Cómo desarrollar equipos interfuncionales

Se emplean grupos con diversos conjuntos de habilidades para trabajar juntos en la consecución de un objetivo común. Un equipo interfuncional debe crearse de forma que garantice un enfoque ordenado y cohesionado de las tareas. Mediante el enfoque adecuado, se puede crear un equipo interfuncional que ofrezca un mejor servicio al cliente, una marca más unificada y una mejor resolución de problemas.

En este artículo, analizamos cómo desarrollar equipos interfuncionales para su lugar de trabajo.

¿Qué es un equipo interfuncional?

Un grupo interfuncional reúne a trabajadores con diferentes especialidades profesionales para gestionar tareas de varias divisiones. Una empresa puede establecer un equipo interfuncional para abordar proyectos específicos, o puede adoptar un enfoque interfuncional. Independientemente de cómo se utilice este equipo, debe estar bien desarrollado en las fases iniciales para garantizar su éxito.

Desarrollar equipos interfuncionales

Hay muchas consideraciones importantes para los líderes que están interesados en desarrollar equipos multifuncionales. Cree un grupo fuerte y completo siguiendo estos pasos.

1. Identifique las habilidades y conocimientos necesarios

El primer paso para crear un equipo multifuncional es determinar el objetivo del grupo que se está creando. Decida si el equipo debe centrarse en un proyecto específico o en una serie de proyectos para su organización. Una vez que haya aclarado el propósito y la frecuencia del equipo, podrá identificar los conjuntos de habilidades que son necesarios dentro de él, como ventas, finanzas, desarrollo y TI.

Si usted’tiene una pequeña empresa, el enfoque transversal puede ayudarle a contratar empleados con habilidades y experiencia optimizadas para completar las tareas necesarias. Dado que este enfoque también puede funcionar en grandes organizaciones, puede probar la capacidad de su empresa para trabajar con éxito en equipos interfuncionales y considerar la posibilidad de ampliar el flujo de trabajo al sistema interfuncional en el futuro.

2. Elija las personalidades adecuadas

La dinámica distintiva de un equipo multifuncional se basa en gran medida en el trabajo en equipo. Como gestor, tiene la tarea de encontrar personas que trabajen bien en el entorno interfuncional. Busque candidatos que:

  • Colaborar bien con los demás. Los equipos multifuncionales dependen en gran medida de un enfoque colaborativo de los proyectos, por lo que los miembros del equipo deben ser capaces de trabajar en estrecha colaboración.

  • Son fuertes comunicadores.  La comunicación eficaz ayuda a los miembros del equipo a dar su opinión, debatir sobre proyectos y tareas, afrontar cambios, resolver conflictos y solucionar problemas. Esta cualidad es especialmente importante en un equipo multifuncional que puede utilizar enfoques innovadores que no se han probado antes.

  • Ten un conjunto de habilidades diversas. Los empleados que entienden el funcionamiento de varios departamentos son idóneos para un equipo interfuncional, que se encarga de las tareas que suelen enviarse a varios departamentos.

3. Seleccionar un liderazgo de calidad

Todo equipo multifuncional necesita un líder capacitado que comprenda cómo contribuye cada especialidad profesional a la realización y el éxito del proyecto. Este líder se encargará de las necesidades organizativas diarias del equipo e informará a la dirección cuando sea necesario. Elija a una persona que esté preparada para los distintos retos comunes a los equipos interfuncionales, como la superación de posibles barreras de comunicación y el mantenimiento de un flujo de trabajo organizado. Estos líderes también se encargan de definir el curso de acción de cada proyecto y de garantizar que cada miembro del equipo complete las tareas asignadas, por lo que esta persona también debe tener una excelente capacidad de organización.

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4. Aclare el propósito de cada miembro del equipo

Los equipos multifuncionales complejos necesitan funciones claramente definidas para mantener a todos en la tarea y asegurarse de que no se duplica ninguna parte del proyecto. En el momento de crear el equipo, defina la función principal de cada miembro y los objetivos generales que debe alcanzar. Las funciones pueden evolucionar en este tipo de grupo, así que asegúrese de que el jefe del equipo está preparado para adaptarse a estos posibles cambios importantes.

5. 6. Desarrollar una carta de equipo

Los estatutos del equipo describen especificaciones importantes sobre el funcionamiento del equipo. Estas directrices pueden permitir que el equipo comience y continúe su trabajo sin confusión. Esta carta incluye a los equipos:

  • Propósito
  • Objetivos
  • Funciones
  • Responsabilidades esenciales

Aunque la dirección puede redactar esta carta de forma independiente, puede ser útil cooperar con el jefe de equipo a la hora de definir sus responsabilidades de liderazgo y gestión. También puede optar por redactar la carta con los demás miembros del equipo para asegurarse de que cada persona entiende las directrices. Revise los estatutos con regularidad para asegurarse de que siguen alineados con los objetivos del equipo a medida que el grupo evoluciona.

6. Establecer un presupuesto claro

El presupuesto total de un equipo multifuncional debe dividirse entre varias áreas necesarias. El equipo debe saber qué tipo de presupuesto tiene y cómo se reparte ese presupuesto entre los miembros. En las primeras etapas del desarrollo del equipo, considere la posibilidad de reunirse con el equipo para discutir la asignación del presupuesto. Si se realizan cambios en el presupuesto durante el proyecto, también puede abordarlos con el equipo para mantener a todos informados. Los miembros del equipo que trabajan estrechamente con un sistema de presupuestación transparente pueden lograr mayores rendimientos con menores gastos.

7. Crear calendarios de proyectos

Los calendarios de los proyectos proporcionan plazos para la realización de las tareas y garantizan el progreso durante cada paso. También ayudan al equipo a reducir el tiempo de ciclo entre pasos y a aumentar la eficiencia. Como gestor, puede trabajar con el líder del equipo para establecer plazos realistas y marcadores de progreso al principio del desarrollo del equipo y revisar los calendarios a lo largo del proyecto según sea necesario.

En un equipo multifuncional se pueden completar muchos pasos simultáneamente, y las tareas no tienen que pasar sistemáticamente de un departamento a otro. Usted y el líder del equipo pueden perfilar los protocolos de comunicación y entrega al transferir las tareas de un lado a otro entre los individuos según sea necesario para que el producto final llegue a su estado más pulido.

Considere la posibilidad de utilizar el enfoque de fijación de objetivos SMART, que se centra en objetivos que son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo. Estos objetivos son fáciles de evaluar a medida que se avanza en el proyecto. Si no cumple sus objetivos mensurables en el tiempo establecido, sabrá que ha llegado el momento de reevaluar y perfeccionar su enfoque.

8. Establecer líneas de comunicación

Desde el principio, el equipo debe tener unas líneas de comunicación bien establecidas que definan cómo colaboran y trabajan los miembros del equipo entre sí. La estrategia de comunicación de tu equipo puede incluir la creación de documentos compartidos en línea, la asignación de un medio de comunicación preferido, como el correo electrónico o la mensajería instantánea, y la programación de reuniones periódicas, ya sea en persona o de forma virtual, en función de la naturaleza de tu equipo.

En esta fase de desarrollo, la descripción del protocolo de comunicación eficaz dentro del equipo debe incluir también estrategias bien definidas para la gestión de conflictos. Cuando se trabaja con especialistas de diferentes áreas, se disfruta de un enfoque completo de los proyectos, pero también se pueden encontrar opiniones diferentes. Durante el proyecto, el líder tiene la tarea de mantener estas líneas de comunicación.

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Los equipos multifuncionales pueden ser un activo poderoso para cualquier empresa cuando se entiende cómo estos equipos utilizan diferentes talentos para canalizar el flujo de trabajo de múltiples departamentos en un grupo. Con el enfoque adecuado, puede optimizar la organización y aumentar la comunicación efectiva en estos equipos. Considere la posibilidad de implantar equipos multifuncionales para agilizar las operaciones de su organización, consolidar la marca y fomentar la innovación en el lugar de trabajo.