12 Desafíos potenciales de los proyectos y cómo resolverlos

El personal del proyecto debe terminar a tiempo, dentro del presupuesto y con precisión para lograr el éxito. El trabajo del gestor de proyectos consiste en planificar y supervisar los proyectos y sus recursos para conseguir resultados favorables. Si usted es gestor de proyectos, debe saber cómo predecir y superar los problemas que puedan surgir.

En este artículo, explicamos por qué es importante entender los retos en los proyectos, los tipos de retos que puede encontrar y cómo resolverlos.

¿Por qué es importante conocer los retos en los proyectos?

Es crucial que entiendas los retos de la gestión de proyectos para que puedas abordarlos rápidamente. Si eres consciente de los problemas que puedes encontrar, podrás abordarlos:

  • Asegúrese de que su equipo completa cada proyecto dentro del tiempo, el presupuesto y el alcance adecuados
  • Ahorre tiempo, dinero y recursos humanos a la empresa
  • Analizar los problemas para encontrar soluciones
  • Dirigir su equipo con mayor eficacia
  • Identificar los retos antes de que afecten al resultado del proyecto

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12 retos de la gestión de proyectos

Los gestores de proyectos deben tener la capacidad de comunicación, resolución de problemas y toma de decisiones para supervisar las tareas, los plazos, los presupuestos y otros recursos del proyecto. Para ayudarle a evitar y superar posibles problemas, he aquí 12 retos de gestión de proyectos que puede encontrar y cómo resolverlos:

1. El alcance de la carrera

La expansión del alcance se produce cuando el alcance de un proyecto crece más allá de su definición u objetivos originales. Suele ocurrir cuando las partes interesadas o los clientes piden cambios en un proyecto. Los nuevos requisitos o las alteraciones del plan del proyecto pueden causar confusión, costar recursos y dificultar el cumplimiento de los plazos.

Para evitar o gestionar la ampliación del alcance, considere las siguientes estrategias:

  • Defina claramente los requisitos y objetivos del proyecto.
  • Crear un horario con cada paso del proceso.
  • Implicar a los clientes o a las partes interesadas en la planificación del proyecto.
  • Utilizan herramientas como los diagramas de Gantt para planificar y hacer un seguimiento de los proyectos.
  • Comunicar a los clientes o a las partes interesadas cómo los cambios de alcance pueden afectar a los plazos y a los presupuestos.
  • Rechazar cambios en el proyecto que puedan causar retrasos o costes adicionales.

Si puede evitar el desvío del alcance, puede mejorar sus posibilidades de completar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

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2. Comunicación

La comunicación efectiva es clave para completar un proyecto con éxito. Los gestores de proyectos deben tener una gran capacidad de comunicación escrita y verbal para dar instrucciones, recopilar información y poner al día a las partes interesadas. De lo contrario, su equipo puede confundirse y provocar retrasos.

Mejorar la comunicación entre todas las partes implicadas en un proyecto:

  • Utilizar herramientas de colaboración y software de gestión de proyectos para poner al día a los miembros del equipo
  • Dar feedback frecuente sobre el rendimiento de los empleados
  • Desarrollar un plan de comunicación y un calendario de informes de situación para los clientes y las partes interesadas
  • Realizar actividades de creación de equipos para mejorar las relaciones y la comunicación entre sus miembros
  • Ser transparente sobre el progreso del proyecto

Es posible que tenga que ajustar sus métodos de comunicación para adaptarse a diferentes estilos de comunicación

3. Objetivos

Los proyectos sólo tienen éxito si el equipo tiene objetivos bien definidos y medibles para trabajar. Todo el equipo debe comprender los objetivos del proyecto y lo que el cliente o las partes interesadas esperan. De lo contrario, podría gastar tiempo y dinero de más para intentar completar el proyecto.

Identificar y comunicar objetivos claros del proyecto por:

  • Utilizar el método SMART para establecer objetivos
  • Determinar con antelación los detalles específicos del proyecto, incluido el calendario
  • Reunirse con su equipo para definir los objetivos
  • Utilizar un software de planificación de proyectos para determinar los objetivos y el papel de cada miembro del equipo en su consecución
  • Identificar formas de supervisar el progreso, por ejemplo con hitos

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4. Presupuestos

Practique una gestión inteligente de los costes para asegurarse de que puede completar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Además, asegúrate de que tienes suficientes recursos para cumplir lo que has prometido al cliente o a la parte interesada.

Tome estas medidas para evitar problemas de presupuesto:

  • Planifique su presupuesto con antelación, utilizando estimaciones realistas.
  • Revise proyectos similares para comparar sus presupuestos con el suyo.
  • Déjese asesorar por expertos, como desarrolladores de software o especialistas en garantía de calidad, que estén familiarizados con las estimaciones de costes y plazos para su tipo de proyecto.
  • Reasignar recursos o cambiar de proveedores, servicios o vendedores según sea necesario.

5. Habilidades de los miembros del equipo

El rendimiento y el éxito de un proyecto dependen de las habilidades del equipo. Su equipo debe ser capaz de completar todas las tareas requeridas a un alto nivel.

Asegúrese de que los miembros de su equipo tienen las habilidades adecuadas para su proyecto:

  • Cómo crear una lista de las habilidades o conocimientos que requiere un proyecto
  • Evaluar las habilidades actuales de los empleados y proporcionarles la formación necesaria
  • Asignar a los empleados las tareas del proyecto en función de sus puntos fuertes y su experiencia
  • Externalizar o contratar personal adicional para realizar tareas especializadas

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6. Gestión del riesgo

Los gestores de proyectos deben ser capaces de predecir y prepararse para los riesgos, porque los proyectos rara vez avanzan exactamente como se espera. Los riesgos de los proyectos pueden incluir fallos en el plan del proyecto, problemas financieros o variables desconocidas.

Mejore sus habilidades de gestión de riesgos:

  • Investigar los posibles problemas que un proyecto o el equipo pueden encontrar durante cada etapa del proyecto
  • Desarrollar medidas de control para prevenir posibles riesgos
  • Crear planes de sustitución que pueda utilizar si el proyecto cambia
  • Saber con qué recursos cuenta para minimizar o controlar los riesgos

7. Rendición de cuentas

Los equipos tienen éxito cuando todos son responsables de su papel en el proyecto. Si los equipos carecen de responsabilidad, esto puede frenar el progreso y la productividad.

Mejore la responsabilidad de su equipo en un proyecto:

  • Asignar a cada miembro del equipo tareas claras
  • Establecer un objetivo común y ayudar a su equipo a trabajar para conseguirlo
  • Incorporar la responsabilidad en el flujo de trabajo del proyecto, para que los miembros del equipo comprendan sus funciones y responsabilidades.

8. Compromiso con las partes interesadas

Las partes interesadas o los clientes deben participar en la planificación de un proyecto para que éste cumpla sus objetivos y expectativas. Como gestor de proyectos, debe asegurarse de que comprende su visión del proyecto y, si trabaja con varias partes interesadas, de que todos están de acuerdo con los objetivos del proyecto.

Siga estos pasos para garantizar el compromiso de las partes interesadas:

  • Implicar a las partes interesadas en el proceso de planificación del proyecto.
  • Comuníquese con las partes interesadas con frecuencia y proporcióneles actualizaciones periódicas del proyecto.
  • Pedir a los clientes su opinión en cada fase del proyecto.

9. Plazos

Para completar un proyecto a tiempo, debe tener un plazo realista. Conozca sus recursos y las capacidades de su equipo antes de prometer que terminará un proyecto en una fecha determinada. Evite los plazos ajustados que pueden hacer que su equipo se precipite y produzca un producto de menor calidad.

Asegúrate de establecer plazos realistas para:

  • Priorizar las tareas
  • Incorporar tiempo adicional a su plazo para tener en cuenta posibles obstáculos
  • Discutir las preocupaciones sobre los plazos con las partes interesadas antes de iniciar el proyecto
  • Utilizar un calendario de proyecto para planificar y gestionar los calendarios y los plazos

10. Tecnología

El software de gestión de proyectos puede ser esencial para planificar, organizar y gestionar el progreso del proyecto. Asegúrese de que utiliza el programa adecuado para sus necesidades y su presupuesto. De lo contrario, podría gastar más de lo necesario en aplicaciones o software, o podría pasar por alto programas que pueden mejorar enormemente la productividad de su equipo.

Evite los retos tecnológicos eligiendo un programa eficaz que satisfaga necesidades específicas, como por ejemplo:

  • Seguimiento del tiempo
  • Funcionalidad en múltiples dispositivos
  • Personalización
  • Integración con herramientas y programas informáticos existentes
  • Canales de comunicación del equipo
  • Programación
  • Capacidad de búsqueda
  • Notificaciones
  • Fácil de usar

Priorice las características que más valora y encuentre un programa de gestión de proyectos con esas características que se ajuste a su presupuesto.

11. Programación

Si tu equipo o empresa trabaja en varios proyectos a la vez, es posible que tengas conflictos de horarios. Es conveniente evitar los problemas de programación en la medida de lo posible, ya que pueden provocar retrasos.

Comparta los recursos del proyecto de forma eficaz y mantenga el proyecto dentro del plazo previsto:

  • Coordinar el calendario y las necesidades de tu proyecto con otros directores de proyecto
  • Comprobación de los miembros del equipo' de vacaciones y de tiempo libre para evitar ausencias inesperadas
  • Utilizar un planificador de calendarios en línea para organizar varios proyectos y sus recursos simultáneamente

12. Incertidumbre

Como gestor de proyectos, debe supervisar el progreso de cada fase del proyecto, identificar las áreas de mejora y reaccionar ante posibles problemas. Tiene que asegurarse de que su equipo está alcanzando los hitos adecuados para completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

Reducir la incertidumbre mediante la supervisión del progreso y el seguimiento de las métricas, como:

  • Burn rate, o la rapidez con la que se gastan los recursos presupuestados
  • Horas y costes estimados frente a horas y costes reales
  • La carga de trabajo de los empleados para garantizar que cada miembro del equipo tenga un número equilibrado de tareas