La preparación de la documentación del proyecto es una parte importante de la gestión del mismo, ya que disponer de informes detallados sobre cómo transmitir la información a las partes interesadas importantes y de listas que indiquen quién realiza determinadas tareas ayuda a garantizar que el proyecto se desarrolle sin problemas. Tener los conocimientos necesarios para preparar estos documentos correctamente puede ayudarle a llevar a cabo una operación con éxito.
En este artículo, analizamos qué es la documentación de un proyecto, explicamos por qué es beneficiosa y ofrecemos consejos para ayudarle en el proceso.
¿Qué es la documentación de un proyecto?
La documentación del proyecto es un procedimiento racionalizado para el éxito del mismo. El director del proyecto crea estos documentos para gestionar, controlar y entregar el proyecto. La documentación del proyecto se utiliza en todas las fases del proceso de planificación, desde la planificación inicial hasta el cierre del proyecto.
Algunos informes incluidos en la documentación del proyecto son
- Caso de negocio del proyecto: Documento en el que se explica por qué se realiza el proyecto y se describen sus metas y objetivos.
- Carta del proyecto: Un documento de autorización para que el director del proyecto planifique, ejecute y gestione formalmente el proyecto, con los objetivos generales enumerados.
- Calendario del proyecto: Una lista que asigna un miembro del equipo o un grupo a cada tarea y mantiene el proyecto organizado. Algunos elementos pueden incluir las actividades de producción y los entregables.
- Registro de RAID del proyecto: Los registros RAID—que significa riesgos, acciones, problemas y dependencias—son documentos que ayudan a preparar a los miembros del equipo para futuros retos y decisiones que puedan tomar a lo largo del proceso.
- Plan de comunicación del proyecto: Un informe en el que se indique qué canales de comunicación hay que utilizar con determinados grupos de interesados, como un informe semanal.
- Registro de lecciones aprendidas: Documento que cataloga la información importante, nueva o desconocida, que surge durante el proyecto para ayudar a la organización a mejorar en lo necesario en el futuro.
- Estructura de desglose del trabajo (EDT): La EDT es un documento que organiza las tareas en plazos basados en la prioridad para alcanzar el objetivo.
- 1. Informe del estado del proyecto: Una colección de documentos que hacen un seguimiento de los acontecimientos del proyecto, como las actualizaciones semanales del equipo.
- Seguimiento del presupuesto del proyecto: Una previsión financiera de cuánto dinero se espera gastar en el proyecto y la cantidad que realmente se gasta.
- Matriz RACI: Las matrices RACI—que significa responsable, responsable, consultado e informado—son documentos que asignan las responsabilidades individuales del trabajo a los miembros del equipo.
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¿Cuáles son los beneficios de la documentación del proyecto?
La preparación de la documentación del proyecto puede ayudar a aumentar la tasa de éxito de su proyecto. Estos son algunos de los beneficios de utilizar la documentación del proyecto:
- Permite rastrear las tareas del proyecto entre equipos o departamentos
- Mantiene intactas las expectativas y los objetivos del proyecto a través de cada paso del proceso
- Ayuda a seguir el progreso del proyecto a lo largo del proceso
- Organiza el trabajo en bloques manejables para los miembros del equipo
- Planifica y asigna recursos a los miembros del equipo
- Mejora la comunicación con los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas
- Ayuda a obtener el apoyo de los patrocinadores
- Prepara planes para hacer frente a los riesgos
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Cómo desarrollar y entregar la documentación del proyecto
Aunque el proceso de documentación de cada proyecto puede variar en función del contenido y la empresa, algunos pasos comunes para elaborar y entregar estos documentos son:
1. Entender el objetivo del proyecto
Antes de preparar la documentación del proyecto, intente comprender el objetivo general del mismo. Haga preguntas para conocer los objetivos de las partes interesadas y sus presupuestos y plazos. Aprender más sobre el proyecto al principio puede ayudarle a determinar qué tipos de documentación del proyecto necesitará, y averiguar si tiene documentos de proyectos similares archivados para utilizarlos como plantilla. Reúne toda la información sobre el proyecto en un plan de documentación, o esquema, que te ayude a redactar los documentos.
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2. Elija un programa de documentos
Una vez que entienda su proyecto, seleccione un software de documentación para su proyecto. Cuando busques una herramienta de documentación para tu proyecto, fíjate en que sea fácilmente editable, que ofrezca una opción de búsqueda fiable, que organice bien el contenido y que se integre con tus otras herramientas. Un programa de software documental le ayuda a mantener todos sus documentos organizados en un solo lugar, lo que facilita la colaboración.
3. Utilice una plantilla
Busca una plantilla para la documentación del proyecto. El uso de una plantilla ayuda a crear coherencia y facilita la lectura de los documentos. Las plantillas suelen incluir subtítulos y secciones para ayudar a que la información importante destaque para los miembros de tu equipo.
4. Redactar el contenido
Crear los documentos iniciales de su proyecto. Estos incluyen componentes como el caso de negocio del proyecto y la carta del proyecto. Reserve algo de tiempo para revisar los riesgos y otras dependencias para preparar el éxito de su proyecto. Asimismo, determine a quién asignar cada tarea y cree un calendario para la finalización del proyecto.
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5. Comparta sus documentos con los demás
Haga que los documentos del proyecto sean accesibles para los miembros de su equipo. Guárdelos en un lugar seguro, normalmente en un programa de software documental, donde los miembros puedan encontrarlos fácilmente. También puede designar quién tiene acceso a la edición de los documentos.
6. Revisar y editar regularmente
Para asegurarse de que sus documentos están actualizados, revíselos y edítelos con regularidad. Realiza los ajustes necesarios cuando se produzcan cambios relacionados con el proyecto y completa la información que falte.
7. Guardar y archivar los documentos
Cuando crees documentos, guárdalos para poder acceder a ellos más adelante. Incluso cuando un proyecto esté terminado, considera la posibilidad de archivar los documentos antiguos para utilizarlos como referencia para un proyecto similar en el futuro. Documentos como el registro de lecciones aprendidas pueden ayudarle a revisar la información de los descubrimientos realizados en un proyecto anterior. Mantener un registro de los documentos anteriores también permite una actualización continua.
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Consejos para la documentación del proyecto
Para ayudarle a preparar la documentación del proyecto, he aquí algunos consejos:
- Actualice sus documentos actuales: Establezca recordatorios para actualizar sus documentos actuales para aplicar cualquier cambio que se produzca durante el proceso del proyecto.
- Hacerlo memorable: Cuando cree sus documentos, haga que la información sea fácil de recordar, reiterando el mensaje clave varias veces y de diversas maneras.
- Crear un sistema de nomenclatura de archivos eficaz: Para ayudar a encontrar fácilmente los documentos, utilice un sistema de denominación detallado que incluya el nombre del proyecto, el tipo de documento, la versión, el autor y cualquier otra información válida en el título.
- Utiliza documentos que te sirvan: Cada proyecto es único y requiere una documentación diferente, así que incluya los registros que se aplican a su empresa o a sus necesidades específicas.