Contabilidad de caja vs. contabilidad de devengo: ¿Qué es mejor para su empresa?

El registro de los ingresos y gastos de una empresa mediante los métodos de contabilidad de caja o de devengo es una elección. Conocer los pros y los contras de cada método puede ayudarte a elegir el más adecuado para tu empresa.

En este artículo, analizamos qué son los métodos de contabilidad de caja y de devengo, sus principales ventajas y desventajas y cómo puede elegir el más adecuado para su empresa.

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¿Qué es el método de contabilidad de caja?

Una factura debe pagarse antes de que se registre una transacción utilizando el método de contabilidad de caja, por lo que no hay un seguimiento continuo. Este método es sencillo de mantener porque es fácil determinar cuándo se produce una transacción.

Por ejemplo, si se compran suministros en junio pero no se paga la factura hasta julio, se registran los suministros como un gasto de julio. O si envía a un cliente una factura en enero que le da 60 días para pagarla y éste paga en marzo, registra la transacción como ingreso en marzo.

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¿Qué es el método de contabilidad de devengo?

La contabilidad por el principio de devengo es el método que consiste en registrar los ingresos y los gastos en el momento en que se obtienen, independientemente de que el dinero se haya recibido o la factura se haya pagado.

Por ejemplo, si factura a su cliente en enero, registraría la transacción en enero, aunque no paguen realmente la factura hasta marzo. O, si hace un pedido de suministros en junio, registraría el gasto en el mes de junio, aunque no pague realmente la factura hasta julio.

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¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad de caja?

Hay muchas razones por las que las empresas eligen la contabilidad de caja en lugar de la contabilidad de devengo. Las principales ventajas de la contabilidad de caja son:

  • Proceso simplificado: La contabilidad de caja es una forma sencilla de llevar un control de los ingresos a medida que entran o salen de su cuenta bancaria. Para las pequeñas empresas, este método puede permitirle hacer un seguimiento de sus transacciones sin una cantidad considerable de contabilidad.
  • Impuestos sobre la renta: Con la contabilidad de caja, sólo se pagan impuestos sobre los ingresos cuando se reciben. Por ejemplo, si envía una factura a un cliente en noviembre pero éste no paga hasta enero, no tiene que pagar impuestos sobre esos ingresos hasta que el dinero esté realmente en su cuenta bancaria. Dependiendo de su año fiscal, eso podría registrar la transacción durante el siguiente año fiscal.

¿Cuáles son las desventajas de la contabilidad de caja?

Aunque el método de contabilidad de caja es definitivamente el más sencillo de estos dos métodos contables, tiene algunas desventajas. A continuación se enumeran las desventajas más reconocidas:

  • Totales inexactos: Dado que las transacciones sólo se registran cuando se recibe el pago o se abona una factura, la contabilidad de caja no siempre representa con exactitud los ingresos o los gastos de una empresa. Por ejemplo, en sus libros, puede parecer que está teniendo un mes rentable, mientras que los ingresos en efectivo pueden ser en realidad el resultado del esfuerzo del mes anterior.
  • No hay registro de cuentas por cobrar ni de cuentas por pagar: Como no hay registros de cuentas por cobrar ni de cuentas por pagar, puede crear problemas si un cliente no paga inmediatamente las facturas.
  • *Incumplimiento de los PCGA:** Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) son las normas que deben cumplir los contables al preparar los estados financieros en EE.UU. Según los PCGA, todas las empresas que tienen ventas superiores a 25 millones de dólares deben utilizar el método del devengo. Si comienza con el método de caja y hace crecer su negocio hasta superar los 25 millones de dólares de ventas anuales, tendrá que cambiar su método contable.

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¿Cuáles son las ventajas del método del devengo?

La elección del método del devengo tiene varias ventajas. Las principales ventajas son:

  • Responsabilidad: Aunque este tipo de contabilidad requiere más trabajo, representa con mayor precisión la cantidad de dinero que se ha ganado y gastado en un periodo de tiempo concreto.
  • Conforme a los PCGA: Este método se ajusta a los PCGA, lo que significa que si su empresa llega a tener unas ventas superiores a los 25 millones de dólares, no tendrá que hacer cambios en su método contable.

¿Cuáles son las desventajas del método del devengo?

A continuación se exponen las desventajas más comunes de la contabilidad por el principio de devengo:

  • Seguimiento complejo: Dado que las empresas registran los ingresos antes de recibir realmente el dinero en efectivo, el flujo de caja tiene que seguirse por separado. Esto puede hacer que su aplicación sea compleja y costosa.
  • Finanzas inexactas a corto plazo: La contabilidad por el principio de devengo no presenta la visión más precisa de sus finanzas a corto plazo, ya que a veces puede registrar ingresos o gastos antes de que se pague el efectivo o la factura. Por ello, es importante supervisar cuidadosamente el flujo de caja de la empresa, ya que sus libros podrían mostrar una gran reserva de efectivo cuando sus cuentas bancarias están realmente vacías.

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Cómo elegir el método contable adecuado para su negocio

La elección del método de contabilidad de caja o de devengo para su empresa dependerá, en última instancia, de sus objetivos empresariales y de los recursos de que disponga.

Conozca sus ingresos: El método de contabilidad de caja sólo está disponible si usted no tiene más de 25 millones de dólares al año en ventas brutas. Si su empresa obtiene esta cantidad de ingresos, el IRS le exigirá que utilice el método de devengo. Si gana menos, es libre de adoptar el método que tenga más sentido para usted.
Piense a largo plazo: Es importante pensar a largo plazo cuando se elige el método de contabilidad. Si prevé que su negocio crezca hasta superar los 25 millones de dólares de ventas brutas anuales, debería considerar si empezar con el devengo tiene sentido para usted desde el punto de vista financiero.
Sé coherente: Independientemente de lo que decidas, lo más importante es utilizar el mismo método de contabilidad durante todo el año, tal y como exige Hacienda. En algunas ocasiones, las pequeñas empresas optan por un método híbrido de contabilidad, en el que utilizan el método del devengo para el inventario y utilizan el método de caja para el seguimiento de sus ingresos y gastos.

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