21 Documentos comerciales de uso común

Tener los documentos empresariales bien organizados es crucial para la salud de una organización. Tanto si trabajas en una empresa como si no, es probable que te encuentres con una gran variedad de documentos empresariales, y entenderlos puede mejorar tu rendimiento. La investigación puede enseñarle cuáles son los más comunes.

En este artículo, analizamos qué son los documentos empresariales y enumeramos algunos de los más frecuentes.

¿Qué son los documentos comerciales?

Los registros de una empresa incluyen una serie de documentos que registran diversos aspectos de los vínculos internos y externos de una organización. Dado que proporcionan la información necesaria para una gestión adecuada, suelen ser vitales para gestionar una empresa. Los registros empresariales pueden tener un formato físico o digital.

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21 tipos de documentos comerciales

Estos son algunos de los documentos comerciales más frecuentes:

1. Contratos

Las empresas a menudo acuerdan colaborar con otras partes, por motivos como ventas, compras, licencias o cualquier otro tipo de acuerdo. Los detalles exactos de estas colaboraciones se registran con contratos que son firmados por ambas partes y constituyen una obligación para todos los implicados de cumplir con las obligaciones acordadas. Los contratos son jurídicamente vinculantes y legalmente exigibles.

2. Documentación de los estatutos

La documentación de los estatutos de una empresa es un conjunto de normas y reglamentos internos que su dirección ha establecido, con el fin de que todos los empleados sepan cuáles son las normas y prácticas acordadas. Suele describir la estructura de gestión de la empresa, los posibles problemas de gobernanza y el papel individual de cada empleado en el bienestar de la organización. No siempre son obligatorios por ley, pero suelen ser útiles para cualquier tipo de organización.

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3. Acuerdo de no divulgación

Estos acuerdos se firman entre una organización y otras partes, como empleados, socios comerciales, contratistas y autónomos. Su objetivo es salvaguardar la información esencial de la empresa, como los detalles relativos a diversos proyectos, listas de clientes, registros financieros o estrategias futuras, haciendo que las otras partes se comprometan a no divulgarlos. Pueden ser cruciales para el bienestar de una organización, ya que pueden preservar sus ventajas competitivas.

4. Acuerdo de empleo

Este documento se firma cada vez que una empresa contrata a un nuevo empleado. En él se recogen tanto los deberes y el papel del empleado dentro de la empresa como las obligaciones de ésta con respecto a él. Son esenciales para mantener las buenas relaciones entre las organizaciones y sus empleados y pueden ser utilizados por ambas partes en un tribunal para demostrar que la otra parte no ha cumplido con sus obligaciones.

5. Plan de negocios

El plan de empresa suele ser el primer documento creado por el propietario de un negocio. Se trata de un plan que describe lo que la empresa pretende conseguir, cuáles son los plazos de sus objetivos y cómo alcanzarlos. La creación de un plan de negocio eficaz suele requerir una investigación exhaustiva de la competencia, el público objetivo y el mercado en su conjunto.

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6. Documentos financieros

La gestión del presupuesto suele ser una parte importante para garantizar el éxito a largo plazo de una organización. Los registros financieros, como los balances, las cuentas de resultados, los extractos bancarios, los registros de recibos y los informes de nóminas, ayudan a la dirección de la organización a hacer un seguimiento de todos los ingresos y gastos, garantizando la salud financiera de la empresa. También se utilizan para crear informes financieros anuales para analizar el rendimiento financiero de la organización durante ese año.

7. Documentos transaccionales

Al igual que los documentos financieros, los documentos transaccionales ayudan a la dirección de la organización a mantener un presupuesto saludable. Incluyen todos los documentos emitidos como resultado de una transacción, como facturas, recibos y órdenes de pago. Llevar un control de los mismos ayuda a la empresa a conocer los fondos que entran y salen en todo momento.

8. Documentos de cumplimiento y regulación

Dependiendo del sector en el que opere la empresa, ésta puede exigir pruebas de que sus operaciones se realizan dentro de ciertos límites y normas reglamentarias. Los documentos de cumplimiento y regulación actúan como prueba de que la empresa está dentro de todos los límites reglamentarios. La mayoría de estos documentos se refieren al tratamiento de los empleados, al cumplimiento de las normas fiscales y a la realización de las operaciones de acuerdo con las normas industriales y medioambientales.

9. Informes empresariales

Los informes empresariales son documentos que ayudan a la dirección de la organización a conocer diversos aspectos internos. Describen varios elementos relativos a la empresa, sus transacciones, empleados, contratistas y otra información relevante, ayudando a la dirección a tomar decisiones informadas. También pueden mostrar la situación empresarial de la organización a posibles inversores.

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10. Actas de reuniones de negocios

Llevar las actas de las reuniones más importantes de la empresa puede ayudar a todos los implicados a analizar lo que se discutió y la validez de las decisiones tomadas. Esto puede aclarar cualquier incertidumbre y desacuerdo al mostrar exactamente lo que se dijo, en términos inequívocos. Las actas de reuniones eficaces suelen incluir toda la información posible, incluida una lista de todos los asistentes a la reunión y su voto en las distintas decisiones.

11. Acuerdos de contratación

Siempre que una organización contrata a un contratista, las dos partes deben perfilar claramente los detalles de la colaboración. Algunos de los datos que se incluyen con más frecuencia en un acuerdo de este tipo son los relativos a quién es el propietario del trabajo realizado, cuál es el plazo de entrega y la cantidad que se le debe al contratista. También puede contener detalles sobre las normas de calidad.

12. Seguro de empresa

Los seguros empresariales son una forma de que las empresas se protejan contra diversos riesgos. Algunos de los riesgos empresariales más comunes son las grandes pérdidas empresariales, los desastres naturales, las catástrofes, los accidentes y los robos. Un documento de seguro empresarial es un archivo en el que la organización guarda diferentes pólizas de seguro que cubren diversos riesgos.

13. Acuerdo de asociación

Los acuerdos de asociación son contratos firmados entre dos o más personas que deciden iniciar un negocio juntos. En ellos se especifican claramente las responsabilidades de cada parte y su participación en los beneficios y las pérdidas. Su función es facilitar las relaciones entre los socios y actuar como documento vinculante en caso de desacuerdo.

14. Política de la empresa

El documento de la política de una empresa describe todas sus políticas en relación con diversos temas, como la salud y la seguridad, la conducta de sus empleados, el salario de cada función, las directrices de comportamiento, las medidas disciplinarias y cualquier otra norma o regulación establecida internamente por la organización. Su función principal es servir de punto de referencia cuando los empleados necesitan orientación sobre cómo manejar determinadas situaciones. También puede actuar como una forma rápida de resolver diversas disputas internas.

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15. Marca comercial

Una marca es un documento que protege la propiedad intelectual de una organización, concretamente varios elementos que la diferencian de otras empresas. Puede referirse a cualquier elemento asociado a una marca, empresa, producto o servicio, como símbolos, frases y logotipos. Una marca registrada ante las autoridades competentes hace que cualquiera que copie cualquier elemento bajo la marca respectiva sea legalmente responsable.

16. Acuerdo de franquicia

Algunas empresas optan por externalizar su marca y sus prácticas empresariales a otras partes en forma de franquicias. Un acuerdo de franquicia es un contrato que' s firmado por el franquiciador y la persona que desea abrir una franquicia y describe las condiciones en las que este último puede abrir su negocio. El documento suele incluir detalles sobre cómo el franquiciador ayudará al franquiciado con apoyo técnico y operativo, así como la forma en que el franquiciado compensará al franquiciador y la duración del acuerdo.

17. Acuerdo de opción de compra de acciones para empleados

Los planes de opciones sobre acciones para empleados son acciones que la organización ofrece a sus empleados a precios reducidos. El motivo suele ser motivar a los empleados, ya que el éxito de la empresa suele ser proporcional al precio de sus acciones. El documento especifica claramente el número de acciones asignadas, su precio inicial y cualquier otro detalle esencial sobre el acuerdo.

18. Acuerdos de la junta directiva

Las decisiones que toma el consejo de administración de una empresa durante sus reuniones se registran como resoluciones del consejo. Pueden referirse a muchos aspectos de la empresa, como la forma de asignar sus recursos, una posible expansión, la incorporación de un nuevo miembro al consejo y otras decisiones importantes para la organización. La mayoría de las resoluciones del consejo requieren una decisión unánime de los miembros del consejo.

19. Condiciones de uso en línea

Aunque no siempre lo exige la ley, el sitio web de una organización debería tener sus propias condiciones de uso. Esto ayuda a la empresa a evitar la responsabilidad en caso de que el contenido del sitio web o sus hipervínculos sean incorrectos. También regula lo que los visitantes pueden publicar en su sitio web, cuando sea aplicable.

20. Presentación de la empresa

Un pitch deck empresarial es una presentación que suelen crear las nuevas empresas y que describe las principales características, cualidades y aspiraciones de la organización. Su finalidad es ser presentada a diversas partes interesadas, como clientes, posibles inversores y accionistas. Algunos de los elementos más comunes de un pitch deck son los detalles relativos a los empleados, las ventajas competitivas, los problemas, las soluciones, los bienes, los servicios, las previsiones de mercado y las inversiones necesarias.

21. Licencia comercial

Dependiendo de las áreas de actividad de una empresa o de su ubicación geográfica, puede necesitar uno o más permisos emitidos por organismos gubernamentales para poder funcionar. Cada estado suele tener sus propias condiciones de licencia, y la ubicación de la sede de la empresa suele dictar qué licencia local se necesita. Las licencias comerciales son documentos cruciales para una organización, ya que sería ilegal operar sin ellas.