8 tipos de documentos contables que debe conocer

El trabajo de contable puede ofrecer un salario competitivo y un empleo estable. Los contables suelen utilizar una amplia gama de documentos para desempeñar su trabajo, ya que hay muchas profesiones contables diferentes. La contabilidad puede ser la carrera perfecta para ti si te gusta trabajar con números y tienes experiencia en negocios o finanzas.

En este artículo, exploramos ocho tipos de documentos contables y consideramos cómo los utilizan los contables.

¿Qué es un contable?

Los contables ayudan a los clientes a recopilar registros financieros, resumirlos, pagar impuestos y crear presupuestos. Los contables pueden trabajar para diversas organizaciones y empresas, además de para empresas de contabilidad. Los contables pueden desempeñar una gran variedad de trabajos contables en diversos sectores, ya que hay muchas especialidades contables. Como la contabilidad es tan diversa, los contables suelen tener una amplia experiencia en finanzas y educación contable, además de en tecnología contable y derecho.

He aquí algunas áreas en las que los contables pueden especializarse:

  • Contabilidad financiera
  • Contabilidad fiscal
  • Contabilidad de gestión
  • Contabilidad pública
  • Contabilidad gubernamental
  • Contabilidad forense
  • Auditoría interna

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¿Qué hace un contable?

La principal responsabilidad de un contable es ayudar a sus clientes a gestionar sus finanzas. Dado que hay muchas especialidades y áreas diferentes en la contabilidad, las tareas específicas de un contable pueden variar en función de los clientes para los que trabaja o del sector en el que operan sus clientes. Sin embargo, la mayoría de los contables tienen la capacidad de preparar documentos financieros y ofrecer asesoramiento sobre decisiones financieras a sus clientes, ya sean particulares u organizaciones. Esto puede implicar el análisis de los datos financieros para incluirlos en los informes, la creación de balances y otros documentos y el asesoramiento sobre cómo un cliente puede mejorar su situación financiera.

A continuación se indican algunas de las funciones más comunes que desempeñan los contables:

  • Mantener la precisión en los documentos financieros escritos
  • Reunirse con los clientes para discutir los objetivos y las acciones financieras
  • Preparación de la declaración de la renta y presentación de los impuestos
  • Observar las operaciones financieras de una institución para desarrollar una estrategia financiera
  • Realizar previsiones y análisis de riesgos

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8 tipos de documentos contables

A continuación, ocho tipos de documentos que los contables utilizan en su trabajo:

Factura

Una factura es un registro de las operaciones de crédito de una venta o compra. Algunos contables también pueden llamar a una factura una vez que la recibe el comprador en una transacción. Las facturas se crean siempre que un cliente vende o compra algo a crédito, como forma de llevar un control de la cantidad de dinero que realmente tiene el cliente. Los contables suelen preparar varias copias cuando crean una factura para asegurarse de que tanto el cliente como el comprador o el vendedor reciben una.

Memo de dinero

Un memorando de caja es un documento que registra las ventas y compras en efectivo. Los memos de caja pueden contener todas las ventas o compras en efectivo en las que participe un cliente y pueden actualizarse a lo largo del año. Una empresa que compra algo con dinero en efectivo también puede crear un memorando de caja para mostrar todos los detalles relativos a la transacción, incluyendo lo que se vendió, la cantidad vendida, si se utilizó un descuento y qué precio pagó el comprador. Los contables también pueden hacer referencia a los memos de caja durante una auditoría para asegurarse de que el libro de caja de un cliente es coherente con el memo de caja.

Recibo

Un recibo es una prueba escrita de que se ha realizado un pago en una cuenta por una transacción. Los contables utilizan con frecuencia los recibos cuando trabajan con clientes empresariales, ya que los recibos son una forma eficaz de hacer un seguimiento de las transacciones comerciales, especialmente cuando una empresa participa en múltiples transacciones en un periodo de tiempo. Normalmente hay al menos dos copias de cada recibo, una para el cliente que realiza la compra y otra para los registros financieros del vendedor.

Un recibo puede contener información como el precio que paga el comprador, los productos vendidos, la fecha de la transacción, el método de pago del comprador y su nombre.

Pagar en la nota de corte

Una nómina es un registro escrito de un depósito bancario. Los contables pueden utilizar las hojas de ingreso para registrar la fecha en que se realiza un ingreso, quién lo ha hecho y el importe del mismo. Cuando se utiliza una hoja de ingreso, alguien puede rellenar el formulario con la información necesaria y llevarlo a su banco con el depósito en efectivo. A continuación, el cajero del banco puede firmar y sellar la hoja de ingreso y devolverla a la persona que ha hecho el depósito, que puede pasársela a su contable para que la incluya en sus registros financieros.

Consulta

Un cheque es una orden de pago de una suma específica de dinero que un banco puede pagar a quienquiera que vaya dirigido. Los bancos suelen distribuir talonarios de cheques a los clientes que abren cuentas en ellos, quienes pueden emitir cheques para realizar transacciones como la compra de productos y el pago de servicios. Un cheque muestra la cantidad de dinero que el emisor quiere dar al destinatario, el nombre del destinatario, el motivo de la transacción y la firma del emisor.

Un contable puede revisar los talonarios de cheques de un cliente al final de un periodo para asegurarse de que las transacciones con cheques coinciden con sus registros y para determinar si un cliente tiene cheques pendientes de cobro en un banco.

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Nota negativa

Una nota de débito es un documento que una empresa puede enviar a otra parte que le debe dinero para mostrar cuánto le debe. Las notas de débito suelen contener la fecha y el importe de una transacción, el nombre del comprador y el motivo por el que se retira el dinero de su cuenta. Muchas empresas utilizan las notas de débito para hacer un seguimiento de las transacciones por las que pagan de más o en los casos en los que tienen que devolver productos a un proveedor para su reembolso.

Por ejemplo, si una empresa pide un lote de materiales a un proveedor y se da cuenta de que algunos de los materiales son defectuosos, puede devolverlos junto con una nota de débito en la que figure el coste de esos materiales para que el proveedor se lo reembolse a la empresa.

Nota de crédito

Una nota de crédito funciona de forma similar a una nota de débito, pero se utiliza para mostrar la cantidad de dinero que una persona da a otra en forma de crédito. Las notas de crédito son las más utilizadas por las empresas que realizan transacciones periódicas y aceptan devoluciones de sus productos. Cuando un cliente devuelve un producto, la empresa puede enviarle una nota de crédito por el importe que pagó como reembolso de su compra.

Los contables también pueden utilizar las notas de crédito para hacer un seguimiento de los créditos que concede una empresa y asegurarse de que sus fondos pueden respaldar cualquier operación de crédito que realicen.

Bono

Un comprobante es un documento que los contables preparan para registrar las transacciones comerciales. Los contables pueden utilizar los comprobantes para registrar los asientos contables, mostrar qué cuentas deben cargarse o abonarse e identificar cualquier información importante de los documentos fuente a los que un contable tiene acceso. Existen comprobantes de caja, que los contables crean cuando un cliente recibe un pago en efectivo, y comprobantes que no son de caja, que registran transacciones que no implican efectivo, como las ventas a crédito.