Su trabajo como directivo puede exigirle que se reúna con sus empleados de forma individual para evaluar su bienestar y abordar cuestiones importantes. Para sacar el máximo provecho de las reuniones individuales hay que entender su importancia y cómo manejarlas. Pueden mejorar la moral y el compromiso de los trabajadores si se gestionan adecuadamente.
En este artículo, definimos lo que son las reuniones individuales, explicamos cómo preparar y llevar a cabo una reunión individual y proporcionamos ejemplos de temas que se pueden tratar durante una reunión individual.
¿Qué es un 1 a 1?
Una reunión de dirección es un encuentro cara a cara entre usted y uno de sus empleados. Como su nombre indica, en esta reunión sólo participan usted y otra persona. A diferencia de otros tipos de reuniones, como las de actualización de la situación o del rendimiento de los empleados, las reuniones individuales son menos formales. En este tipo de reuniones se pueden tratar una gran variedad de temas, incluidos los problemas e inquietudes relacionados con el trabajo, o incluso las ideas inspiradoras que pueda tener el empleado.
Una comunicación eficaz puede cumplir cuatro funciones importantes:
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Mejore su relación profesional con un empleado: Las conversaciones abiertas pueden permitir que usted y sus empleados se conozcan mejor y desarrollen la confianza, lo que puede facilitar una comunicación y un trabajo en equipo más eficaces.
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Proporcionar un foro para la retroalimentación bidireccional: El empleado puede hablar libremente de sus frustraciones o preocupaciones en relación con el lugar de trabajo, y usted puede abordar esas cuestiones. Esto puede revelar problemas que usted puede trabajar para resolver desde el principio de su empleo.
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Crear un espacio de discusión o ideación: Tal vez el empleado tenga un concepto parcialmente formado para un proyecto que podría elaborar con usted, o simplemente le gustaría expresar sus ideas sobre sus tareas actuales. Disponer de un espacio de debate como éste puede aumentar el compromiso y la motivación de los empleados.
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Mantenerle informado sobre cuestiones personales delicadas Si el empleado se enfrenta a obstáculos derivados de distracciones personales, el cara a cara puede ser un momento para mostrar comprensión y proporcionar tutoría. Esto también puede generar confianza.
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Cómo prepararse para un 1 a 1
Prepararse para cada reunión individual puede ayudar a garantizar que sus empleados sean receptivos a la reunión y la encuentren productiva. Estas son algunas acciones que puede llevar a cabo para prepararse:
1. Fijar una hora de reunión regular
Es una buena idea celebrar una reunión aproximadamente cada una o dos semanas, con una duración de entre 30 y 60 minutos. Hable con sus empleados de antemano para coordinar sus horarios y determinar el mejor momento para reunirse con cada uno. Marque las reuniones en su calendario o planificador para recordárselo y señalar su importancia.
2. Determine el lugar
El entorno físico de la reunión individual puede influir en lo cómodo y receptivo que se sienta el empleado durante la misma. Considere cuál sería el lugar ideal para hablar con cada empleado. Quizá le parezca que una sala de conferencias es demasiado formal, así que puede celebrar las reuniones en un entorno más informal, como un parque cercano o una cafetería. Una reunión a la hora del almuerzo o a pie también es una buena idea. Considere la posibilidad de pedir la opinión del empleado, ya que puede tener una preferencia definida.
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3. Decidir un temario
El orden del día describe los temas que te gustaría tratar y puede estructurar tu reunión para que fluya sin problemas. Aquí tienes algunos puntos que puedes incluir en tu agenda:
- Avanzar en las tareas de los empleados
- Confirmar la alineación con los desarrollos recientes en el lugar de trabajo
- Obstáculos a los que puede enfrentarse el empleado
- Desarrollos personales
El orden del día puede variar según el empleado y las circunstancias. Por ejemplo, si un empleado tiene un rendimiento excelente, podría reservar una parte del orden del día para aplaudir sus esfuerzos y logros. Una vez más, también puede ser una buena idea ponerse en contacto con cada empleado antes de la reunión para preguntar qué temas les gustaría tratar o qué retos están experimentando.
4. Tenga preparado el material de conversación
Algunas conversaciones pueden ser difíciles de iniciar o mantener, por lo que podría beneficiarse de tener una copia de seguridad del material de conversación. Por ejemplo, si usted' está interesado en comprender los desafíos que experimentan sus empleados, podría hablar de sus desafíos recientes. Del mismo modo, si desea que sus empleados se sinceren sobre los próximos acontecimientos de su vida personal, puede hacer lo mismo. Al ver que usted es sincero con ellos, sus empleados pueden estar más dispuestos a participar en una discusión abierta.
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Cómo celebrar un 1 a 1 efectivo
La forma de llevar a cabo su entrevista individual también puede afectar a su eficacia. Además de la agenda que haya establecido con su empleado, puede seguir estos pasos para asegurarse de que su reunión individual sea fluida y productiva:
1. Empezar a tiempo
Estar presente a la hora acordada para la reunión puede demostrar que valora el tiempo del empleado. También puede ayudar a garantizar que no interfiere con su horario ni con el del empleado, ya que la tardanza podría obligar a retrasar el inicio de tareas posteriores.
2. Registrar
Empezar la reunión con preguntas de comprobación puede ayudar a crear un ambiente relajado y seguro entre usted y el empleado. Puede ser una buena idea que exprese primero cómo le va o qué está pensando. Puede tratarse de un pensamiento relacionado con un interés común conocido, una muestra de empatía sobre una tarea difícil en la que sabe que está trabajando o cualquier cosa que anime al empleado a corresponder. La clave es ser auténtico, ya que esto puede ayudar a generar confianza.
3. Llamar a reuniones anteriores
Recordar los puntos clave de las conversaciones anteriores puede demostrar que está atento a las preocupaciones del empleado. Un buen punto de partida es preguntar por las actualizaciones de los objetivos que hayan mencionado en la reunión anterior. Por ejemplo, si previamente expresaron que se acercaba un hito, puedes preguntar cómo les fue en su consecución y su opinión al respecto.
Si va a celebrar su primer cara a cara con un empleado, puede recordar temas de conversaciones casuales que haya tenido o puntos tratados en alguna reunión de grupo. Por ejemplo, si en la última reunión de equipo se trató una nueva política de la empresa, puede preguntarle al empleado su opinión al respecto y si entiende su función. Recordar momentos como éste puede revelar el grado de alineación o compromiso del empleado con el equipo y la organización.
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4. Pregunte por los progresos y los retos
Preguntar al empleado cómo evaluaría su crecimiento profesional puede darle una idea sobre su autoestima y su actitud hacia el trabajo. Por ejemplo, si expresan su entusiasmo por los recientes progresos realizados en una tarea, esto puede sugerir que están emocionalmente implicados en su trabajo y desean activamente hacer un buen trabajo.
Puedes complementar los conocimientos anteriores preguntando por cualquier reto reciente al que se haya enfrentado el empleado. Puedes guiarle en la dificultad haciendo preguntas de seguimiento sobre los factores que contribuyen a estos retos y las posibles soluciones para ellos. Hacer preguntas en lugar de sugerir respuestas puede fomentar una actitud autodeterminada y demostrar que te interesa trabajar con el empleado.
5. Discutir la moral y las relaciones interpersonales
Estas cuestiones son más personales que los objetivos y los retos, pero es importante hablar de ellas por el impacto que tienen en la experiencia laboral y la satisfacción de los empleados. Estos temas pueden ser delicados para algunos empleados, por lo que puede ser una buena idea hablar indirectamente. Por ejemplo, puede preguntar sobre cualquier crítica que hayan recibido y cómo les ha hecho sentir, qué puede hacer para fomentar un entorno más colaborativo o cómo mejorarían determinados procesos para establecer un entorno de trabajo más agradable.
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6. Reconocer los puntos fuertes y los triunfos
Hacia el final de su entrevista individual, tómese el tiempo de reconocer algunos aspectos positivos que ha notado en el empleado o que otros le han relatado. Por ejemplo, puede señalar que otros miembros de la organización han elogiado la alta calidad del trabajo del empleado o que usted ha observado un firme compromiso por parte de éste. También puede ser eficaz un cumplido, como que se alegra de tener al empleado en su equipo. Estos reconocimientos pueden elevar la moral al hacer que el empleado se sienta valorado.
7. Discutir las nuevas expectativas
Al final de la reunión, concéntrese en las expectativas de discusión que tiene para el empleado para el momento de la próxima reunión individual. Estas expectativas pueden estar relacionadas con los temas que has discutido en la reunión o con asuntos que tenías en mente antes de que empezara la reunión. Esto puede ser tan simple como expresar el deseo de que el empleado mantenga un alto nivel de trabajo. Esto puede ayudar al empleado a centrarse en el crecimiento y mantenerlo responsable del trabajo que realiza en el ínterin.
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Ejemplos de temas para las reuniones individuales
He aquí algunos ejemplos de temas y preguntas que puede tratar con los empleados en sus reuniones individuales:
Registro y retirada
Estas preguntas pueden ayudar a romper el hielo y a ponerse al día de los principales acontecimientos.
- 1. ¿Cómo has estado desde la última vez que nos vimos?
- ¿En qué has trabajado?
- La última vez que mencionó [el tema anterior]. ¿Qué ha ocurrido desde entonces?
- ¿Cómo va con las expectativas que discutimos la última vez?
- ¿Qué opina de la nueva política?
Avances y retos del trabajo
Estas preguntas se refieren a los éxitos y obstáculos en las tareas diarias del empleado.
- ¿Cuáles son algunos de los logros de los que está orgulloso desde nuestra última reunión?
- ¿Qué tareas le han resultado especialmente atractivas o estimulantes?
- ¿Qué crees que se interpone en tu progreso?
- ¿A qué dificultades se ha enfrentado recientemente?
- ¿Qué tareas te parecen menos atractivas?
La moral y los compañeros
Estas preguntas pueden ayudarte a calibrar cómo se siente el empleado con respecto a su trabajo y su equipo.
- ¿Cómo os lleváis tú y [miembro del equipo]?
- ¿Cuál es tu aspecto favorito de este trabajo?
- ¿Quién crees que es el líder del equipo?
- ¿Qué obstáculos en la comunicación ha notado con usted y sus colegas?
- ¿Cómo cambiarías la forma de colaborar en los proyectos?
Expectativas y desarrollo
Con ello, se busca motivar al empleado y ayudarle en su experiencia laboral.
- ¿Cuáles son tus objetivos a corto plazo para las próximas dos semanas?
- ¿En qué tipo de proyectos estás interesado en trabajar?
- ¿Qué puedo hacer para facilitar su desarrollo?
- ¿Le interesaría recibir coaching o mentoring?
- ¿Cómo puedo apoyarle en su desarrollo?