Los 16 documentos de RRHH esenciales que todo departamento de RRHH necesita

La creación de una empresa conlleva muchos pasos y requisitos, como los relacionados con los impuestos, el seguro médico, la compensación de los trabajadores y otros. Un aspecto crucial de la creación de una empresa que a menudo se pasa por alto es el de los recursos humanos.

La creación de un departamento de RRHH en su empresa requiere esfuerzo y conocimientos y, dependiendo del tamaño y el sector de su empresa, puede parecer abrumadora. En este artículo, le proporcionaremos una lista de comprobación de las especificaciones y los elementos que necesita para asegurarse de que dispone de un sólido sistema de RRHH.

¿Qué es un departamento de recursos humanos?

Un departamento de recursos humanos gestiona los empleados de una empresa, incluyendo la contratación, el despido, la formación y todo el papeleo relacionado con el empleo. El departamento de recursos humanos suele realizar tareas como la selección de currículos y solicitudes, la programación y realización de entrevistas, la contratación y la incorporación de empleados, el mantenimiento de los archivos de los empleados y la supervisión de las prácticas de empleo justas de la empresa y la seguridad en el lugar de trabajo. También se encargan de las políticas de beneficios de la empresa, como los seguros de salud y de vida, las cuentas de jubilación, las nóminas y las vacaciones.

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Por qué es necesario un departamento de recursos humanos

El principal interés de un empresario es su cuenta de resultados, por lo que, a primera vista, puede pensar que puede ahorrar dinero realizando él mismo las tareas de recursos humanos. Estarían muy equivocados. El departamento de recursos humanos va mucho más allá de la contratación y el despido de empleados; de hecho, uno de los principales objetivos de un departamento de recursos humanos es asegurarse de que la empresa obtenga el mayor rendimiento de la inversión de sus empleados.

En otras palabras, RRHH es responsable de encontrar y contratar a las personas que hacen que la empresa gane más dinero del que cuesta emplearlas. El departamento de recursos humanos también gestiona todos los expedientes de los empleados, a la vez que recluta activamente, garantiza el cumplimiento de la legislación y mucho más, lo que justifica un departamento dedicado a tiempo completo.

¿Qué hace un departamento de recursos humanos?

Entre las funciones que realiza el departamento de recursos humanos se encuentran: 

Contratación

La contratación de empleados incluye la determinación de cuándo es necesaria la contratación para cada departamento, la publicación de las descripciones de los puestos de trabajo, las entrevistas y la selección de las nuevas contrataciones. Estas tareas suelen ser responsabilidad del departamento de recursos humanos.

Incorporación

El departamento de RRHH también desarrolla programas de orientación para los empleados recién contratados, además de planificar y programar los procesos para ellos.

Asistencia a los empleados

Los recursos humanos también pueden crear y aplicar programas útiles para los empleados, como permisos personales, guarderías, incentivos por rendimiento destacado y horarios flexibles.

Beneficios para los empleados

El departamento de recursos humanos mantiene a los empleados informados sobre las novedades y actualizaciones relativas a las prestaciones de vida, médicas o de jubilación, responde a sus preguntas y les ayuda con las solicitudes o los formularios de reclamación 

Actuar como intermediario

Los RRHH son más conocidos por su capacidad de intermediación en los casos en que la comunicación entre los empleados o entre éstos y la dirección necesita un facilitador. Ayudan a aclarar la comunicación y a resolver los conflictos de la forma más fácil posible para todas las partes implicadas.

Formación y desarrollo

Este departamento suele encargarse de organizar periódicamente sesiones de formación, clases o cursos para garantizar que todo el personal esté adecuadamente informado y formado en aspectos como los primeros auxilios, los nuevos programas informáticos y las nuevas metodologías del sector;

Privacidad de los datos de los empleados

La información altamente confidencial, como los contratos de los empleados, las descripciones y responsabilidades de los puestos de trabajo, los registros de disciplina, los registros de asistencia, los registros de rendimiento y los documentos del IRS, están todos bajo el cuidado del departamento de recursos humanos.

Cumplimiento legal

Las leyes laborales, incluyendo los descansos, las horas extras, los salarios y la discriminación, son responsabilidad del departamento de recursos humanos. El departamento de RRHH debe mantener a los empleados al día sobre las leyes locales y federales para garantizar su cumplimiento.

En resumen, el departamento de recursos humanos protege los intereses, la imagen y el éxito de la empresa desde todos los ángulos posibles, garantizando el cumplimiento de las leyes, realizando tareas administrativas y aplicando las políticas de la empresa con la mayor eficacia posible.

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Cómo crear un departamento de recursos humanos

Su departamento de RRHH debe apoyar y reflejar la cultura deseada de su empresa. Siga estos pasos para crear un departamento de RRHH que se ajuste a las necesidades de su empresa:

1. Crear su cultura

Defina cómo quiere que sean la cultura y los valores de su empresa, identificando claramente por qué existe su empresa, en qué cree y qué prevé para el futuro de la misma. Puede preguntarse por qué los profesionales cualificados elegirían trabajar para usted—y quedarse con usted—en lugar de hacerlo en otra empresa. Utilice la respuesta a esta pregunta para centrarse en descubrir su cultura central.

2. Equilibrar la personalidad con la competencia

La persona o personas que contrate para formar su equipo de RR.HH. tendrán que entender la cultura deseada e incluso fundirse en ella sin dejar de ser consumadamente profesionales. Esta mezcla única es necesaria para reclutar empleados que encajen bien en la cultura, además de aportar la experiencia y las habilidades necesarias para el puesto.

3. Identifica claramente lo que esperas de un departamento de RRHH

Por lo general, su departamento de RRHH debe ser capaz de manejar elementos administrativos así como elementos centrados en las personas. Algunas empresas pueden encontrar estas cualidades en una sola persona, pero la mayoría opta por el método de «divide y vencerás».

Para ello, cuentan con un equipo en el que la persona o personas que son fuertes en la parte administrativa se centran en el cumplimiento, los procedimientos y la administración, mientras que la persona o personas que son más fuertes en la parte centrada en las personas siguen centrándose en la contratación, la retención y la formación. Independientemente de sus tareas diarias, cada persona del equipo de RRHH debe poseer fuertes habilidades de comunicación, sentido de la equidad, diplomacia y una ética clara.

Documentos necesarios para los recursos humanos

Cualquiera que haya tenido alguna vez un trabajo ha recibido un manual del empleado. Estos paquetes describen casi cualquier política y procedimiento específico que se pueda imaginar. Los elementos del manual de una empresa suelen incluir: 

  • Perfiles de trabajo
  • Organigrama
  • Plan de personal
  • Sistema de seguimiento de candidatos
  • Estructura salarial 
  • Resumen de remuneraciones y beneficios
  • Horario de vacaciones
  • 4. Asignación de vacaciones y PTO
  • Declaración de misión/declaración de valores
  • Métricas de rendimiento
  • Seguimiento de viajes y gastos
  • Normas de tiempo y asistencia
  • Código de vestimenta
  • Política de salida
  • Formación y desarrollo
  • La descripción del puesto de trabajo 

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Herramientas para los recursos humanos

El departamento de recursos humanos suele manejar más información y tareas diversas que cualquier otro departamento de una empresa. La mayoría de los departamentos de recursos humanos realizan estas tareas con la ayuda de varias herramientas tecnológicas, como las que se enumeran a continuación, para hacer el trabajo un poco más manejable:

Sistemas de información de recursos humanos

Para gestionar con éxito la gran cantidad de información que tienen que mantener organizada y confidencial, la mayoría de los departamentos de recursos humanos utilizan un sistema integral de gestión de recursos humanos. Este software almacena datos como los registros y la documentación de los empleados, hace un seguimiento de las vacaciones y el tiempo personal, gestiona los beneficios de los empleados, archiva las evaluaciones de rendimiento y accede a los registros de las nóminas. Este software puede agregar datos y crear informes completos con fines de auditoría, algo que sería casi imposible de hacer a mano.

Software de contratación

El software de contratación se utiliza para agilizar el proceso de adquisición de nuevo personal. Gracias a este software, los profesionales de RRHH pueden publicar anuncios de empleo, recoger solicitudes, gestionar candidatos y mucho más. Estas soluciones de software ahorran tiempo y eliminan la necesidad de hacer un seguimiento manual de toda esta información.

Soluciones de rendimiento

Cuando los supervisores evalúan el rendimiento de un empleado’se desarrolla un conjunto de objetivos e hitos que posteriormente un profesional de recursos humanos se encarga de controlar a lo largo del año. Recursos Humanos puede proporcionar a los supervisores información y herramientas para ayudar a controlar el progreso de los empleados a lo largo de este periodo y así revisar y reajustar los objetivos futuros.

Servicios de nómina

Los servicios de nómina calculan y procesan automáticamente las nóminas, las horas, las deducciones, el tiempo libre remunerado y los formularios de impuestos.  

Plataformas de gestión de beneficios

Estas soluciones pueden hacer más que la mayoría de los servicios de nómina disponibles en cuanto a la administración y el seguimiento de los beneficios, la gestión de los planes de jubilación y de seguros, el seguro de compensación de los trabajadores y otros beneficios especiales que algunas empresas deciden ofrecer, como planes de teléfono con descuento, horas de servicio a la comunidad y más.

Herramientas de compromiso de los empleados

Estas herramientas pueden proporcionar información sobre lo que puede hacer para mantener a sus empleados comprometidos. El programa supervisa la cultura de su empresa, lo que le permite reconocer y recompensar a su personal, y le permite recopilar comentarios anónimos de su equipo a los que puede referirse posteriormente para desarrollar mejoras en su cultura y operaciones.

El precio y las características de cada solución varían en función del tamaño y las necesidades de tu empresa.

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