¿Qué es un diario contable?

Los diarios son una de las herramientas más importantes que utilizan los contables y tenedores de libros para seguir y evaluar el estado financiero de una empresa. El seguimiento y la evaluación de la situación financiera de una empresa pueden ser cruciales para garantizar que la empresa esté preparada para los períodos de facturación, los períodos fiscales y las auditorías.

En este artículo, aprenderemos qué son los diarios contables, los tipos de diarios especializados, por qué son importantes estos libros, cómo crear un asiento y la diferencia entre los diarios contables y los libros de contabilidad.

¿Qué son los diarios contables?

Un diario contable es un registro de las transacciones financieras. Algunos contables se refieren al diario como el libro mayor original, un término que se originó cuando los contables escribían las entradas directamente en un libro mayor antes de contabilizarlas en los libros auxiliares. Los diarios contables proporcionan una relación completa de las actividades financieras de una empresa y facilitan la conciliación de cuentas y la transferencia de datos a otros registros contables.

Los asientos del diario de cuentas aparecen cronológicamente dentro del registro, pero también tiene páginas numeradas. Esto ayuda a los contables a referirse rápidamente a transacciones específicas. Por lo general, sólo unas pocas personas dentro de una organización tienen acceso a los diarios de cuentas, como el jefe de finanzas y el propietario de la empresa. Las organizaciones hacen esto para evitar crear confusión en los registros. Los contables pueden tener mucha flexibilidad en cuanto a la forma de registrar las transacciones, siempre que todos los miembros del departamento financiero utilicen el mismo sistema.

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Tipos de diarios contables especiales

Los departamentos financieros pueden utilizar diferentes tipos de diarios contables para hacer un seguimiento de elementos específicos, como por ejemplo:

  • Diario de pagos/desembolsos en efectivo: Se utiliza para registrar las transacciones relacionadas con el pago en efectivo, como la emisión de un cheque o el envío del pago a las cuentas por pagar
  • Diario de ingresos en efectivo: Se utiliza para registrar las entradas de efectivo, como el efectivo de la venta y el efectivo de las cuentas por cobrar
  • Diario general: Se utiliza para las transacciones que no encajan en otras categorías como los activos, las existencias de bienes y el ajuste de cuentas
  • Diario de devolución de compras: Se utiliza para registrar el crédito de las compras devueltas a un proveedor, como los productos defectuosos
  • Diario de compras: Se utiliza para registrar la compra de mercancías para una organización
  • Diario de ventas: Se utiliza para registrar las ventas de mercancías de una organización
  • Diario de devoluciones de ventas: Se utiliza para registrar la devolución de compras a una empresa por parte de clientes o consumidores, como por ejemplo, mercancías no deseadas

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¿Por qué utilizar un libro de contabilidad?

Un diario contable puede ser una parte esencial del registro objetivo. Ayuda a crear el libro mayor de una empresa y es una guía de referencia cuando una empresa presenta sus impuestos. Un diario contable también puede ayudarle a detectar irregularidades en sus finanzas y errores en la elaboración del presupuesto. Permite revisar las transferencias de registros y ayuda a hacer un seguimiento de los gastos excesivos y de los gastos insuficientes para evitar el exceso de fondos.

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Cómo realizar un asiento en un diario contable

Siga estos pasos para aprender a realizar un asiento contable:

1. Recoger los documentos

Reúne los documentos necesarios para ayudarte a introducir la información financiera correcta en tu diario contable. Formularios como facturas, órdenes de compra, cintas de caja y recibos contienen la información que utilizarás para rellenar tu diario contable. Considere la posibilidad de mantener estos documentos en un lugar, como una carpeta, un cajón o una caja, para que sean fáciles de localizar cuando llegue el momento de realizar los asientos del diario.

2. Analizar la información

Revise cada documento financiero para ver cómo afecta cada transacción a sus libros contables. Decida cuáles aumentan sus ganancias y disminuyen sus deudas. Elige si necesitas añadir transacciones específicas a un diario de cuentas especiales.

3. Enumerar las transacciones en orden

Enumere sus transacciones en el diario contable en orden cronológico, empezando por las más antiguas. Si está introduciendo varias entradas a la vez, considere la posibilidad de ordenar también sus documentos de transacciones y trabajar desde la parte superior de la pila hasta la parte inferior.

4. Organizar la información

Organiza la información en la página para que otros miembros de tu organización u otros profesionales financieros, como los auditores, puedan leerla. La mayoría de los diarios contables utilizan el método de doble entrada, que incluye un débito y un crédito para cada transacción. Para crear un asiento, anote la fecha de la transacción en el extremo izquierdo, seguida del título de la cuenta y la descripción. A continuación, anote el débito a la izquierda y el crédito a la derecha. Algunas empresas también pueden asignar un número de referencia a cada transacción para facilitar su localización en otros procesos financieros.

Aunque es más raro que la contabilidad doble, algunas organizaciones utilizan el proceso de contabilidad por partida única en sus diarios contables. Este tipo no requiere dos listados iguales pero opuestos y suele utilizarse para seguir los cambios en el flujo de caja o con una sola cuenta.

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Diario de cuentas vs. libro mayor

A veces la gente utiliza los términos diario de cuentas y libro mayor indistintamente. Sin embargo, los dos difieren en categorías como:

Objetivo

Los contables y tenedores de libros utilizan tanto los diarios contables como los libros de contabilidad para registrar las transacciones financieras. Sin embargo, los datos registrados en los diarios contables ayudan a crear el libro mayor de una empresa. Antes de la contabilidad informatizada, un contable escribía primero una transacción en un diario contable y luego la contabilizaba en el libro mayor. Piense en el diario contable como la fuente original de los datos y en el libro mayor como el documento oficial.

Contenido

Los libros de contabilidad específicos combinan los datos financieros de todas las cuentas de la empresa. A veces se les conoce como el libro principal porque tienen los resúmenes y los asientos de toda la organización. Los contables utilizan los libros de contabilidad para crear los estados financieros y equilibrar el presupuesto. Los diarios de cuentas contabilizan la información por transacciones, mientras que los libros mayores contabilizan la información por cuentas.

Diseño

Un diario de cuentas utiliza columnas para separar y mostrar las piezas únicas de información para cada entrada. En cambio, un libro de contabilidad tiene dos caras y utiliza un formato «T». Sin embargo, ambos utilizan el sistema de enumerar los débitos en el lado izquierdo y los créditos en el derecho. Se trata de una práctica habitual en la contabilidad que facilita a los profesionales financieros ajenos a una empresa concreta la comprensión de sus libros.

Saldo

Los libros contables deben tener un equilibrio entre todas las cuentas para mostrar un negocio financieramente sólido. Los diarios no tienen que estar equilibrados, pero pueden estarlo si el contable decide hacerlo.