¿Qué es el dinero en efectivo? Definición y consejos

Disponer de dinero en efectivo es una parte importante del funcionamiento eficaz de una empresa, y sirve para tomar diversas decisiones. Reevaluar la noción de tener efectivo en mano puede ayudarte a aumentar los beneficios.

En este artículo, definimos el efectivo en caja, repasamos las diferencias entre éste y la caja chica y enumeramos algunos consejos para ayudarle a mantener la cantidad correcta de efectivo en caja.

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¿Qué es el efectivo en caja?

El CCE de una empresa es la cantidad de efectivo a la que puede acceder, ya sea desde sus cuentas y activos bancarios o desde sus billetes en papel in situ. Los propietarios suelen considerar como efectivo disponible cualquier activo que puedan liquidar en efectivo en un plazo de 90 días o menos. Cuando una empresa tiene efectivo que no puede gastar, como un depósito mínimo que debe permanecer en el banco, el propietario calcula el CCE deduciendo esta cantidad.

Diferencias entre la caja chica y el efectivo en caja

Algunos propietarios de empresas y empleados pueden tener que considerar el efectivo en mano y también gestionar la caja chica. Para que pueda distinguir entre estos términos y sus funciones empresariales, a continuación se exponen algunas de las principales diferencias entre ambos:

Tipo de activos

La caja chica se refiere a una suma de dinero en efectivo que una empresa mantiene en billetes en las instalaciones. Guardada normalmente en una caja fuerte, la caja chica permite a los propietarios y gerentes de la empresa pagar los gastos diarios menores sin tener que extender cheques o utilizar tarjetas de crédito. Por lo tanto, la caja chica sólo se refiere a los billetes y monedas reales.

El efectivo en mano, sin embargo, puede incluir billetes de papel dispersos en una empresa—en cajas registradoras, cajas fuertes y en posesión de los empleados—así como fondos no líquidos almacenados en bancos. El efectivo en caja es una mezcla de activos fácilmente convertibles en efectivo líquido y, por lo general, no está en forma de efectivo.

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Localización del efectivo

La caja chica tiene que estar en un lugar centralizado al que sólo puedan acceder los empleados autorizados, como una caja fuerte. Al distribuir la caja chica, los empleados autorizados registran cada transacción en un libro de caja chica para que la empresa pueda contabilizar todos los gastos menores que cubre con estos fondos. El dinero en efectivo está casi siempre descentralizado, localizado en múltiples cuentas bancarias y ubicaciones físicas a lo largo de una operación.

Relevancia para la salud financiera

La caja chica no suele afectar a la salud financiera de la empresa. La caja chica no es una unidad contable fundamental. Más bien, es una comodidad que facilita el pago a los proveedores y la compra de pequeñas necesidades diarias. Cuando una empresa se queda sin caja chica, sólo significa que un empleado tiene que retirar más dinero del banco. Muchas empresas sólo tienen unos pocos cientos de dólares de caja chica a la vez.

El efectivo disponible es una medida crítica de la salud financiera de las empresas. Dependen del efectivo en mano para pagar a los proveedores, el alquiler y cualquier otro gasto operativo. Al calcular cuánto tiempo podría sobrevivir una empresa sin ingresos significativos, los empresarios calculan su efectivo total en mano para ver cuántos meses de costes podrían pagar. Los empresarios también necesitan conocer su efectivo total en mano para generar los estados de flujo de caja que detallan el valor financiero de sus empresas.

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Objetivo

La caja chica es un recurso práctico que ayuda a evitar la complicación de las transacciones, a la vez que protege los fondos de las empresas. Por ejemplo, si el fregadero de una empresa necesita ser reparado, el gestor puede simplemente pagar al fontanero los 100 dólares del servicio en efectivo. Si un directivo necesita comprar más de un suministro de forma inmediata, pero no puede hacerlo por sí mismo, puede entregar a un empleado la caja chica para que lo compre. Esto evita los riesgos de entregar frecuentemente la tarjeta de crédito de la empresa a muchas personas.

El efectivo en caja refleja el rendimiento pasado de una empresa y su capacidad actual de funcionamiento. A diferencia de la caja chica, que cumple algunas funciones de conveniencia, el efectivo en caja puede, en última instancia, realizar cualquier función empresarial que implique compras. Conocer el efectivo en caja permite acceder al crédito, desarrollar estrategias empresariales y cumplir con los requisitos contables.

Consejos para determinar la cantidad de efectivo que hay que tener a mano

Si está ayudando con las finanzas de una empresa, aquí hay varios consejos que pueden ayudarle a asegurarse de que tiene suficiente efectivo a mano en todo momento:

Determinar los gastos operativos mensuales

Los gastos operativos mensuales de su empresa determinan en gran medida la cantidad de efectivo que le conviene tener a mano. Dependiendo de su sector y modelo de negocio, puede beneficiarse de tener suficiente efectivo a mano para cubrir entre tres y seis meses de gastos de explotación. En caso de circunstancias imprevistas o dificultades económicas, el efectivo disponible puede dar a su empresa flexibilidad para adaptarse y sobrevivir a períodos menos rentables.

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Considere los efectos de su industria y modelo de negocio

Diferentes industrias y tipos de negocios se enfrentan a diferentes realidades financieras que afectan a la cantidad de efectivo en mano que pueden mantener. Por ejemplo, una empresa de promoción inmobiliaria con muchas propiedades puede permitirse tener menos efectivo a mano porque sus principales activos—terrenos y viviendas—aumentan de forma fiable su valor. Estas propiedades también suelen valer una suma importante para empezar, lo que significa que la empresa podría vender rápidamente un bien inmueble para obtener fondos en caso necesario. Otros negocios, como los restaurantes, pueden operar con márgenes estrechos y tener que mantener un efectivo limitado en la mano.

Evaluar los costes de oportunidad

Los costes de oportunidad describen los costes que se derivan de no tomar el curso de acción más rentable. Es importante evaluarlos en relación con el efectivo disponible porque el dinero en las cuentas bancarias experimenta un crecimiento mínimo, mientras que el dinero invertido en bonos u otros activos puede producir un rendimiento significativo.

Por ejemplo, un operador hotelero puede tener la oportunidad de aumentar los ingresos renovando una propiedad antes de la temporada alta. El operador del hotel puede confiar en que la renovación se traducirá en más negocio, pero, a corto plazo, el negocio tendrá que funcionar con una cantidad de dinero en efectivo inferior a la ideal. El propietario del hotel tiene que decidir cuánto dinero perdería sin la renovación y sopesarlo con los riesgos asociados a tener menos fondos de reserva.

Documentar cuidadosamente los gastos

Los costes variables de la mano de obra, las reparaciones y las compras pueden afectar en gran medida a lo que su empresa debe a final de mes. Especialmente si varias personas de su organización realizan compras, es importante documentar cuidadosamente todos los costes. Asegúrese de que revisa constantemente los gastos para confirmar que se siente cómodo con sus consecuencias para el efectivo disponible. Después de tener que pagar una factura grande e inesperada, por ejemplo, puede decidir retrasar otra compra para reducir los costes.

Tener en cuenta los cambios en los niveles de negocio

A veces, las empresas más nuevas tienen una comprensión menos clara de cómo puede cambiar el volumen de su negocio a lo largo del año. Si es posible que sus ingresos disminuyan con el cambio de estación, considere la posibilidad de reservar más efectivo a mano en consecuencia. A medida que conozca más sobre cómo se contrae y expande su negocio, podrá ajustar sus niveles de efectivo en mano para asegurarse de que está preparado para los gastos inesperados, pero que sigue operando de manera eficiente.