Desventajas comunes de los presupuestos y formas de limitarlas

La creación de un presupuesto es una parte importante para garantizar que su empresa o departamento disponga de los fondos necesarios para funcionar de forma eficiente. Para maximizar los beneficios de un presupuesto, hay que tener en cuenta cuántos fondos necesita realmente cada departamento. Si se tienen en cuenta los deseos y necesidades de todos los miembros de la empresa, el presupuesto puede proporcionar los recursos que la empresa necesita para prosperar.

En este artículo, examinamos algunas desventajas potenciales del presupuesto y cómo superarlas.

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¿Hay desventajas en la elaboración de un presupuesto?

Es posible que haya algunos inconvenientes en la elaboración de presupuestos a la hora de decidir a qué destinar el dinero de la empresa o del departamento. Aunque la elaboración de un presupuesto es una herramienta útil, también puede conllevar grandes retos. Además de requerir mucho tiempo y recursos para su elaboración, la presupuestación puede hacer que algunos departamentos de una empresa se sientan limitados con la financiación que reciben.

Al crear un presupuesto, es importante tener en cuenta los deseos y las necesidades de todas las personas que pueden participar en él. De este modo, se pueden conocer los gastos diarios de un equipo y los costes más importantes del funcionamiento de la empresa. Otra forma de limitar las desventajas del presupuesto es tener políticas claras sobre los gastos. En lugar de incentivar a los empleados para que gasten todo su presupuesto, intente idear un sistema en el que gasten lo que necesitan. Esto puede ayudar a su empresa a recortar gastos y, al mismo tiempo, dar a los departamentos la financiación que necesitan.

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Tipos de desventajas de la presupuestación

A continuación te presentamos varias desventajas de la presupuestación y consejos para manejarlas:

Determinación del proceso adecuado

Hay muchas formas diferentes de crear un presupuesto, lo que supone un reto potencial cuando llega el momento de decidir cómo asignar los fondos. Elegir el proceso adecuado es una parte integral para asegurarse de que su presupuesto funciona para su empresa. Es posible que tenga que probar varios métodos antes de encontrar el proceso adecuado. Investigue un poco antes de elegir un método para tener más posibilidades de encontrar el método correcto a la primera.

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Sentirse limitado

Una vez hecho el presupuesto, sus departamentos deben gastar dentro de él. Esto puede hacer que la gente se sienta limitada. Supere este obstáculo dejando un margen de maniobra en su presupuesto. Esto puede ayudarle a tener en cuenta ciertas situaciones en las que un departamento puede necesitar más fondos de los que había previsto inicialmente. Del mismo modo, a la hora de elaborar su presupuesto, sea realista sobre la cantidad de dinero que va a necesitar cada departamento.

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Gastar más de lo necesario

Por supuesto, si tienes un presupuesto amplio, algunos departamentos pueden sentir que necesitan gastar todo el dinero que les has asignado. Esto puede llevar a un gasto excesivo a lo largo del tiempo y hacer que se inflen los presupuestos futuros. En lugar de aplicar una política de «úsalo o piérdelo», deja claro que cada vez que hagas un nuevo presupuesto, tendrás en cuenta las necesidades actuales de tu equipo y no las tendencias históricas. Esto puede ayudar a garantizar que la gente sólo gaste lo que necesita, en lugar de gastar más para asegurar que su presupuesto siga siendo grande.

Encontrar el tiempo para ello

Elaborar un presupuesto puede llevar mucho tiempo. Tienes que asegurarte de que tienes en cuenta todos los aspectos de los gastos de cada uno de tus equipos. También tendrá que tener en cuenta aspectos como los próximos proyectos, las necesidades de personal, los posibles ascensos o bonificaciones, los gastos de viaje y cualquier otro aspecto que pueda fluctuar a lo largo del ciclo presupuestario. Dado que este proceso requiere mucho tiempo, asegúrese de dedicar suficiente tiempo a la elaboración del presupuesto. Su empresa puede incluso querer contratar a un contratista o empleado que pueda dedicar todo su tiempo a la creación de presupuestos.

Tomar las decisiones correctas

A menudo, sólo unas pocas personas se encargan de elaborar el presupuesto de la empresa. Aunque puede ser un reto involucrar a todo el mundo, es importante recabar la opinión de los empleados para tomar decisiones eficaces. Asimismo, la revisión del presupuesto permite a su equipo realizar cualquier cambio basado en la evolución de las necesidades o los patrones de gasto. Tomar las decisiones correctas para su presupuesto puede ser un reto, por lo que es importante que su presupuesto sea un proyecto continuo en lugar de un plan único.

Impacto en la forma en que se sienten los empleados

Cuando un departamento recibe más fondos que el otro, esto puede afectar a la forma en que los empleados se sienten sobre cómo los valora la dirección. Aunque hay muchos factores que intervienen en un presupuesto, algunos empleados pueden sentir que este proceso implica política de oficina. Por eso es tan importante asegurarse de que no se hace un presupuesto basado en el favoritismo. En su lugar, evalúe realmente lo que necesita cada equipo durante un periodo de tiempo concreto. Esté abierto a los comentarios y trate de ser lo más transparente posible en su proceso de toma de decisiones.

11. Pasar por alto factores importantes

Al crear un presupuesto, es posible que te centres principalmente en lo que va a hacer que tu empresa sea más rentable. Aunque esto es importante, hay otros factores que debe tener en cuenta al crear un presupuesto. Por ejemplo, su presupuesto puede tener un impacto significativo en la satisfacción de los empleados. Cuando los empleados sienten que sus recursos en el trabajo son limitados, esto podría conducir a altas tasas de rotación de personal en su empresa, lo que en última instancia puede conducir a un mayor gasto para encontrar nuevos empleados. Si tiene en cuenta más factores que el mero beneficio, es posible que acabe aumentando sus beneficios.

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Hacer que los empleados de alto nivel hagan toda la planificación

Mientras que los empleados de alto nivel pueden tener la experiencia adecuada para planificar un presupuesto, puede que no conozcan las necesidades diarias de los empleados de bajo nivel. Esto puede llevar a una presupuestación inexacta o a que los empleados de bajo nivel se sientan ignorados. Puede limitar este problema pidiendo a varios empleados de bajo nivel que participen en el proceso de planificación. Conozca lo que está en su lista de deseos o lo que haría su trabajo más eficaz. Al incluir a los empleados de todos los niveles, puede crear presupuestos más realistas y útiles.