¿Qué es la desviación del gasto? (y cómo calcularla)

El objetivo de los contables es garantizar que sus clientes se ajusten a sus presupuestos y obtengan beneficios con sus métodos empresariales actuales. Los contables determinan si los patrones de gasto de una empresa son rentables midiendo la desviación de los gastos. Para ayudar a sus clientes a comprender su situación financiera, debe comprender cómo se calculan las desviaciones de los gastos.

En este artículo, definimos la desviación del gasto en contabilidad, describimos cómo calcular la desviación de los gastos de su cliente y proporcionamos ejemplos de desviaciones positivas y negativas.

Cálculo de costes estándar: Definición y funcionamiento

¿Qué es la desviación del gasto?

Existe una diferencia entre lo que alguien pagó realmente por algo, llamado coste real, y lo que pensaba que costaría, llamado coste previsto, lo que se denomina desviación de gastos. La desviación de costes de una empresa le indica si su empresa funciona de forma eficiente o si sus normas de presupuestación y estimación son precisas. Esto le da a usted y a sus clientes la oportunidad de reevaluar los costes de producción y la cantidad de dinero que gastan para operar.

Existen muchas variantes para calcular la desviación del gasto para diferentes tipos de gastos, pero la fórmula básica para este cálculo es:

Coste real – coste previsto = desviación del gasto

Relacionado: 7 tipos de análisis financiero (con definición y ejemplos)

¿Para qué gastos se puede calcular la desviación del gasto?

El cálculo de la desviación del gasto es relativamente fácil de aplicar a muchos de los gastos en los que puede incurrir su cliente durante la explotación de su negocio. A continuación, le mostramos algunos de los tipos de gastos más comunes para los que puede calcular la desviación del gasto:

Gastos generales variables

Los gastos generales variables se refieren al conjunto de gastos en los que se incurre para el funcionamiento de una empresa, pero que no están relacionados con los productos y servicios que ésta ofrece. Puede calcular la varianza de los gastos generales variables para su cliente con el fin de mostrarle el coste de los gastos generales según las horas de trabajo que sus empleados o equipos realizan para completar las operaciones generales. La fórmula para calcular los gastos generales variables es

(Tasa de gastos generales variables real – tasa de gastos generales variables prevista) x horas trabajadas = desviación de gastos generales variables

Gastos generales fijos

Los gastos generales fijos son los gastos de funcionamiento sin la variable de las horas de trabajo. Esta cifra fija incluye los gastos que se producen regularmente, como los costes de alquiler de un edificio o los salarios de los empleados de una empresa. Puede determinar si su cliente entiende a qué se destinan sus gastos regularmente y cómo puede crear más desviaciones positivas utilizando esta fórmula de desviación de gastos generales fijos:

Coste de los gastos generales fijos real – coste de los gastos generales fijos previsto = desviación de los gastos generales fijos

Gastos administrativos

Las partidas incluidas en los gastos generales administrativos incluyen el coste de los impuestos, el material de oficina y otras actividades administrativas que ayudan al funcionamiento de una empresa. Calcular la varianza de los gastos generales administrativos es importante para ajustar el gasto administrativo y garantizar que se destina la cantidad correcta de dinero a estos importantes gastos de funcionamiento. Normalmente, se puede utilizar la fórmula básica de desviación del gasto para cada partida dentro de los gastos generales administrativos para determinar sus desviaciones de gasto individuales.

Precio de compra

La desviación del gasto del precio de compra tiene en cuenta los costes reales y previstos de los materiales directos, que son los materiales utilizados para crear los productos o prestar los servicios que vende la empresa de su cliente. Es fundamental que su cliente conozca la desviación del gasto del precio de compra para que pueda ahorrar la mayor cantidad de dinero en materiales directos y obtener un mayor beneficio. Calcule la desviación del gasto del precio de compra con la siguiente fórmula:

(Precio real por material – precio esperado por material) x número de materiales comprados = desviación del precio de compra

Tasa de mano de obra

Otro gasto para muchas empresas es el de la tasa de contratación de mano de obra para crear los productos o completar los servicios para que su empresa cliente los venda. Conocer la variación del gasto de las tarifas de mano de obra permite a tu cliente determinar si puede negociar mejores tarifas o ajustar su producción para maximizar el beneficio de su empresa. Utilice esta fórmula para calcular la desviación del gasto en tarifas de mano de obra de su cliente:

(Tasa de mano de obra real – tasa de mano de obra esperada) x número de horas trabajadas = variación del gasto de la tasa de mano de obra

Relacionado: ¿Qué es la contabilidad de costes?

Cómo calcular la desviación del gasto

Para ayudarle a calcular la varianza de los gastos de su cliente' considere los siguientes pasos:

1. Determine qué gastos está calculando

El primer paso para calcular la desviación del gasto es determinar qué gastos de su cliente quiere revisar. Dado que las fórmulas para cada tipo de gasto pueden variar ligeramente, es importante saber desde el principio para qué gastos quiere calcular la desviación del gasto. Piense en la información que desea obtener del cálculo de la desviación del gasto y busque los detalles de esos gastos para ayudarle a hacer sus cálculos.

2. Definir el coste real

Después de decidir para qué tipo de gastos quiere calcular la desviación del gasto, defina el coste real de esos gastos, o el importe que su cliente pagó por un artículo o servicio. Este importe puede ser para el gasto total o para una sola unidad del gasto, como la tarifa del trabajo por hora o el precio de un artículo. Normalmente, puede encontrar esta información en los registros financieros de su cliente y utilizarla para empezar a calcular la desviación del gasto.

3. Definir el coste previsto

El coste esperado es la cantidad que su cliente esperaba pagar por un artículo o servicio, lo que puede significar que presupuestó o estimó una cantidad específica de dinero. Al igual que el coste real, el coste previsto puede corresponder al gasto total de varios artículos o servicios o a una sola unidad. Para encontrar el coste previsto, hable con su cliente y busque en sus registros financieros y presupuestos para determinar cuánto pensaba que le costaría un artículo o servicio.

4. Averigüe cualquier variable adicional

Algunos tipos de gastos requieren variables en sus cálculos de desviación de gastos para ayudarle a obtener una imagen más completa de la diferencia de costes entre lo que su cliente esperaba y lo que realmente pagó. Estas variables pueden ser detalles como el número de horas trabajadas, como en el caso del cálculo de la desviación del gasto de la mano de obra, o el número de artículos comprados, como en el caso de la desviación del gasto del precio de compra. Considere el tipo de gasto que está revisando para decidir si necesita incluir variables adicionales en sus cálculos.

5. Realice el cálculo del gasto elegido

Utilizando la fórmula de desviación del gasto específica para el gasto elegido, calcule la diferencia entre el coste real y el coste previsto de los servicios o artículos. Si el resultado es un número positivo, entonces su cliente se está quedando por debajo del presupuesto y está pagando menos de lo que esperaba, mientras que un número negativo significa que tal vez quiera reconsiderar cómo está gastando su dinero. Con esta información, puede ayudar a su cliente a tomar buenas decisiones con el dinero de su empresa y maximizar sus beneficios.

Relacionado: Cómo encontrar un presupuesto flexible: 6 Pasos (Con Ejemplo)

Ejemplos de variación del gasto

Los siguientes ejemplos de desviación del gasto pueden ayudarle a entender cómo aplicar la desviación del gasto en beneficio de su empresa cliente:

Ejemplo 1

Su cliente hace un presupuesto para el alquiler, los servicios públicos y las renovaciones de su edificio de oficinas. El presupuesto total, o el coste previsto, para estas partidas es de 58.000 dólares para el año. Al final del año, el coste real de estas partidas es de 56.000 dólares. Utilizando el siguiente cálculo y la fórmula de la desviación de gastos generales fijos, se calcula la desviación de gastos:

$58,000 – $56,000 = $2,000

Ejemplo 2

Durante la temporada alta, su cliente contrata empleados adicionales en la fábrica para acelerar la producción. Esperan que los empleados cuesten 15 dólares por hora y presupuestan esta cifra, pero cuando finalmente contratan a los empleados para que trabajen 40 horas a la semana durante ocho semanas, el coste real de su paga es de 18 dólares por hora. Se determina la desviación del gasto utilizando la fórmula de la desviación del gasto del precio de compra así:

($15 – $18) x 320 = -$960

Ejemplo 3

Al final del año fiscal de su cliente, usted revisa los costes administrativos en los que ha incurrido por la compra de nuevos equipos de oficina. Al mirar su presupuesto, ves que esperaban que una nueva impresora costara 500 dólares, una nueva fotocopiadora 400 dólares y un conjunto de ordenadores nuevos 2.000 dólares. El coste real de la impresora fue de 600 dólares, el de la fotocopiadora de 300 dólares y el de los ordenadores de 2.500 dólares. Con la fórmula de desviación de gastos generales administrativos, determina aquí su desviación de gastos:

500$ – 600$ = -100$ para la impresora

400 $ – 300 $ = 100 $ para la copiadora

2.000 $ – 2.500 $ = -500 $ para los ordenadores