¿Qué es el diseño del flujo de trabajo? (Con pasos y consejos)

En la mayoría de las organizaciones, los departamentos y las personas realizan tareas específicas para apoyar un objetivo común. Para aclarar y agilizar este proceso, puede ser útil aprovechar el diseño del flujo de trabajo. Un diseño de flujo de trabajo de alta calidad puede aclarar el papel de cada uno en cada etapa de los procesos de su organización y ayudarle a alcanzar sus objetivos. En este artículo, analizamos el diseño del flujo de trabajo, sus ventajas y cómo crear un diseño de flujo de trabajo eficaz, con consejos para ayudarle a desarrollar el suyo propio.

¿Qué es el diseño del flujo de trabajo?

El diseño del flujo de trabajo se refiere a la asignación de las tareas, los recursos y las actividades más frecuentes e importantes de forma que el equipo pueda pasar de forma eficiente y eficaz de una fase del proyecto a la siguiente. El diseño del flujo de trabajo es en sí mismo un proceso que suele tener más éxito cuando se realiza en colaboración con un equipo. Este proceso también suele culminar en una representación tangible del flujo de trabajo ideal de su organización, como un organigrama u otro diagrama fácil de seguir. El diseño del flujo de trabajo también puede ser iterativo, lo que significa que puede cambiar con el tiempo en función de las necesidades específicas de su equipo.

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Ventajas de utilizar el diseño del flujo de trabajo

Estas son algunas de las ventajas de utilizar el diseño del flujo de trabajo:

Programación clara

El diseño de un flujo de trabajo eficaz puede ayudar a su equipo a entender lo que se espera de ellos en cada etapa del desarrollo del producto. Esto puede ayudar a mantener los proyectos de su equipo dentro de los plazos previstos y ayudarle a alcanzar sus objetivos organizativos.

Mayor precisión

Los flujos de trabajo claramente definidos pueden aumentar la precisión al proporcionar procesos documentados para cada etapa del proceso de desarrollo. Un buen diseño de los flujos de trabajo también puede ayudar a mejorar la concentración y la comunicación al delimitar claramente los requisitos de cada tarea.

Transparencia constante

Un diseño de flujo de trabajo eficaz proporciona transparencia a lo largo del ciclo de desarrollo. En un flujo de trabajo de calidad, los líderes, los miembros del equipo y las partes interesadas pueden identificar y comprender el estado de un proyecto a lo largo del desarrollo. Esto puede ser especialmente cierto cuando se aprovechan las herramientas digitales para crear y comunicar el flujo de trabajo.

2. Colaboración interdepartamental

Un buen diseño del flujo de trabajo puede ayudar a los departamentos a trabajar juntos con más éxito al mejorar la comunicación. Un buen diseño del flujo de trabajo suele establecer procesos formales para la colaboración interdepartamental, lo que puede mejorar los resultados de la organización. El diseño del flujo de trabajo también puede poner de relieve nuevas áreas en las que los diferentes departamentos e individuos pueden trabajar juntos.

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6. Mejora de la eficiencia

Un diseño de flujo de trabajo eficaz proporciona claridad sobre cómo tomar decisiones y proceder de una etapa del proceso de desarrollo a la siguiente. Esto puede favorecer una mayor eficiencia en sus equipos al garantizar que las personas adecuadas se conecten de forma eficaz cuando sea necesario.

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Cómo crear un diseño de flujo de trabajo eficaz

Si está interesado en crear un diseño de flujo de trabajo eficaz para su propio equipo, aquí tiene algunos pasos que puede utilizar:

1. Elija un tipo de diagrama

Investigue los tipos de diagramas de flujo de trabajo para decidir cuál será el más adecuado para su equipo. Algunas industrias pueden utilizar un conjunto particular de símbolos como mejor práctica de flujo de trabajo, así que familiarícese con la estrategia preferida en su campo. La mayoría de los diagramas de flujo de trabajo utilizan una combinación de formas como diamantes y paralelogramos, diferentes tipos de líneas y flechas y texto escrito que explica lo que representa cada elemento.

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2. Identificar las tareas

Para alinear las tareas de su organización de manera significativa, primero debe especificar qué tareas incluir. Intente realizar una lluvia de ideas sobre las tareas y los procesos con un equipo para asegurarse de que incluye cada aspecto importante de los procesos de su organización. También puede intentar trabajar de forma secuencial, identificando las tareas que se producen al principio, en medio y al final de sus procesos de trabajo.

3. Establecer conexiones

A continuación, aclare cómo se relacionan las tareas que ha identificado. Considere qué tareas pueden llevarse a cabo de forma independiente y qué tareas dependen de otra tarea para completarse. Las tareas de tu flujo de trabajo pueden relacionarse entre sí de numerosas o complejas maneras, así que asegúrate de colaborar con las personas implicadas para que quede claro.

4. Aclarar el resultado

Un diseño sólido del flujo de trabajo pone de relieve lo que implica cada tarea, así como el resultado previsto de esas tareas. Detallar el objetivo de cada tarea y etapa de su flujo de trabajo puede ayudar a que su proceso sea más accesible para otras partes que puedan necesitar utilizarlo.

5. Encontrar los flujos de trabajo de los componentes

Examine cada parte de su flujo de trabajo y busque posibles subflujos de trabajo que también deban producirse. Recuerde incluir estos subflujos de trabajo, incluyendo tareas e individuos específicos, en su diagrama final.

6. Automatizar cuando sea posible

A medida que diseñe su flujo de trabajo, piense en las tareas y sistemas que podrían automatizarse para lograr una mayor eficiencia. Integre esas tecnologías en su diagrama de flujo de trabajo, así como cualquier información importante sobre los productos y la información que utilizarán.

7. Formalice su diagrama de flujo de trabajo

A medida que vaya completando cada etapa del diseño del flujo de trabajo, asegúrese de crear un diagrama en el formato que haya elegido. Si lo has hecho de manera informal, como un boceto dibujado a mano o en formato electrónico, considera la posibilidad de utilizar una herramienta digital para crear un borrador final. Incluso puede investigar programas de software destinados específicamente al diseño de flujos de trabajo y decidir si una solución de flujo de trabajo específica es adecuada para su equipo.

8. Reflexionar y revisar

Después de implantar su nuevo flujo de trabajo, reflexione periódicamente sobre su eficacia para su organización. Considere la posibilidad de utilizar resultados medibles, como los indicadores clave de rendimiento (KPI) de su empresa, para hacerlo. Si faltan elementos en su flujo de trabajo, o si podrían conectarse de manera más eficiente, haga los ajustes necesarios y comunique esos cambios a su equipo con un diagrama de flujo de trabajo actualizado.

Consejos para el diseño del flujo de trabajo

He aquí algunos consejos adicionales para el éxito en el diseño del flujo de trabajo:

  • Tenga en cuenta la cultura de la organización. El diseño de flujo de trabajo más eficaz suele ser el que apoya las preferencias de trabajo de su equipo y la cultura del grupo. Tenga en cuenta sus preferencias en cuanto a factores como la frecuencia de las reuniones y los modos de comunicación cuando diseñe su flujo de trabajo.
  • Aproveche el apoyo de los directivos. Al implementar cualquier proceso nuevo, puede ser importante conseguir el apoyo de los líderes de su organización. Intente utilizar el entusiasmo de los directivos por el desarrollo de su flujo de trabajo para fomentar también el apoyo de los miembros del equipo.
  • Intenta prescindir del papel. Considere la posibilidad de utilizar herramientas totalmente digitales para crear y publicar su flujo de trabajo. Esto puede ayudar a apoyar la sostenibilidad en su organización y agilizar la comunicación también.

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