Preguntas y respuestas: ¿Qué es un diagrama de flujo?

Un organigrama puede facilitar la interpretación de los procesos. Dependiendo de sus necesidades, hay varios organigramas que puede utilizar en el lugar de trabajo. Aprender los tipos de diagramas de flujo y cómo crear uno puede ayudarle a mostrar su información con éxito. En este artículo, explicaremos qué es un diagrama de flujo, discutiremos los diferentes tipos y demostraremos cómo crear uno;

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¿Qué es un organigrama?

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso concreto. Puede utilizar un diagrama de flujo para describir cada paso de un proceso mediante el uso de símbolos y una breve descripción. Mediante el uso de flechas, puede conectar los símbolos y representar una secuencia de pasos;

Algunos de los símbolos más comunes utilizados en un organigrama son:

  • Oval: Indica el inicio de un proceso
  • Rectángulo: Representa un paso normal en el proceso
  • Diamante: Muestra una rama en el flujo
  • Círculo: Indica un salto en el flujo del proceso
  • Paralelogramo: Demuestra la entrada o salida de datos

Cuándo utilizar un organigrama

Puede utilizar los organigramas por múltiples razones, entre ellas:

Gestión de proyectos

El uso de un diagrama de flujo permite esbozar los detalles y requisitos del proyecto de una manera fácil de entender. En lugar de utilizar documentos extensos, un diagrama de flujo puede ayudarle a mostrar procesos que ilustren claramente lo que sucede cuando, quién hace qué y los resultados esperados de cada paso. Puede utilizar diagramas de flujo interfuncionales para crear un diagrama del proyecto que le ayude a seguir cada paso del proceso;

Diseño y desarrollo de productos

Con un diagrama de flujo se puede representar exactamente cómo funciona un producto, incluyendo su diseño y desarrollo. Según el tipo de producto, un diagrama de flujo para el diseño de un producto puede ser sencillo o muy complejo. El objetivo final es ilustrar el diseño del producto, así como planificar múltiples iteraciones;

Documentación relacionada con el proceso

Los organigramas le permiten planificar los distintos pasos de un proceso y pueden facilitar y agilizar su comprensión.

Gestión de datos

Puede utilizar diagramas de flujo para capturar, gestionar, analizar y compartir datos. También puede crear procesos estandarizados para determinar la diferencia entre conjuntos de datos. Los organigramas pueden ayudar a visualizar los datos para tomar decisiones más eficaces.

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Tipos de organigramas

Hay tres tipos comunes de organigramas que puede utilizar en el lugar de trabajo:

Diagrama de flujo del proceso

También puedes referirte a un diagrama de flujo de procesos como diagrama de flujo de procesos, diagrama de flujo esquemático, diagrama de flujo descendente, diagrama de flujo de sistemas o diagrama de sistemas. Utilice un diagrama de flujo de procesos para mostrar las relaciones entre las funciones principales. Este diagrama puede esbozar o documentar un nuevo proceso o mejorar uno antiguo. Los diagramas de flujo de procesos pueden ser sencillos o complejos, según el tipo de proceso que deba ilustrar;

1. Diagrama del flujo de trabajo

Un diagrama de flujo de trabajo muestra cada paso de un proceso desde el principio hasta el final, junto con la responsabilidad de todas las personas implicadas. El objetivo de crear un diagrama de flujo de trabajo es analizar un proceso, estandarizarlo e identificar cualquier área de mejora;

Puede utilizar un diagrama de flujo de trabajo en la mayoría de los sectores, como la fabricación, la sanidad, las finanzas y las agencias gubernamentales. Para crear un diagrama de flujo de trabajo, debe decidir si el proceso es “tal como está” o “por ser” Un diagrama “tal como está” mostrará cómo funciona un proceso actualmente, mientras que un diagrama “por ser” mostrará cómo quiere que sea el proceso en el futuro 

Diagrama de flujo de datos

Un diagrama de flujo de datos es un tipo de diagrama de flujo que traza el flujo de información para un proceso específico. Los diagramas de flujo de datos pueden ser simples ilustraciones dibujadas a mano o profundas visualizaciones de varios niveles creadas con un programa informático;

Los diagramas de flujo de datos suelen utilizar un sistema de niveles del cero al tres (algunos van más allá del tres si es necesario). Los niveles son: 

  • Nivel 0: Resume todo el proceso que debe analizar. Puede pensar en un Nivel 0 como una instantánea del sistema o proceso.

  • Nivel 1: Proporciona más detalles sobre el proceso y describe las funciones y subprocesos clave;

  • Nivel 2: Profundiza aún más y proporciona más detalles sobre las diferentes funciones dentro de un sistema;

  • Nivel 3: Funciona mejor para detalles más complejos;

Los diagramas de flujo de datos son útiles para el análisis empresarial, la ingeniería de software, la reingeniería de procesos, las estructuras de sistemas y el desarrollo de sistemas.

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Cómo crear un diagrama de flujo

Puedes crear un organigrama siguiendo estos cuatro pasos:

1. Enumerar todas las tareas

Identifique las tareas que planea diagramar. si está creando un diagrama de flujo que representará una línea de tiempo, asegúrese de asignar plazos a cada una de las tareas para poder crear una visualización cronológica;

2. Organiza las tareas

El siguiente paso es crear el diagrama de flujo dibujando un óvalo, que es el punto inicial del diagrama. A continuación, ilustre todos los pasos posteriores uno por uno. Represente los puntos de acción y decisión uniendo estas tareas y acciones con flechas. Etiquete cada punto de decisión y termine su diagrama de flujo con otro óvalo.

3. Revisa el organigrama

Una vez que hayas terminado el organigrama, revisa todo para asegurarte de que has incluido toda la información;

4. Identificar las áreas de mejora

Evalúa tu organigrama. Comprueba si algún paso es redundante o innecesario. Identifica cualquier cosa que pueda parecer complicada y que puedas simplificar. Compruebe si hay cuellos de botella en el proceso e intente minimizarlos para que la eficiencia del proceso mejore;

Al utilizar un diagrama de flujo, puede mostrar información durante una presentación o reunión para que la información sea más fácil de entender. Cuando tenga que mostrar una línea de tiempo o un proceso, puede utilizar un diagrama de flujo para mostrar los plazos y los datos con precisión.

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