Desviación de costes: Definición, Fórmula y Ejemplos

El seguimiento de la desviación de costes puede ayudar a los gestores de proyectos y a los operadores de empresas a hacer un seguimiento de sus presupuestos en comparación con los costes reales. El seguimiento de la desviación de costes también puede ayudar a los gestores a planificar estrategias de reducción de costes, además de evitar que se gasten más o menos de la cuenta en sus proyectos.

En este artículo, hablaremos de lo que es la desviación de costes, la desviación negativa frente a la positiva, quién utiliza las desviaciones, por qué son importantes, la fórmula de la desviación de costes y daremos ejemplos de desviación de costes.

¿Qué es la desviación de costes?

La desviación de costes es la diferencia entre el importe presupuestado para un trabajo y el importe gastado para terminarlo. La desviación de costes es la diferencia entre el coste presupuestado del trabajo realizado (BCWP) y el coste real del trabajo realizado (ACWP). Es un método para medir el rendimiento financiero de una partida de costes, un proyecto o cualquier presupuesto. La desviación de costes se utiliza en muchos sectores, desde la elaboración de informes hasta las previsiones, para alcanzar diversos objetivos. He aquí algunos ejemplos de desviación de costes relacionados con gastos específicos:

  • Desviación directa del precio de los materiales
  • Variación de la tarifa laboral
  • Variación de los gastos generales variables
  • Variación de los gastos generales fijos
  • Desviación del precio de compra
  • Desviación puntual
  • Variación de costes acumulada

Los gestores de proyectos suelen utilizar la desviación de costes para conocer la situación de sus costes reales en comparación con su presupuesto. Utilizan la desviación de costes para realizar ajustes financieros a lo largo de la duración del proyecto. Los contables de costes también utilizan la desviación de costes para seguir, investigar e informar de las razones de una desviación. Suelen entregar estos informes a la dirección junto con sugerencias de cambios futuros para reducir o aumentar la magnitud de la desviación en el futuro.

Relacionado: Cálculo del coste estándar: Definición y funcionamiento

Desviaciones negativas frente a las positivas

Las desviaciones de costes son negativas, positivas o nulas. Una desviación de costes negativa se produce cuando se gasta de más y se supera el presupuesto. Una desviación de costes positiva se produce cuando se gasta menos de lo previsto y se queda por debajo del presupuesto. Una desviación de costes cero es cuando la cantidad que se gasta coincide exactamente con el presupuesto. Las desviaciones de costes negativas pueden indicar que una empresa está gastando más de la cuenta y si la empresa tiene suficientes fondos sobrantes para cubrir sus gastos excesivos. Las desviaciones de costes positivas pueden indicar tanto actividades efectivas como no efectivas, y las desviaciones de costes cero son ideales.

Hay dos razones típicas para que la desviación de costes fluctúe positiva o negativamente en lugar de resultar cero. Una de las razones de las diferencias en la desviación de costes puede deberse a sobreestimaciones o subestimaciones sobre un resultado específico. Otra razón por la que la desviación de costes puede fluctuar puede provenir de factores externos ajenos a la organización, como las transiciones del mercado. Entre las causas de las desviaciones inesperadas de los costes se encuentran las siguientes

  • Costes de mano de obra directa: Los costes directos de la mano de obra pueden cambiar inesperadamente a causa de los problemas de producción, las transiciones en el empleo y otros factores internos.

  • Costes directos del producto: Los costes directos del producto pueden cambiar inesperadamente debido a daños en el producto, retrasos en la manipulación, escasez de un artículo en la industria o aumento de los gastos de envío.

  • Gastos generales: Los gastos generales, como el seguro, el alquiler, los salarios y los impuestos, rara vez cambian de forma inesperada; sin embargo, es necesario hacer un seguimiento de los mismos a lo largo del proyecto en caso de que estos gastos cambien inesperadamente.

Relacionado: Métodos de control de costes: Definiciones y ejemplos

¿Qué importancia tiene la desviación de costes?

La variación de costes es importante porque le permite seguir la progresión financiera de su proyecto. Es un indicador de lo bien que controla y mitiga los posibles riesgos y de lo bien que analiza los datos relacionados con el proyecto. También puede evaluar su desviación de costes para hacer comparaciones entre el presupuesto y el coste real a lo largo de un proyecto que su equipo complete, lo que le dará la oportunidad de realizar mejoras en sus planteamientos presupuestarios que se ajusten a sus objetivos. Otro aspecto útil es que puede utilizar datos históricos de proyectos similares para crear una proyección más precisa del presupuesto.

Relacionado: Control de costes: Su importancia, retos y funciones

Fórmula de desviación de costes

La fórmula de la desviación de costes es

Desviación de costes = coste presupuestado del trabajo realizado (CPT) – coste real del trabajo realizado (CPT)

A veces se utiliza el término valor ganado en lugar del coste presupuestado del trabajo realizado y el término coste real en lugar del coste real del trabajo realizado. Así, la fórmula puede tener el siguiente aspecto:

Desviación de costes = valor ganado – coste real

También se puede calcular la desviación de costes en forma de porcentaje, lo que es bastante habitual dependiendo de cómo se quiera presentar la información. Para expresarla en forma de porcentaje, se utilizaría esta fórmula:

Variación de costes % = (valor ganado – coste real) / valor ganado

Relacionado: Guía completa de la desviación de eficiencia (con ejemplos)

Ejemplos de desviación de costes

Estos son algunos ejemplos de variación de costes:

Ejemplo 1

Su ordenador tiene un problema, así que lo lleva a un taller de reparación. El técnico inspecciona tu ordenador y te da un presupuesto de 500 dólares para arreglar el problema. Al cabo de unos días vuelves al taller a recoger el ordenador y descubres que, en lugar de reparar una de las piezas, han tenido que sustituirla por otra nueva. Así que la factura acaba siendo de 600 dólares, 100 dólares más de lo que pensabas. En este caso, el valor ganado es de 500 dólares y el coste real es de 600 dólares.

La desviación de costes se calcularía así:

Desviación de costes = 500 dólares – 600 dólares

Desviación de costes = -100 dólares

Si quiere expresar la desviación de costes en forma de porcentaje, la calcularía así

Desviación de costes % = ($500 – $600) / $500

Desviación de costes % = -100$ / 500$

Desviación de costes % = -20%.

Ejemplo 2

Usted es un director de proyecto y tiene 12 meses para completar un proyecto con un presupuesto de 50.000 dólares. Después de seis meses, ha gastado 30.000 dólares, pero sólo se ha completado el 40% del proyecto. Utiliza la fórmula de la desviación de costes para saber si está por encima o por debajo del presupuesto en este momento. El coste real es de 30.000 dólares y el valor ganado es el 40% de 50.000 dólares o 20.000 dólares.

La desviación de costes se calcularía así:

Desviación de costes = 20.000 $ – 30.000 $.

Desviación de costes = -10.000 $.

Así que en este punto, con el 40% del proyecto completado, está por encima del presupuesto en 10.000 dólares.