Cómo dirigir una carta formal a una empresa

A la hora de redactar una carta comercial, es fundamental mostrarse profesional y directo para establecer una relación duradera con la empresa. El primer paso para crear este tono profesional es dominar cómo dirigir correctamente las cartas comerciales.

En este artículo, explicamos cómo dirigir una carta comercial para poder crear relaciones profesionales.

Cómo dirigir una carta comercial formal

La elección de las palabras en una carta comercial marca el tono, y el encabezamiento y la dirección del sobre proporcionan el entorno. Se crea un ambiente profesional utilizando las palabras correctas, se respeta al destinatario y la empresa se centra en realizar las acciones deseadas dirigiéndose correctamente.

Cómo dirigir el sobre

La profesionalidad de una carta corporativa empieza por el sobre. Un sobre con la dirección correcta no sólo es fundamental para que la carta llegue a la persona o el departamento correcto, sino que el sobre también ofrece la oportunidad de causar la mejor primera impresión al destinatario. Aquí’se explica cómo dirigir correctamente el sobre de una carta profesional:

1. Comience con su información de contacto

El sobre debe incluir una dirección del remitente en la esquina superior izquierda para garantizar que la carta le sea devuelta en caso de que no pueda ser entregada y para que el destinatario sepa a quién corresponde. Esto puede evitar que la carta se tire o se considere spam. La dirección del remitente en un sobre comercial debe incluir:

  • Su nombre
  • El nombre de su empresa (si procede)
  • Su dirección postal

2. Incluir información del destinatario

Si la carta va dirigida a una persona concreta, la dirección del sobre debe incluirse:

  • Título y nombre completo del destinatario
  • El nombre de la empresa
  • La dirección postal de la empresa

Si diriges la carta a un departamento en lugar de a una persona concreta, la dirección del sobre debe incluir:

  • El nombre de la empresa
  • La abreviatura «Attn» seguida de dos puntos el nombre del departamento (por ejemplo, «A la atención del equipo creativo» )
  • La dirección de la empresa

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Cómo abordar la carta

Una carta comercial formal tiene varios elementos importantes que deben incluirse. Aquí’se explica cómo dirigir una carta profesional:

1. Empieza por la cabecera

La dirección de una carta comercial comienza con un encabezamiento adecuado en la parte superior izquierda de la página, seguido de un saludo profesional. Un encabezamiento típico para una carta comercial incluye:

  • Su nombre completo
  • Su dirección
  • Su ciudad, estado y código postal
  • El mejor número de teléfono para contactar con usted
  • Su dirección de correo electrónico
  • La fecha en que se escribe la carta
  • Nombre completo del contacto (si se conoce)
  • Contacto' s título
  • Nombre de la empresa
  • Dirección de la empresa
  • Ciudad, estado y código postal de la empresa

2. Incluir el saludo adecuado

El encabezamiento debe ir seguido de un saludo adecuado, que es una palabra o frase que abre la carta y se dirige directamente al lector. El saludo suele ir seguido de una coma o dos puntos.

El saludo más común utilizado en las cartas comerciales, tanto formales como informales, es Estimado; En los escenarios formales, el saludo debe ir siempre al grano, ser cortante y profesional. Normalmente, los saludos formales incluyen «Estimado», el título del destinatario y el apellido de éste. A continuación, puede terminar el saludo con dos puntos en lugar de con una coma. Por ejemplo:

  • «Estimado Sr. Williams:»
  • «Estimado profesor Williams:»

Algunos otros saludos comunes que son igualmente profesionales incluyen:

  • «Saludos,»
  • ' Hola, ';
  • A quien corresponda
  • «Señoras y señores»
  • «David»

Aunque las cartas formales suelen incluir el título y los apellidos del destinatario, se recomienda no poner el nombre del corresponsal si no está seguro de sus pronombres. Por ejemplo, en lugar de «Estimado Sr. Williams» o «Estimada Sra. Williams,» podrías dirigir la carta como

  • «Estimada Leslie Williams,»
  • «Estimado profesor Williams,»

Además, si no se sabe con certeza el estado civil de una corresponsal, es mejor utilizar «La Sra.» o bien omitir por completo el pronombre. Por ejemplo, en lugar de «Querida señorita Williams» o «Estimada señora Williams,» que podrías utilizar:

  • «Querida Leslie Williams»
  • Estimada Sra. Williams»
  • «Estimado profesor Williams»

Si está escribiendo a dos personas en un escenario formal, dirija la carta a ambos destinatarios en orden alfabético, o diríjase a la organización de la que forman parte en conjunto. Por ejemplo:

  • «Estimados Sr. Williams y Sra. Jones:»
  • Estimado equipo de desarrollo de [nombre de la empresa]:»

Si no está seguro del destinatario exacto o del departamento que recibirá su carta, es mejor utilizar una frase genérica y formal. Por ejemplo

  • «Estimado señor o señora:»
  • «Estimado director de contratación:»
  • «Estimado reclutador:»

Si no conoce el nombre completo del destinatario, se recomienda que investigue lo mejor posible. Puedes enviar un correo electrónico a la empresa para encontrar el contacto adecuado o buscar a los empleados de la empresa en las redes sociales, ya que esto demuestra iniciativa más allá de una correspondencia genérica. Si aún así no puedes encontrar los datos del destinatario, es aceptable dirigir una carta informal utilizando su apellido, la organización a la que pertenece o sin nombre alguno. Por ejemplo:

  • «Hola Sr. Williams,»
  • Estimado gerente de contratación
  • «Estimado miembro del equipo de [nombre de la empresa],»
  • «A quien corresponda,»

También puede haber casos en los que deba dirigirse a la empresa como a todo un departamento de la misma. En esta situación, es aconsejable utilizar el nombre de la empresa en su saludo. Si no conoce el departamento en el que se recibirá su carta, también es aceptable utilizar un saludo genérico. Por ejemplo:

  • «Estimado [Nombre de la empresa],»
  • «Estimado [Nombre de la empresa/nombre del departamento] Departamento,»
  • A quien corresponda

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3. Utiliza un cierre profesional

Una frase de cierre para una carta comercial debe incluir una llamada a la acción y luego una frase de cierre breve antes de su firma. Algunos ejemplos de frases de llamada a la acción son

  • «Espero tener noticias suyas pronto»
  • «Agradezco su rápida respuesta»
  • «Por favor, manténgame informado»
  • «Esperamos ansiosamente su respuesta»

La frase de cierre más profesional es Sinceramente,&quot pero también puede optar por utilizar frases como

  • «Gracias»
  • «Lo mejor»;
  • Saludos;
  • «Cordialmente,»
  • «Atentamente,»

Si la carta se envía por correo, deje un espacio debajo de la frase de cierre para firmar con su nombre, y luego escriba su nombre completo.

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Preguntas sobre la dirección de las cartas comerciales

Aquí encontrará respuestas a las preguntas más frecuentes sobre la redacción de cartas comerciales formales:

¿Cómo saber si una carta comercial debe ser formal o informal?

Normalmente, las cartas dirigidas a las empresas deben ser formales. En las siguientes situaciones, cabe esperar un tono formal y directo:

  • Consulta para una asociación empresarial
  • Carta de presentación para una solicitud de empleo
  • Solicitud de información comercial
  • Propuesta de compra de sus bienes o servicios

Sin embargo, hay casos en los que se puede escribir una carta informal a una empresa. Por ejemplo, puede ser conveniente reducir las formalidades si:

  • Ya tiene una relación de trabajo con la empresa.
  • No está haciendo un pedido a la empresa (por ejemplo, enviando un regalo o una tarjeta de felicitación navideña).
  • Está solicitando un puesto en una organización con una cultura empresarial singularmente informal.

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¿Por qué es importante saber enviar una carta comercial?

El envío de una carta comercial es la forma más formal de conectar profesionalmente y causar una buena impresión a su destinatario. Sin embargo, en un mundo en el que la tecnología evoluciona rápidamente, muchas empresas consideran que los correos electrónicos con dirección profesional, así como los mensajes personalizados en los sitios de carrera, son opciones viables para la comunicación profesional.

Se recomienda que investigue la empresa con la que quiere establecer una relación y tome una decisión informada sobre qué método de contacto es la mejor opción para el tipo de negocio que desea llevar a cabo.

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