del proyecto. Los proyectos pueden crearse de forma más eficiente, lo que se traduce en resultados de mayor calidad.

En este artículo, le mostramos qué son las dependencias de los proyectos, las ventajas de planificarlas y cómo gestionarlas en proyectos de cualquier tamaño.

¿Qué son las dependencias en la gestión de proyectos?

Aspectos como el calendario, la fiabilidad y la eficiencia dependen de otros componentes de la gestión del proyecto. Por ejemplo, determinados materiales o mano de obra cualificada pueden ser necesarios para la calidad del proyecto. Los gestores de proyectos estudian las dependencias para comprender mejor los requisitos del proyecto y cómo interactúan la mano de obra, los materiales y otras necesidades del proyecto. Al comprender mejor las dependencias, el gestor de proyectos puede mejorar la calidad o la coherencia del proyecto introduciendo modificaciones.

Tipos de dependencias

Los proyectos individuales pueden tener docenas de dependencias, pero la mayoría de los proyectos tienen las mismas fundamentales. Comprender estos fundamentos puede ayudar al director del proyecto a organizarlo con mayor eficacia y a planificar los retos que puedan surgir durante la producción. He aquí algunos tipos de dependencias en los proyectos:

Dependencia de la terminación a la iniciación

Esta dependencia describe la relación entre dos tareas o acciones. El equipo debe completar la tarea inicial, o la tarea predecesora, antes de poder empezar la siguiente. Se trata de una dependencia básica de causa y efecto, en la que el éxito de un proceso inminente depende del éxito de uno anterior. El estudio de esta dependencia puede ayudar a los gestores de proyectos a identificar retrasos o errores durante las fases iniciales del proyecto que afectan al resultado de todo el proyecto.

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Dependencia de principio a fin

Esta dependencia también detalla la relación entre dos tareas o acciones, pero en lugar de exigir su finalización, especifica que la primera tarea se inicie antes de que pueda comenzar la siguiente actividad. Una vez iniciada la segunda, ambas tareas pueden ejecutarse simultáneamente. Estas dependencias son habituales en los proyectos que requieren la ejecución de tareas en paralelo.

Dependencia de acabado a acabado

Esta dependencia describe múltiples facetas de un proyecto que dependen las unas de las otras para poder terminar. Para que una parte del proyecto termine, otra debe terminar primero. La dependencia sucesora puede comenzar en cualquier momento de la línea de tiempo de la predecesora. En el caso de una dependencia de finalización a finalización, dos tareas pueden ejecutarse de forma paralela, pero la segunda tarea sólo puede completarse cuando la primera termina.

Dependencia de principio a fin

La dependencia de inicio a fin establece que el predecesor no puede terminar hasta que el sucesor comience. Esta es la dependencia menos común en la mayoría de los proyectos, pero aún así puede ser un factor. Por ejemplo, si usted supervisa un equipo de diseño, es posible que necesite borradores para comenzar el proceso de diseño, pero el redactor no puede terminar los diseños hasta que el equipo pruebe ciertas características durante el proceso de diseño.

Dependencias casuales o lógicas

Se trata de una dependencia general que forma parte de la progresión y finalización del proyecto. Por ejemplo, no se puede iniciar un proyecto sin una fase de planificación. La fase de planificación es una necesidad, lo que la convierte en una dependencia lógica.

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Dependencias basadas en los recursos

Estas dependencias describen la disponibilidad de recursos como los materiales, el capital y la mano de obra. Con la cantidad adecuada de recursos, el proyecto puede avanzar y crear un producto de alta calidad. La escasez de cualquiera de los recursos puede provocar retrasos y otros problemas.

Dependencias preferentes

Estas dependencias forman parte del proceso de garantía de calidad y dependen de las mejores prácticas del sector o de la conveniencia. Por ejemplo, un panadero sabe que, para obtener una masa de pan de la mejor calidad, la masa debe subir en la nevera durante al menos un día antes de amasarla y hornearla. Estas dependencias ayudan a garantizar la calidad y consistencia de los productos.

Limitaciones

Las restricciones son todas las dependencias que limitan el proyecto dentro de unas pautas o necesidades específicas. Pueden ser limitaciones de material, como la disponibilidad de materiales poco comunes, o de costes. Las restricciones pueden ayudar a mantener el proyecto dentro de un presupuesto o a mantener los estándares de calidad.

Beneficios de la planificación de las dependencias

Planificar las dependencias durante el proceso de gestión del proyecto tiene muchos beneficios para el gestor del proyecto, el equipo y el cliente, entre ellos:

Ahorro de presupuesto

Cuando un gestor de proyectos planifica las dependencias, es más fácil moderar los costes. Una buena planificación ayuda a reducir los costes de materiales, mano de obra y otros aspectos de un proyecto. La planificación de las dependencias ayuda a reducir el tiempo de inactividad que se puede dedicar a resolver problemas o retos repentinos que surgen de esas dependencias. También puede ayudarle a encontrar áreas para aumentar la eficiencia, lo que reduce los costes y crea un producto más rentable.

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4. Programación eficaz

La planificación de las dependencias te ayuda a identificar los posibles contratiempos antes de que se produzcan, lo que te permite disponer de tiempo de planificación para solucionarlos. Durante la fase de planificación, podrá identificar muchos contratiempos potenciales de las dependencias, lo que le ayudará a planificarlos y a mantenerse en el calendario original. Por ejemplo, puede formar a varios miembros del equipo para que realicen muchas tareas a lo largo del proyecto, para asegurarse de que siempre hay alguien disponible para realizar cada tarea.

Planificación de recursos

La planificación de las dependencias del proyecto le ayuda a determinar los recursos que necesita su proyecto para tener éxito. Comprender las necesidades de recursos de su proyecto le ayuda a planificar los costes de mano de obra y material y le permite proporcionar las herramientas adecuadas para el proyecto. Con una mayor planificación, los recursos pueden ser más exactos y se pueden controlar los costes.

Garantía de calidad

La planificación de las dependencias también le permite garantizar la calidad y la coherencia del proyecto a lo largo de la fase de producción. Comprender la interdependencia del proyecto te permite saber qué es lo que produce resultados de mayor calidad. Por ejemplo, si depende de un determinado material para los estándares de calidad, planifique el pedido del material con antelación para que esté disponible.

Mejorar el liderazgo

El estudio de las dependencias del proyecto permite a los gestores de proyectos aumentar su capacidad de liderazgo mediante la observación, el análisis y la resolución de problemas. Al identificar los puntos fuertes, las limitaciones y los requisitos de calidad del proyecto, puede aprender a asignar mejor los recursos y a planificar los procesos para obtener la máxima eficacia. Un mejor liderazgo puede significar equipos más eficaces y mejores resultados.

Cómo gestionar las dependencias

Identificar las dependencias es sólo el primer paso para un proyecto eficiente. Los gestores de proyectos también toman medidas para gestionar las dependencias con el fin de mitigar los riesgos y los costes y garantizar la calidad de los resultados. He aquí una breve guía sobre cómo gestionar las dependencias del proyecto:

1. Aproveche su fase de planificación

Aprovecha la fase de planificación para identificar y gestionar las dependencias antes de que comience el proyecto, ya que así tendrás más tiempo para abordar los posibles problemas. Esbozar el proyecto con una lista manuscrita o un programa informático digital puede ayudarle a determinar las necesidades del proyecto, las dependencias que conoce y las limitaciones. A partir de ahí, puedes planificar las dependencias y asignar recursos cuando sea necesario.

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2. Emplear un enfoque de equipo

Revisa los planes con tu equipo de proyecto, ya que pueden ayudarte a identificar dependencias, limitaciones y otros factores. Trabajar estrechamente con el equipo también puede ayudar a establecer la confianza, que es importante para mantener un buen liderazgo y colaboración. Revise el esquema de su proyecto con el equipo para centrarse en lo que cada departamento o miembro del equipo aporta al proyecto. Haga preguntas sobre los retos a los que podrían enfrentarse o a los que se han enfrentado en proyectos anteriores para identificar las áreas que usted quiera abordar.

3. Dar ejemplo de adaptabilidad

Como gestor de proyectos, dirige el equipo durante el proyecto y ayuda a planificar los contratiempos y los éxitos. Es importante dar ejemplo de adaptabilidad cuando las dependencias del proyecto cambian o surgen nuevas limitaciones. Puede fomentar la adaptabilidad en su equipo cambiando los métodos cuando se enteren de las mejoras o introduciendo nuevas estrategias cuando los nuevos retos amenacen el calendario del proyecto.