Cómo mejorar una empresa con el diseño organizativo

Los gerentes de las pequeñas empresas y los ejecutivos de las grandes corporaciones están muy preocupados por mejorar el rendimiento. Rediseñar la organización es un enfoque. Sin embargo, instituir los cambios necesarios en el funcionamiento de la empresa requiere una consideración, planificación, seguimiento y medición rigurosos.

En este artículo, hablaremos del diseño organizativo y de cómo puede aplicarlo a su lugar de trabajo.

¿Qué es el diseño organizativo?

Al crear un plan para abordar los problemas y deficiencias de la organización, el diseño organizativo identifica los problemas de un sistema y trata de resolverlos. Este concepto se aplica a la configuración organizativa, el procedimiento, el flujo de trabajo y otras partes. Estos componentes pueden modificarse para adaptarse al entorno y los objetivos de la empresa. Para realizar estos ajustes hay que comprender y abordar los problemas técnicos y de recursos humanos.

¿Por qué es importante el diseño organizativo?

Una revisión del diseño organizativo de una empresa’puede reportar importantes beneficios. La mayoría de las empresas notan una mejora en el servicio al cliente y en la moral interna después de comprometerse con este esfuerzo. Algunas empresas informan de una reducción significativa de los costes operativos y de un aumento de la eficiencia. El compromiso de los empleados mejora, y se desarrolla una visión clara para la gestión y el crecimiento del negocio. Este proceso de mejora continua contribuye a la rentabilidad y a un resultado final más saludable.

Para tener éxito, el equipo directivo debe reflexionar cuidadosamente sobre cómo diseñar una organización. El plan debe tener en cuenta todos los aspectos de la empresa y verla como una entidad completa en lugar de como partes individuales. El objetivo es una mejor integración de las personas y los procesos. La forma de la empresa debe estar en consonancia con su propósito y proporcionar apoyo en tiempos difíciles. Debe mantener a las personas trabajando como una unidad hacia el mismo objetivo.

¿Cuáles son algunos tipos de estructura organizativa?

La estructura organizativa simple, también conocida como estructura plana, es aquella en la que el propietario decide y todos los empleados dependen directamente de él. Es la que utilizan la mayoría de las pequeñas empresas sin capas de gestión o una disposición compleja de departamentos. Como toda estructura, un diseño sencillo tiene pros y contras que debes entender para poder tomar una decisión informada sobre cuándo es el momento de cambiar.

El aspecto más positivo de una estructura de gestión simple es que el propietario controla cada parte de las operaciones. El propietario sabe lo que ocurre en todas partes de la empresa porque toma todas las decisiones. Los empleados entienden quién tiene autoridad para hacer qué, ya que el propietario está a cargo de todo. Pueden tomar decisiones más rápidamente, ya que no hay capas de gestión.

A medida que la empresa crece, evoluciona más allá de un diseño organizativo de estructura simple. El equipo de dirección se amplía para incluir a los gerentes y otros miembros del equipo de supervisión. Este diseño se denomina estructura funcional. Con el tiempo, las funciones que realizan se vuelven más especializadas. En lugar de que una persona de la oficina se encargue de las nóminas, el marketing y el trabajo administrativo, se crea un departamento de marketing especializado y la empresa puede contratar a un contable. A medida que la empresa sigue creciendo, las tareas que antes eran infrecuentes se convierten en rutinarias. Se hace necesario un departamento interno de tecnología de la información en lugar de limitarse a llamar a un proveedor cuando hay un problema.

A medida que crecen los productos o las marcas, una división puede desarrollar cada una de ellas con algunas funciones centralizadas en una oficina central. Esta estructura se llama matriz. Cada línea de productos tiene departamentos separados, pero algunas tareas están centralizadas.

Los empresarios deben establecer puntos de referencia para saber cuándo la empresa está preparada para cambiar de una estructura simple a una funcional y luego a una matricial. Esos puntos de referencia pueden ser la carga de trabajo, el nivel de experiencia de las personas del equipo, los presupuestos o cualquier otra cosa. Por ejemplo, si la empresa está gastando mucho dinero en servicios de marketing contratados, puede ser una señal de que ha llegado el momento de añadir una persona de marketing interna.

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Cómo utilizar el diseño organizativo para mejorar su negocio

Mejorar una empresa utilizando el diseño organizativo implica algunos pasos necesarios. El proceso de rediseño organizativo puede variar en función de la estructura y las necesidades de la empresa.

1. Desarrollar un plan para el proceso de rediseño

Los líderes de la empresa se reúnen para discutir la situación de la empresa en términos de resultados, el entorno del mercado y otros indicadores y factores clave. Discuten por qué es necesario un rediseño organizativo e identifican los resultados que esperan ver. La dirección necesita tener una imagen clara del estado actual de la empresa antes de emprender el proceso de cambio.

Parte de la conversación tiene que ver con los recursos y con la cantidad de tiempo, dinero y capital humano de que se dispone para este proceso. Los plazos, quién se espera que participe y el proceso de comunicación forman parte de la conversación. A veces, el equipo decide que necesita dedicar tiempo a la planificación estratégica o al desarrollo del equipo antes de embarcarse en un rediseño organizativo. En conjunto, estos pasos iniciales se conocen como el proceso de diseño.

2. Planificar el futuro

Una vez completado el proceso de autoevaluación, el equipo directivo deberá tener en cuenta los siguientes factores en el plan de rediseño:

  • ¿En torno a qué factores se organizará la empresa? ¿Serán las funciones específicas, el tipo de cliente, la geografía o algo más?

  • ¿Cómo puede la empresa racionalizar los procesos para centrarse en los que dan lugar a los ingresos y la entrega al cliente?

  • La empresa necesita procedimientos claros, documentados y estandarizados, en la medida de lo posible.

  • Los directivos pueden necesitar una plantilla para reestructurar a los empleados en torno a las funciones principales.

  • Es necesario medir el rendimiento de cada puesto, tarea y función. ¿Quién es el responsable de la evaluación y cómo se le responsabiliza?

  • ¿Hay necesidades de instalaciones o equipos que atender?

  • ¿Los recursos de apoyo, como las ventas o las finanzas, se asignan allí donde tienen mayor impacto?

  • Deben definir una estructura de gestión.

  • La comunicación y la coordinación entre las partes del sistema son fundamentales. Por ejemplo, ¿en qué medida se comunica el departamento de formación con el de contratación?

A medida que la empresa encuentra las respuestas a estas preguntas y cuestiones, avanza hacia un plan de transición. Los directivos elaboran un calendario y asignan los pasos de acción. Se establece el procedimiento para comunicar el rediseño al resto del equipo. La comunicación es educación, y la educación da a los miembros del equipo un sentimiento de propiedad. El compromiso de los empleados es más probable cuando el equipo comparte la visión.

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3. Ejecutar el plan

Al observar el flujo de trabajo rediseñado, los equipos se adaptan a la nueva estructura. Cada grupo aprende los nuevos procesos. Esta parte del proceso requiere tiempo porque las personas tienen que establecer nuevas relaciones de trabajo y aprender nuevas funciones. A menudo, los equipos y las instalaciones cambian. Los cambios en la evaluación del rendimiento, la autoridad para tomar decisiones y otros mecanismos de gestión son normales en este proceso.

La comunicación es de vital importancia cuando se está preparado para ejecutar el plan. Las presentaciones en grupo y los correos electrónicos de toda la empresa ayudan a mantener la coherencia del mensaje. Si la empresa dispone de un sitio web interno o de carpetas compartidas para compartir información, éste es un lugar ideal para publicar el plan.