¿Qué son las acumulaciones mensuales? Definición y ejemplos

El registro de las provisiones de fin de mes puede ser una función importante de la contabilidad de una empresa. Entender cómo se registran los devengos mensuales puede ayudarle a comprender los procedimientos contables de la empresa.

En este artículo, explicamos qué son los devengos mensuales, describimos la diferencia entre los gastos devengados y los ingresos devengados, resumimos quién puede registrar los devengos mensuales, describimos las ventajas de registrar los devengos y enumeramos cómo registrar los devengos mensuales.

¿Qué es el devengo mensual?

Un contable o tenedor de libros puede revisar los devengos mensuales de una empresa y registrarlos para mantener una documentación financiera adecuada. Una empresa contable debe recibir o pagar sus devengos mensuales antes de emitir los estados financieros.

Las empresas que hacen un seguimiento de los devengos mensuales pueden utilizar la contabilidad de devengo, que puede ser un método contable útil para algunas empresas. La contabilidad de devengo registra los gastos y los beneficios en el momento de la transacción y no en el momento del pago.

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¿Cuál es la diferencia entre gastos devengados e ingresos devengados?

Los gastos devengados se anotan en el registro financiero de una empresa antes de que ésta los haya pagado. Como se trata de gastos pendientes que aún no se han pagado, pueden figurar como pasivos en los registros financieros hasta que la empresa pague los gastos devengados. Por ejemplo, los sueldos de los empleados pueden ser un gasto devengado para una empresa si ésta ha registrado el gasto de los sueldos de un mes pero aún no ha enviado los cheques de pago. Los gastos devengados por los que se ha recibido una factura se conocen como cuentas por pagar.

Los ingresos acumulados son los beneficios que una empresa gana pero que aún no ha recibido. Las empresas del sector de los servicios, como las de fontanería, suelen tener ingresos devengados por los servicios que prestan y facturan pero que aún no han recibido el pago del cliente. Una empresa puede contabilizar los ingresos devengados como ingresos porque espera que le paguen por los servicios que presta.

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¿Quién puede registrar los devengos mensuales?

Hay dos tipos comunes de contabilidad, la de caja y la de devengo, que se basan en el momento en que se registran los beneficios y los gastos. Con la contabilidad de caja, se pueden registrar los gastos y los beneficios cuando se reciben en lugar de cuando se producen.

En Estados Unidos, las empresas que cotizan en bolsa deben utilizar la contabilidad por el principio de devengo. Además, el Servicio de Impuestos Internos exige que toda empresa que obtenga 25 millones de dólares o más de ingresos brutos al año utilice la contabilidad por el principio de devengo.

Por este motivo, la mayoría de las empresas más grandes registran periodos de devengo mensuales, mientras que las pequeñas empresas y los particulares tienden a utilizar la contabilidad de caja. Si prevé que su empresa puede ganar 25 millones de dólares o más al año, puede ser útil adoptar la contabilidad por el principio de devengo antes de que sea necesario. Cualquiera puede utilizar la contabilidad por el principio de devengo para gestionar su negocio, pero a algunas empresas les resulta más útil que a otras.

Ventajas de registrar los devengos mensuales

A continuación se exponen algunas de las ventajas de elegir la contabilidad de devengo frente a la de caja para una empresa:

  • Haga un seguimiento de los beneficios: Puede ser más fácil hacer un seguimiento de los beneficios mensuales para las empresas con una contabilidad basada en el devengo.
  • Controle el rendimiento: El registro de las acumulaciones mensuales puede facilitar el seguimiento de los resultados generales de una empresa.
  • Identifique las tendencias: El seguimiento de los beneficios y el rendimiento con periodos de devengo mensuales puede ofrecerle información sobre las tendencias de su negocio.
  • Mayor precisión: La contabilidad en valores devengados suele ser más precisa para mostrar el flujo de caja de una empresa que la contabilidad en valores de caja.
  • Preferencia de los prestamistas' y de los inversores': Por lo general, los inversores y los prestamistas prefieren ver los devengos porque pueden darles una visión más clara del estado financiero de una empresa.

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Cómo registrar los devengos mensuales

Los profesionales de las finanzas suelen registrar los devengos mensuales en un documento conocido como diario de devengos. Este diario puede tener entradas para gastos e ingresos.

1. Elegir un programa de contabilidad

Un software de contabilidad puede ayudar a controlar las finanzas de una empresa y a mantener registros financieros precisos. Estos son algunos ejemplos de software de contabilidad que puede utilizar para registrar los devengos mensuales:

  • Intuit Quickbooks: Este es un software de contabilidad popular porque es fácil de escalar a medida que el negocio crece.
  • Contabilidad por ondas: Wave es fácil de presupuestar, con herramientas específicas de devengo que le ayudan a hacer un seguimiento de las finanzas de un negocio.
  • Xero: Este software basado en la nube puede crear automáticamente asientos basados en el devengo para facilitar la contabilidad basada en el devengo para una empresa.

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2. Incurrir en gastos y beneficios

Una empresa que utiliza una contabilidad basada en el devengo puede registrar los ingresos o los gastos cuando se producen. Para incurrir en un gasto, una empresa puede tener una deuda pero aún no haber recibido una factura. O para incurrir en beneficios, una empresa puede realizar un servicio pero aún no haber facturado a un cliente.

Por ejemplo, si un negocio vende cerámica, incurrirá en beneficios cuando un cliente pague por un artículo. Sin embargo, si un cliente paga con tarjeta de crédito, es posible que el negocio no reciba el dinero del pago hasta tres días después.

He aquí cómo podría ser un diario de devengo para el negocio de la cerámica:

Devengo de junio para el negocio de la cerámica** Fecha**Item** Cantidades**Cuenta** Notas**Débito** Crédito**6/1/2021Alquiler$2.000PasivoAlquiler para junioX
6/3/2021Pago de un préstamo de 1.000 $PasivoPago de un préstamo de empresaX
6/7/2021Ventas$600ActivosVentas de lotería para el 6/1-6/7
X6/12/2021Reparación$1.000Los pasivosReparación del hornoX
14/6/2021Ventas$4.000ActivosVentas de lotería para el 8-6-14
X6/21/2021Ventas$5.000ActivosVentas de la lotería para el 15/6-6/28
X6/30/2021Ventas$500ActivosVentas de lotería para el 28-6-30 de junio
XEn este escenario, las obligaciones por el alquiler, el pago del préstamo y la reparación del horno se consideran gastos devengados porque el propietario de la tienda aún no ha recibido las facturas de ninguna de estas obligaciones. Una vez que el propietario reciba las facturas, se considerarán gastos a pagar.

3. Pagar los gastos o recibir los beneficios

Una vez que haya registrado sus devengos, puede pagar la cantidad registrada para los gastos o recibir los beneficios. Cuando una empresa paga un gasto, puede eliminarlo de la sección del pasivo de sus estados financieros.