Contar con un esquema detallado a la hora de completar los proyectos puede ser útil. La creación de un plan de desarrollo de proyectos eficiente para hacer un seguimiento del presupuesto, el calendario y los objetivos de un proyecto puede ser útil. Si eres responsable de la planificación de proyectos, conocer el proceso de desarrollo de proyectos puede ayudarte a conseguirlo.
En este artículo, analizamos qué es el desarrollo de un proyecto, explicamos los pasos que implica y ofrecemos una lista de consejos que le ayudarán a crear un plan de desarrollo de proyectos.
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¿Qué es el desarrollo de proyectos?
Todas las variables del proyecto, como los materiales, el presupuesto y la asignación de tareas a los miembros del equipo, deben organizarse y planificarse durante el desarrollo del proyecto. El desarrollo del proyecto también incluye todos los procesos necesarios para finalizarlo, como la modificación de los diseños a medida que avanza el proyecto y la identificación de áreas de mejora para ayudar al rendimiento del proyecto. En el desarrollo de un proyecto se suelen emplear cinco pasos: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre. Durante el desarrollo del proyecto, hay que tener en cuenta lo siguiente:
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Objetivos: Los objetivos de un proyecto son los resultados que usted quiere que el proyecto logre, y pueden incluir objetivos a largo o corto plazo para un lugar de trabajo.
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Cronograma: El cronograma de un proyecto muestra el cronograma para cuando los miembros del equipo deben completar sus tareas del proyecto, lo que asegura que los miembros del equipo se coordinen con los planes de desarrollo y completen sus tareas de manera oportuna.
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Materiales: Se trata de los recursos y equipos que necesitas para completar un proyecto.
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Presupuesto: Es la cantidad total de finanzas que su equipo puede gastar en un proyecto, y por lo general depende del costo de los materiales y la mano de obra para un proyecto.
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Pasos en el desarrollo del proyecto
Es importante completar cada uno de los pasos del desarrollo del proyecto para que éste tenga éxito. Estos son los pasos que puede utilizar para ayudarse en el desarrollo del proyecto:
1. Iniciación
El primer paso consiste en asegurar un objetivo, un título y un calendario claros para su proyecto. Piensa en las distintas metas que quieres que alcance el proyecto, lo que puede ayudarte a determinar un esquema del mismo. He aquí algunas preguntas que puede formular para comprender mejor los objetivos del proyecto:
- ¿A quién ayudará este proyecto?
- ¿Qué departamento se beneficia de este proyecto?
- ¿Por qué es importante este proyecto?
- ¿Qué cambios hará este proyecto?
- ¿Cuál es la probabilidad de que este proyecto tenga éxito?
2. Planificación
Muchos gestores de proyectos consideran que la fase de planificación es la parte más importante del desarrollo del proyecto. Consiste en crear un esquema de cómo completar el proyecto de principio a fin. Intenta utilizar recursos en línea para encontrar una plantilla detallada para el desarrollo del proyecto. Dado que el esquema se utiliza como guía a lo largo del proyecto, es esencial asegurarse de que es completo y claro. Para crear tu esquema, decide primero las tareas que quieres que realice cada miembro del equipo. A continuación, añade detalles sobre sus responsabilidades en relación con el proyecto y el plazo de entrega de cada tarea.
La siguiente parte del esquema consiste en crear un presupuesto para el proyecto. Algunos gestores de proyectos optan por colaborar con contables o gestores financieros para crear el presupuesto del proyecto. No olvides incluir el coste de los materiales, la mano de obra y los gastos generales, como el alquiler y las tasas de los equipos. Una vez completado el presupuesto, elabore una lista de todos los materiales que puede utilizar en el proyecto y anote un coste estimado asociado a cada material para asegurarse de que se ajusta al presupuesto.
3. Ejecución
Una vez que tenga un esquema de sus planes de proyecto, puede empezar a completar el proyecto. Asigne las tareas de su esquema a los miembros de su equipo, responda a cualquier pregunta que puedan tener e identifique cualquier área en la que el proyecto pueda necesitar mejoras. Por ejemplo, si observas que el presupuesto no es suficiente para incluir todos los materiales que necesitas, puedes trabajar para ampliar el presupuesto o intentar utilizar menos materiales. Es importante hacer adaptaciones a lo largo de esta fase, ya que puede observar a los miembros del equipo mientras trabajan y determinar los cambios necesarios.
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4. Controla
Una vez que haya realizado los cambios y se haya asegurado de que los planes de desarrollo del proyecto funcionen sin problemas, es importante que se asegure de que los miembros de su equipo sigan al pie de la letra el plan actualizado. Intente supervisar la actividad de cada miembro del equipo para ver si puede cumplir los plazos y seguir las directrices del proyecto. Para que el proyecto tenga éxito, es vital que cada miembro del equipo ofrezca contribuciones eficaces y valiosas.
5. Cerrar
Después de que su equipo complete el proyecto, es útil crear un informe del proyecto que detalle lo bien que el plan de desarrollo del proyecto guió a su equipo. Este informe puede darle una idea de qué elementos de los planes del proyecto funcionaron mejor para su equipo, y qué áreas necesitan mejorar. Si crea planes de desarrollo de proyectos con frecuencia, la elaboración de informes le permite ver las tendencias comunes a lo largo de sus planes, como por ejemplo si hay un área específica de la planificación que puede causar problemas. Estos son algunos temas que debe considerar incluir en su informe de proyecto:
- ¿Cuántos objetivos ha alcanzado su proyecto?
- ¿Qué objetivos no ha alcanzado el proyecto y por qué?
- ¿Qué cambios ha realizado a lo largo del proyecto?
- ¿Qué haría de forma diferente para el próximo proyecto?
- ¿Fue útil el plan de desarrollo del proyecto?
- ¿Qué parte de los planes no eran útiles?
- ¿Qué parte del plan fue la más útil?
- ¿Quién utiliza más el plan de desarrollo del proyecto?
Consejos para el desarrollo del proyecto
A continuación se ofrecen varios consejos que puede tener en cuenta al crear planes de desarrollo de proyectos:
Informar a las partes interesadas
Dado que las partes interesadas suelen ser una parte vital de las finanzas de un proyecto, es importante mantenerlas informadas de todas las decisiones y planes. Intenta notificarles los materiales, el calendario y los objetivos del proyecto una vez que hayas completado el plan del proyecto. Es una buena idea proporcionarles un esquema del proyecto, ya que mantener a los interesados informados puede ayudarles a sentirse más involucrados y conscientes del progreso del proyecto.
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Mantenga a su equipo involucrado
Si trabaja con un equipo, es buena idea mantenerlo involucrado en el desarrollo del proyecto. Pueden ofrecerle valiosos consejos sobre cómo enfocar el proyecto, y pueden ayudarle a aportar ideas para la planificación del mismo, ya que probablemente tengan experiencia de primera mano en proyectos relacionados con el que usted está desarrollando.
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Buscar opiniones
Una vez que haya completado los planes de desarrollo del proyecto, preséntelos a la dirección para que le dé su opinión. Si la dirección identifica áreas de mejora dentro de los planes, puede ponerse en contacto con usted para comunicarle los problemas específicos. Es útil estar abierto a los comentarios para poder hacer cualquier cambio que pueda ayudar a que el proyecto funcione mejor.