Cómo crear un diagrama de procesos empresariales

El uso de un diagrama de procesos de negocio es una excelente herramienta visual para cualquier empresa. Proporciona una descripción sencilla de los pasos de un proceso, así como una visualización limpia. Debe recopilar la información pertinente para crear su propio diagrama.

En este artículo, explicamos qué es un diagrama de procesos de negocio, las ventajas de crear un diagrama de procesos de negocio y cómo crear uno.

¿Qué es un diagrama de procesos empresariales?

Un diagrama de procesos de negocio es un mapa de procedimientos que muestra las fases individuales de un procedimiento mediante flechas y otros símbolos. Las flechas y otros símbolos se utilizan para representar la dirección del procedimiento. Un diagrama de procesos de negocio suele utilizarse con fines administrativos y ofrece una hoja de ruta hacia el éxito.

Los diagramas de procesos de negocio tienen en cuenta las alternativas y elecciones posibles en cada paso del mapa. Por ejemplo, un diagrama puede tener dos rutas con “sí” o “no” como respuesta. Según la elección del usuario, éste sigue una determinada ruta en el diagrama. Estos diagramas explican de forma concisa el proceso de pensamiento de una empresa o el enfoque de un determinado trabajo. Es una herramienta útil para los empleados que necesitan orientación o para las personas ajenas a la empresa que tienen curiosidad por saber cómo funciona el negocio.

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Componentes de un diagrama de procesos empresariales

Al construir un diagrama de procesos de negocio se crea un mapa con varios símbolos y diseño. Se adapta el surtido común de formas y símbolos o se hace uno propio para utilizarlo.

A continuación se indican las formas y los símbolos habituales que se utilizan en un diagrama de procesos empresariales y su significado:

  • Círculo: Representa los acontecimientos
  • Plaza: Representa actividades
  • Flecha sólida: Representa las transferencias de tareas
  • Flecha punteada: Representar los mensajes

Ventajas de crear un diagrama de procesos empresariales

Crear un diagrama de procesos de negocio tiene muchas ventajas. Un diagrama de procesos de negocio simplifica la información de los procedimientos centrándose en los pasos más valiosos de un proceso. A continuación se presentan otras ventajas de un diagrama de procesos de negocio y por qué su empresa podría crear uno:

Fomenta una mentalidad mutua

Un diagrama de procesos empresariales proporciona una base para la empresa y los empleados. Como resultado, todos los miembros de la empresa se refieren a la misma información. Esta fuente de información coherente anima a los empleados a tener un enfoque similar de la empresa. Una mentalidad mutua evita desacuerdos, malentendidos y una amplia gama de opiniones porque las normas ya están establecidas.

Simplifica los temas complejos

Los diagramas de procesos empresariales se centran en la información más importante y omiten los detalles innecesarios. Este enfoque evita la confusión y ayuda a las personas a entender la información utilizando un lenguaje común.

Proporcionan una referencia

Es muy útil tener una representación visual de un plan de negocio. Cuando está a la vista, un diagrama del proceso empresarial sirve de motivación y de referencia rápida. Por ejemplo, si un empleado no está seguro de cuál es el siguiente paso, puede consultar rápidamente el diagrama para confirmarlo.

Documenta el progreso

Un diagrama de procesos empresariales es una gran herramienta para documentar el proceso de un proyecto. Los pasos esbozados ayudan a los empleados a ver en qué punto se encuentran con el progreso y lo cerca que están de alcanzar los objetivos.

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Cómo crear un diagrama de procesos empresariales

Aquí hay varios pasos a tener en cuenta a la hora de crear un diagrama de procesos de negocio:

1. Haga una lluvia de ideas con un equipo

Anote los pensamientos e ideas suyas y de sus empleados. Piensa en cómo integrarlas en un diagrama. El brainstorming es una actividad muy libre, por lo que hay que dar la bienvenida a las discusiones no planificadas y a muchas preguntas. En las reuniones de brainstorming, fomenta el pensamiento innovador y considera todas las ideas.

2. Reunir información sobre el proyecto

Adquirir información es esencial para realizar un diagrama de procesos empresariales con conocimiento de causa. Cuanta más información tenga, mejor reflejará su diagrama el proyecto.

3. Lista de palabras clave de los pasos

La recopilación de palabras clave es un gran primer paso para hacer un diagrama de procesos de negocio. Cree palabras clave teniendo en cuenta la información inicial de la lluvia de ideas y la recopilación de información. Céntrese en palabras únicas y útiles que le recuerden las partes más valiosas de cada paso.

4. Dibujar el mapa con formas y símbolos

Dibujar el diagrama de procesos empresariales es la ayuda visual para sus datos. Dibuje el mapa a mano o utilice un programa informático para mejorar la legibilidad. Algunas empresas prefieren los mapas en una pizarra para poder cambiar fácilmente la información si es necesario. Implementa formas como círculos, cuadrados y triángulos para significar un determinado tipo de paso.

5. Analizar el flujo del diagrama

El análisis del flujo del diagrama se centra en la estructura visual del diagrama y en cómo se presenta la información. Repase el diagrama del proceso de negocio varias veces con varios empleados. Considere si es fácil de seguir y qué pasos pueden resultar confusos.

Si le resulta difícil entender una parte del diagrama, considere la posibilidad de sustituir ese componente.

6. Recibir la opinión de las partes interesadas y de los empleados

La retroalimentación es muy valiosa cuando se crea un diagrama de proceso de negocio eficaz. Fomenta las opiniones y sugerencias sinceras de las partes interesadas y de los empleados que luego se utilizan para la revisión. Dado que el diagrama de procesos empresariales es para toda la empresa, es importante tener en cuenta la perspectiva de los demás. Las opiniones adicionales proporcionan una visión de la eficacia del diagrama.

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7. Revise el diagrama para aplicar los comentarios y las ediciones

Después de recibir los comentarios, considera lo que quieres editar y cambiar del diagrama. Ninguna cantidad de cambios es incorrecta y realmente depende de su diagrama específico y su propósito. Si se toma el tiempo de mirar su diagrama unas cuantas veces más y revisarlo antes de compartirlo, podrá identificar cualquier error que se haya pasado por alto o las ediciones necesarias.

8. Compartir el diagrama con la empresa

Compartir su diagrama de procesos empresariales suele ser el paso más emocionante. Es cuando la gente empieza a utilizar su diagrama para trabajar aplicándolo directamente. Preste mucha atención a la eficacia de su diagrama y a cómo responde la gente al utilizarlo. Estas observaciones le ayudarán a mejorar su diagrama de procesos de negocio actual y a crear otros más efectivos en el futuro.

Consejos adicionales sobre cómo crear un diagrama de proceso de negocio

Tenga en cuenta los siguientes consejos a la hora de crear su diagrama de procesos empresariales:

Que sea fácilmente legible

Para utilizar un diagrama de procesos de negocio, una persona debe ser capaz de leerlo. Cuanto más fácil sea leer el diagrama, más probable será que se utilice. Su diagrama debe ser sencillo de seguir y cómodo de consultar.

9. Proporcionar la cantidad adecuada de información

Proporcionar la cantidad adecuada de información para evitar la confusión y abrumar a sus empleados. Una forma de asegurarse de esto es analizando el tiempo que tardan los demás en leer el diagrama y entender sus indicaciones.

Crear diagramas adicionales

Si crees que tienes demasiada información para un diagrama, considera la posibilidad de crear otro. Dividir la información permite prestar especial atención a cada tema. También evita sentirse presionado para incluir toda la información en un solo diagrama y disminuir potencialmente su utilidad.

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Actualice su diagrama cuando sea necesario

Es posible que adquiera nueva información que sea valiosa para incluir en el diagrama. No dude en añadir esta información y actualizar su diagrama cuando sea necesario.

Proporcionar una clave

Si utilizas muchas formas y símbolos, proporciona una clave para tu diagrama. Una clave explica el significado de cada forma y símbolo incluido en su diagrama de proceso de negocio. Esto ayuda a la gente a entender y seguir el diagrama más fácilmente.

Mantener la coherencia

Mantener la coherencia en todos sus diagramas significa ser coherente con las palabras clave, las formas y los símbolos que utiliza. Esto hace que su diagrama no sólo sea más profesional, sino también fiable debido a su enfoque uniforme.