Cómo realizar un diagrama de flujo de trabajo en 6 pasos

La diagramación del flujo de trabajo es una opción que las empresas pueden utilizar para ilustrar y hacer un seguimiento de sus procesos repetitivos. El uso de herramientas de visualización puede ayudarle a seguir físicamente el progreso en un formato paso a paso. También puede ayudarle a localizar las áreas en las que puede actualizar sus procesos para hacerlos más lógicos y obtener un mayor beneficio con el tiempo. En este artículo, analizamos qué es la diagramación de flujos de trabajo, repasamos las ventajas de utilizar esta herramienta y damos instrucciones para ayudarle a crear la suya propia.

¿Qué es la diagramación del flujo de trabajo?

Un diagrama de flujo de trabajo es una representación visual de un proceso empresarial, también conocido como flujo de trabajo. Suele crearse en forma de diagrama de flujo utilizando símbolos estandarizados para denotar cada paso de un proceso desde su inicio hasta su finalización, así como una lista de personas responsables de cada paso. Un diagrama de flujo de trabajo ofrece una visión general de un proceso empresarial mostrando cómo fluyen las tareas, las acciones o los recursos entre diferentes personas o grupos. Pueden ser la plantilla o los documentos de partida para procesos empresariales de nicho más profundos.

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¿Quién puede utilizar la diagramación del flujo de trabajo?

En un principio, las personas que se dedican a la fabricación utilizaban los diagramas de flujo de trabajo para mostrar el proceso de creación de los productos. Sin embargo, ahora muchos sectores y equipos los utilizan para ilustrar procesos repetibles. Algunas áreas que se benefician de la creación de diagramas de flujo de trabajo son:

  • Desarrollo de aplicaciones
  • Marketing de contenidos
  • Comercio electrónico
  • Educación
  • Incorporación de empleados
  • Ingeniería
  • Finanzas
  • Legal
  • Medicina
  • Militares

¿Cuáles son las ventajas de la diagramación del flujo de trabajo?

Los beneficios de la diagramación del flujo de trabajo pueden variar en función de sus procesos y expectativas particulares para el modelo. Sin embargo, algunos beneficios comunes incluyen:

  • Realizar un análisis de los flujos de trabajo
  • Encontrar áreas de mejora dentro de un proceso
  • Aumentar la eficiencia y la rentabilidad
  • Proporcionar un mejor servicio al cliente
  • Servir de guía de referencia para los empleados

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Cuándo utilizar un diagrama de flujo de trabajo

Puedes utilizar un diagrama de flujo de trabajo para comprender tres factores clave de un proceso empresarial, entre ellos:

Análisis de procesos

Puede utilizar un diagrama de flujo de trabajo para mostrar las áreas de un proceso que podrían beneficiarse de las mejoras. Estas mejoras pueden incluir:

  • Incorporación de empleados
  • Adición de materiales u otros recursos
  • Cambios en la eficiencia
  • Disminución del tiempo de producción

Instrucción del proceso

Los diagramas de flujo de trabajo pueden ofrecerte documentos visuales que puedes consultar para entender cómo se mueve un producto a través de un proceso concreto. Esto puede ser especialmente beneficioso cuando hay lagunas en el equipo, como cuando se contrata para cubrir una vacante o cuando un jugador clave está de vacaciones. Disponer de un mapa puede ayudarle a comprender dónde puede nombrar a miembros adicionales del equipo para cubrir temporalmente las funciones desocupadas y proporcionar calidad dentro del proceso.

Seguimiento y gestión

El uso de un diagrama de flujo de trabajo puede ayudarle a seguir un proceso en tiempo real. Esto puede ayudar a determinar si va a ser capaz de cumplir su plazo o si hay algún retraso dentro del sistema. También puede mostrar las áreas que pueden necesitar más atención para mejorar el personal o la eficiencia.

¿Qué significan los símbolos de un diagrama de flujo de trabajo?

Los símbolos utilizados en un diagrama de flujo de trabajo pueden tener diferentes significados según el documento, ya que hay una gran variedad de formas de representar los flujos de trabajo. Sin embargo, hay algunos símbolos tradicionales comunes en la mayoría de los diagramas de flujo de trabajo:

  • Flecha: Conecta pasos o procesos para mostrar la dirección de un flujo de trabajo

  • Círculo: Indica una conexión entre una sección de un flujo de trabajo y otra, donde se mueve a través del documento de forma no lineal

  • Diamante: Indica un paso de decisión o aprobación

  • Oval: Indica el paso inicial o final de un proceso

  • Rectángulo: Indica un proceso o acción que realiza un empleado dentro del flujo de trabajo

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¿Cuáles son los componentes de un diagrama de flujo de trabajo?

Los componentes de un diagrama de flujo de trabajo son las etapas que conforman el proceso mayor. Hay tres etapas comunes en todo diagrama de flujo de trabajo, que incluyen:

  • Aporte: Un elemento que afecta al siguiente paso del proceso y que puede incluir acciones, equipos, decisiones, información adicional o capital
  • Transformación: La conversión que tiene lugar a medida que el insumo pasa por el flujo de trabajo, como un cambio en la apariencia física, la ubicación, la propiedad o el propósito
  • Salida: La última etapa del flujo de trabajo incluye lo que ocurre después de la transformación

¿Qué herramientas se pueden utilizar para crear un diagrama de flujo de trabajo?

Normalmente puede crear un diagrama de flujo de trabajo con cualquier método que utilice tradicionalmente para crear un gráfico o dibujo visual. Hay opciones para hacerlos en el ordenador o como copias impresas. Algunos métodos habituales para crear un diagrama de flujo de trabajo son:

  • Software de diagrama de flujo
  • Pluma y papel
  • Software de gestión del flujo de trabajo

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¿Cuáles son los tipos de diagramas de flujo de trabajo?

Los diagramas de flujo de trabajo tienen una gran variedad de formas, tamaños y diseños para satisfacer sus necesidades específicas de proceso. Algunos de los más comunes que se aplican a diferentes industrias incluyen

  • Diagrama del Instituto Nacional de Normalización (ANSI): Utiliza un conjunto estándar de símbolos y lenguajes comunes para describir los diferentes pasos de un flujo de trabajo

  • Diagrama de notación de procesos empresariales (BPMN): Una forma específica de crear organigramas que utiliza símbolos más especializados, como los iconos de los relojes, para que los elementos sean más fáciles de entender para las personas de otros departamentos

  • Diagrama de flujo geográfico: Generalmente se utiliza en logística y almacenamiento para mostrar la ubicación de un objeto en un proceso en relación con los trabajadores

  • Diagrama de definición de integración (IDEF): Representación gráfica de una simulación de proceso utilizada en aplicaciones de ingeniería

  • Flujograma del proceso o diagrama de flujo del proceso: Uno de los formatos de diagrama de flujo de trabajo más sencillos que muestra un proceso cronológicamente desde la parte superior de una página hasta la inferior

  • Diagrama SIPOC: Muestra los aspectos más importantes de un flujo de trabajo en lugar del orden de los pasos dentro de un proceso y significa proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes

  • Diagrama de diseño de sistemas estructurados (SSD): Un documento orientado a los procesos que toma los procesos más grandes y complejos y los divide en funciones o módulos manejables

  • Diagrama del carril de natación: Muestra el proceso del flujo de trabajo en orden cronológico pero separado por departamentos mediante columnas

  • Diagrama de flujo del Lenguaje Unificado de Modelado (UML): Se utiliza para mostrar el orden de los pasos de un proceso y el flujo de control en una representación gráfica

Cómo crear un diagrama de flujo de trabajo

Utiliza estos pasos para aprender a crear un diagrama de flujo de trabajo para tu equipo o proceso:

1. Elija un proceso

Elige el propósito de tu diagrama. Esto le ayudará a comprender qué información debe investigar e incluir en el mapa. Algunos procesos requieren pasos más específicos, mientras que otros sólo requieren una lista de funciones y responsabilidades. Defina dónde empiezan y terminan los procesos para ayudarle a determinar qué hay entre esos dos puntos. Considere la posibilidad de dar a su diagrama un nombre claro e identificable. Esto puede ser especialmente útil si crea varios diagramas de flujo de trabajo para diferentes procesos.

2. Elige a tu público

La elección de tu público también puede ayudarte a decidir qué información es importante incluir en tu diagrama. Si el mapa está dirigido a los clientes, puedes omitir cierta información sensible sobre los detalles de la empresa. Si el diagrama es para tu equipo, puedes hacerlo más o menos detallado en función de los pasos o la información que son de conocimiento común entre tu grupo.

3. Recoger información

Reúnase con su equipo, supervisores, clientes y representantes de otros departamentos para obtener más información sobre cómo funciona realmente un proceso. Este análisis del flujo de trabajo le ayuda a obtener información sobre el proceso desde el punto de vista de otras personas para que el documento sea lo más completo posible. Al realizar esta búsqueda, tenga en cuenta puntos como:

  • Retrasos, mejoras o cuellos de botella en un proceso
  • Desviaciones dentro de un proceso
  • Personas, equipos o departamentos que se encargan de determinadas actividades o tareas
  • Tareas implicadas en cada paso de un proceso
  • Cronología de un proceso

4. Diseñar el flujo de trabajo

Diseñar el flujo de trabajo implica tomar toda la investigación realizada y poner los pasos en papel o en una pantalla utilizando los símbolos universales para mostrar cómo funciona el proceso. Puede llamar a este diagrama un "proceso tal cual" porque muestra paso a paso cómo funciona actualmente el sistema sin cambios adicionales.

5. Realiza mejoras

Examine el proceso y vea si hay lugares en los que podría hacer cambios para mejorar la comunicación, la productividad u otras áreas de un ciclo. Algunos puntos a tener en cuenta a la hora de buscar áreas de mejora son

  • Áreas de conversión a un proceso de automatización
  • Áreas con cuellos de botella
  • Áreas con aplicaciones de ahorro
  • Efectos de las actividades más importantes del proceso en el resultado final
  • Elementos que podrían causar retrasos en los plazos
  • Pasos para eliminar
  • Pasos para reestructurar o moverse dentro del proceso
  • Tiempo para completar cada paso

6. Actualiza tu documento

Después de identificar las mejoras, puede actualizar el documento con los cambios en el proceso que le gustaría probar cuando su equipo trabaje en él en el futuro. Puede llamar a esta versión del documento el "proceso por hacer" porque todavía no ha empezado a utilizarlo, pero refleja los cambios que entrarán en vigor durante el próximo ciclo.

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