Contar con una oficina de gestión de proyectos puede ayudar a aumentar los niveles de productividad de un equipo de proyectos al proporcionar planificación, organización y liderazgo. Incluso si los equipos de gestión de proyectos de una empresa son eficientes, es posible que desee una PMO por otras razones, como mejorar la gestión del tiempo o la alineación de la empresa. Antes de invertir en una para su empresa, es importante informarse sobre las oficinas de gestión de proyectos.
En este artículo, respondemos a algunas preguntas frecuentes sobre las PMO, incluyendo qué es, quién la utiliza, cuándo se necesita una y cuáles son sus ventajas e inconvenientes.
¿Qué es una OMP?
Una PMO, u oficina de gestión de proyectos, orienta y supervisa la gestión de proyectos de una empresa. Este equipo ayuda a establecer normas y prácticas de gestión de proyectos. La PMO puede dirigir a los gestores de proyectos mediante la celebración de reuniones o evaluaciones de rendimiento para garantizar que los jefes de proyecto guíen bien a sus equipos. También pueden supervisar las iniciativas actuales y futuras de una empresa. A continuación se enumeran algunas de las funciones de una PMO:
- Alinear los proyectos con la visión de la empresa
- Formación de gestores de proyectos
- Estandarización de métodos y procedimientos
- Creación de propuestas de proyectos
- Aumentar la visibilidad de los procesos de los proyectos
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¿Quién utiliza las OMP?
Una empresa con equipos de productos o proyectos puede tener una PMO para supervisar los procesos. Las empresas o negocios que manejan múltiples proyectos también pueden utilizar una PMO, que puede delegar proyectos a los equipos de la empresa o priorizar los proyectos que los equipos deben completar primero. Las grandes empresas pueden utilizar las PMO para ayudar a organizar sus procesos de proyectos, mientras que las empresas más pequeñas pueden utilizar las PMO para ampliar sus negocios.
¿Cuándo se necesita un PMO?
Estas son algunas de las razones por las que podría utilizar una PMO:
Mejor colaboración
Una PMO puede garantizar o mejorar la unidad y la colaboración entre los miembros del equipo o entre equipos. Aunque la independencia puede ser una cualidad valiosa, los equipos de proyectos suelen tener éxito gracias a la colaboración. Las PMO pueden aumentar la colaboración porque animan a los directores de proyecto a trabajar más estrechamente con los miembros de su equipo. Pueden hacerlo asignando proyectos de equipo o pidiendo a los directores de proyecto que celebren más reuniones con sus equipos.
Mayor responsabilidad
Una PMO puede ayudar a aumentar la rendición de cuentas mediante la realización de evaluaciones del equipo, lo que puede ayudar a mantener a los miembros del equipo a rendir cuentas de sus responsabilidades. Las PMO también pueden crear presupuestos de proyectos para una mejor responsabilidad financiera y comunicarse con los clientes sobre los productos de la empresa para establecer la calidad y garantizar la satisfacción del cliente.
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Mayor transparencia
Las PMO pueden ayudar a sus equipos de proyecto a tener una mayor transparencia. Los proyectos suelen requerir visibilidad y transparencia entre los equipos de proyecto, otros departamentos y las partes interesadas. Las PMO pueden comunicarse con los equipos y sus miembros sobre sus tareas y con las partes interesadas sobre el progreso de los proyectos, lo que puede ayudar a promover la visibilidad. Si todos conocen los procesos del proyecto, pueden entender mejor cómo completar la tarea o lo que el proyecto puede implicar.
Mejor gestión del tiempo
Una PMO organiza y delega las tareas individuales para que los equipos de proyecto puedan completar los proyectos dentro de sus plazos. Una menor carga de trabajo puede ser más manejable para los miembros del equipo, por lo que pueden realizar más trabajo con mayor rapidez. Tener mejores habilidades de gestión del tiempo también puede ayudar a aumentar los niveles de productividad general de un equipo.
Mejor alineación de la empresa
Las PMO pueden ayudar a garantizar que los proyectos se alineen con la empresa o la marca y que varios proyectos sean coherentes entre sí. Para ello, supervisan y planifican cada proyecto de acuerdo con la visión o el mensaje de la empresa. Por ejemplo, si la empresa quiere hacer anuncios para promocionar un producto, la PMO puede asegurarse de que los productores alineen los anuncios con el tono general de la empresa.
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¿Cuáles son las ventajas de las OMP?
He aquí algunos beneficios potenciales de tener una OMP:
Aumento del liderazgo
Una PMO puede proporcionar a los equipos de proyecto y a los gestores de proyectos un liderazgo adicional, ya que la PMO se encarga de más tareas y responsabilidades al tiempo que orienta lo que hace el equipo de proyecto. La PMO planifica y diseña proyectos, lo que puede ayudar al equipo de proyecto a desempeñar sus funciones. Las PMO hacen un seguimiento de múltiples proyectos' procesos y desarrollos, asegurándose de que sus equipos completan las tareas a tiempo. También motivan y animan a los miembros del equipo, lo que puede aumentar su satisfacción.
Mejora de la capacidad de adaptación
Otra función clave de una PMO es mejorar la adaptabilidad entre los proyectos y dentro de los equipos. Esto significa que si se presentan desafíos, la PMO es flexible y generalmente puede cambiar algo o adaptar los procesos para resolver un problema. También pueden crear planes alternativos para resolver posibles problemas por adelantado, como crear un proceso de proyecto más eficiente.
Minimización de errores
Una PMO puede ayudar a reducir los errores o equivocaciones porque puede proporcionar un nivel extra de protección y mantenimiento para los procesos del proyecto. Dado que supervisan específicamente los proyectos, las PMO pueden identificar y corregir los errores a medida que se producen o, a veces, antes de que se produzcan. Las PMO pueden garantizar la estandarización entre los proyectos, lo que puede ayudar a disminuir los errores, ya que si los equipos de los proyectos utilizan repetidamente procesos eficaces, es menos probable que se produzcan errores.
Mejor productividad
Una de las principales razones para tener una PMO es aumentar la productividad del equipo. Las PMO suelen priorizar los plazos importantes y delegar tareas a los miembros del equipo para garantizar que la realización de los proyectos se lleve a cabo de forma fluida y eficiente. Pueden realizar pruebas en los proyectos para ver si un determinado proceso funciona mejor que otros. Una PMO también puede celebrar reuniones o enviar encuestas al equipo del proyecto para pedirle su opinión sobre el aumento de los niveles de productividad del equipo.
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¿Cuáles son los inconvenientes de las OMP?
Aunque las PMO aportan muchos activos valiosos a una empresa, también pueden tener algunos inconvenientes, como:
- Menos relevancia: Las PMO pueden perder relevancia debido a la tecnología y la inteligencia artificial que completan tareas similares, como las herramientas o programas de gestión de proyectos. Sin embargo, las PMO pueden comunicarse directamente con los miembros del equipo, hacer presentaciones a las partes interesadas y responder a las preguntas relacionadas con los proyectos o los equipos.
- Costes añadidos: La contratación de una PMO puede requerir costes adicionales porque contratar personas y proporcionarles recursos y herramientas cuesta dinero. Sin embargo, dado que una PMO puede centrarse en mejorar la calidad y la cantidad de los proyectos, en última instancia puede aumentar las ventas de la empresa.
- Resistencia al cambio: Los equipos y gestores de proyectos pueden preferir sus propios estilos de gestión de proyectos a los métodos de la PMO. Para reducir esta resistencia al cambio, la PMO puede comunicarse con los equipos de proyecto para establecer relaciones positivas. Una vez que la PMO muestra su valor para la empresa, los equipos de proyecto pueden estar más dispuestos a colaborar con ellos.