3 Razones por las que la documentación es importante

Mantener un sistema de documentación organizado, preciso y coherente en el lugar de trabajo es necesario y beneficioso. Hacer de la documentación una prioridad, especialmente cuando se trata del departamento de recursos humanos (RRHH) de la empresa, puede ayudar a mitigar los conflictos, ofrecer recursos cuando se necesitan y responder a preguntas importantes sobre la empresa. En este artículo, analizamos por qué es importante la documentación y las formas en que podría considerar mejorar su proceso de documentación.

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La documentación se refiere a un conjunto de registros que los profesionales o las empresas conservan para proporcionar pruebas o información que pueda utilizarse para tomar decisiones. En el lugar de trabajo, la documentación es el registro que se conserva de las acciones y eventos del empleo y de la empresa, tal y como exigen los mandatos legales y la política de la empresa.

Las mejores prácticas de RRHH implican el mantenimiento de registros formales e informales sobre los acontecimientos laborales. Esto puede incluir elementos como:

  • Acciones
  • Aportaciones
  • Acciones disciplinarias
  • Disputas
  • Investigaciones
  • Evaluaciones de rendimiento
  • Violaciones de la política

El mantenimiento de registros exhaustivos permite al departamento de RRHH conservar un historial escrito de los acontecimientos. La documentación puede orientar al personal directivo sobre los ascensos de los empleados, las medidas disciplinarias, los aumentos de sueldo y los despidos. La documentación debe ser siempre objetiva y respaldar las ideas sin basarse en las opiniones de otros.

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¿Por qué es importante la documentación?

Aunque hay muchas razones por las que mantener un sistema coherente y organizado para la documentación puede ayudarle a usted y a su organización a tener éxito, aquí hay tres categorías principales a tener en cuenta:

1. Demuestra profesionalidad

La documentación muestra tanto a los empleados como a los clientes que usted se compromete a salvaguardar la información crítica y se dedica a proporcionar a las partes interesadas la información objetiva que necesitan. La práctica de mantener una documentación precisa por sí sola proporciona un marco accesible y manejable para abordar los problemas que beneficia a todos.

2. Proporciona una orientación útil para el desempeño

Documentar sus procesos garantiza la coherencia, la eficacia y la estandarización. Permite que todos los que los siguen rindan al máximo y tengan claras sus expectativas. Dedicar tiempo a documentar cada uno de sus procedimientos en un formato paso a paso le ahorrará tiempo y dinero a largo plazo. Esta documentación también debería incluir la misión y la visión de la empresa, las funciones y responsabilidades de cada puesto y cualquier otra expectativa de las personas que se incorporen a su empresa.

Una vez que haya esbozado lo que es importante para la empresa y cómo alcanzar los objetivos, el esfuerzo general del grupo será más directo y centrado. Como resultado, sus empleados podrán alcanzar los objetivos antes y con más facilidad.

3. El negocio puede ser más rentable

La documentación de la información y los procesos ahorra tiempo a los empleados al ofrecer respuestas a las preguntas de forma accesible. Los empleados pueden dedicar más tiempo a trabajar que a enredarse en la resolución de problemas para sí mismos o para sus compañeros. Cuando las empresas documentan los procedimientos, pueden funcionar de forma más eficiente.

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Documentación formal vs. informal

Aunque los registros de empleo deben ser formales, es conveniente que otros documentos sean informales. Por ejemplo, un directivo puede llevar un registro informal de las conversaciones que ha mantenido con los empleados a lo largo del año, para abordarlas durante las reuniones individuales con ellos sobre sus objetivos, proyectos o nivel de moral.

La documentación informal puede consistir incluso en notas o cartas guardadas en el expediente personal de un empleado. Si un empleado escribe una sugerencia y la entrega a la dirección, ésta puede archivarla para futuras consultas. El correo electrónico y las comunicaciones online entre oficinas también pueden servir como documentación informal cuando surja la necesidad.

Por el contrario, la documentación formal se adhiere a ciertas normas y convenciones determinadas por la empresa y los procedimientos oficiales de RRHH. Las diferencias inherentes a los dos tipos ayudan a ilustrar por qué la documentación completa es tan importante.

Cómo mantener adecuadamente la documentación de los empleados

El mantenimiento de los expedientes personales de los empleados es una de las responsabilidades más importantes de RRHH. Aunque los requisitos de su empresa pueden variar, un buen expediente de personal de los empleados debe incluir, aunque no se limita a ello, los datos del empleado:

  • Solicitud de empleo
  • Curriculum vitae y carta de presentación
  • Verificación de empleo y educación
  • Descripción del puesto de trabajo
  • Información de contacto en caso de emergencia
  • Carta de oferta de trabajo, contrato de trabajo o carta de rechazo
  • Formulario de reconocimiento del manual del empleado firmado
  • Documentos y acuerdos de reubicación
  • Lista de comprobación para la orientación de los empleados
  • Informes de medidas disciplinarias
  • Autoevaluaciones
  • Reconocimiento
  • Sugerencias y respuestas de la empresa
  • Solicitudes de formación
  • Quejas de los compañeros de trabajo
  • Informes de gastos de formación

Si un empleado es despedido o deja la empresa por otro motivo, RRHH debe continuar la documentación con el empleado:

  • Carta de dimisión o despido
  • Entrevista de salida
  • Información sobre el seguro
  • Información de la nómina restante

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Ejemplos de documentación más allá de RRHH

La documentación no es sólo para los registros de los empleados y las prácticas de gestión. También puede incluir elementos como especificaciones técnicas, requisitos, lógica empresarial y manuales de la empresa. He aquí algunos ejemplos de documentación específica del sector:

1. Desarrollo de software

El desarrollo de software es un sector en el que la documentación es importante. Tanto si se trata de un pequeño equipo como de una gran empresa, muchas personas suelen participar en proyectos de desarrollo de software. Por lo tanto, una documentación técnica adecuada garantiza que las tareas se realicen con calidad.

La documentación del proyecto en el desarrollo de software puede:

  • Definir el proyecto
  • Describir el aspecto del producto
  • Establecer normas de codificación
  • Esbozar guías de estilo y patrones de diseño
  • Formular normas de comprobación
  • Definir el objeto de las pruebas
  • Documentar los resultados de las pruebas
  • Proporcionar instrucciones para la instalación, el uso y el mantenimiento del producto

La documentación debe ser exhaustiva en un sector como el del desarrollo de software, ya que cualquier error crea lagunas entre quienes tienen acceso a la información. Por ejemplo, si las partes interesadas no comprenden del todo el producto, pueden tener expectativas diferentes a las que los ingenieros están tratando de ofrecer. La documentación no sólo describe claramente la información relevante, sino que también evita contratiempos y malentendidos.

2. Gestión de sistemas informáticos

La documentación del sistema se refiere a una solución que sirve de referencia para futuros esfuerzos de actualización o mantenimiento del software y el hardware. En otras palabras, describe las capacidades y requisitos del software e informa a los lectores sobre su funcionalidad. La documentación del sistema es más técnica que otras formas de documentación porque incluye aspectos como

  • Comprobación de la documentación
  • Documentación del código fuente
  • Documentación de la API
  • Documentación sobre la arquitectura del software
  • Instrucciones de solución para usuarios avanzados

La documentación de usuario dentro del ámbito de la documentación del sistema se refiere a la información que un usuario no informático puede digerir más fácilmente. Los tipos de documentación de usuario incluyen los manuales de usuario, los manuales de formación, las guías de instalación y las notas de publicación.

3. Investigue

Realizar una investigación y redactar los resultados requiere que construyas y apoyes un argumento. Es crucial documentar tus estudios y dar crédito a aquellos cuyas ideas has desarrollado. Las razones para documentar tu investigación pueden ser:

  • Proporcionar crédito o atribución al creador o autor original
  • Hacer accesibles las fuentes que has utilizado en tu investigación
  • Permitir a los lectores hacer un seguimiento de la investigación
  • Permitir que otros verifiquen la integridad y exactitud de su investigación
  • Comunicar transparencia, integridad y confianza para evitar el plagio

Parte de ser un investigador profesional es mantener documentación escrita, auditiva y visual sobre su investigación. Esto incluye registrar sus hipótesis, hallazgos, preguntas y conclusiones. Los científicos también deben recoger datos para analizarlos—una forma de documentación. Además, los científicos pueden querer repetir un experimento para ver si los resultados de la prueba varían en función de una determinada variable. Para repetir el experimento exactamente igual que antes, necesitan la documentación del experimento anterior o del científico original.

Quienes realizan investigaciones científicas necesitan un conjunto de instrucciones precisas para probar hipótesis, repetir experimentos, producir resultados y publicar sus hallazgos. Sin una documentación adecuada en la investigación, no tendríamos la tecnología avanzada, los medicamentos y los métodos agrícolas de los que disfrutamos hoy en día.

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Consecuencias de una documentación inadecuada

Muchas industrias requieren una documentación exhaustiva realizada de una manera específica. Si las organizaciones no mantienen registros organizados, algunas de las consecuencias pueden ser:

  • Auditorías continuas
  • Facturación inadecuada
  • Ineficacia para el crecimiento de los empleados
  • Pérdida de ingresos
  • Seguridad comprometida

La documentación se utiliza en todas las organizaciones para registrar diversa información. Independientemente de su trayectoria profesional, es importante comprender el papel que desempeña la documentación en la fuerza de trabajo y cómo puede beneficiarse de mantener registros organizados para su propia carrera.

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