¿Qué es la eficacia organizativa? (con pasos y consejos)

Una organización sólo puede tener éxito si cumple sus objetivos si se adhiere al método Seis Sigma. El liderazgo y la responsabilidad son dos de los aspectos más importantes de una organización, y este método los examina en detalle. Este método puede ayudarle a aumentar la productividad de sus trabajadores y a crear una mejor experiencia para el cliente si entiende cómo funciona.

En este artículo, hablamos de la eficacia organizativa en Six Sigma, explicamos por qué es importante y proporcionamos los pasos a seguir para crearla.

¿Qué es la eficacia organizativa en Six Sigma?

La eficiencia de una organización en el cumplimiento de sus objetivos es lo que la hace eficaz en Seis Sigma. Una fábrica, por ejemplo, puede considerarse eficiente si su cadena de montaje funciona en un tiempo determinado. El rendimiento de una empresa se mide por el grado de cumplimiento de sus objetivos, que es el objetivo de Seis Sigma. Otros factores que afectan a la eficacia organizativa son la cantidad de residuos que produce una empresa, si produce su cuota de bienes o si funciona en un tiempo determinado. La eficacia organizativa puede ayudar a las empresas que utilizan Six Sigma a mejorar sus procesos empresariales generales aumentando la productividad.

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¿Por qué es importante la eficacia organizativa?

La eficacia organizativa es importante para determinar si una empresa puede tener éxito a largo plazo. Cuanto más pueda una empresa alcanzar sus objetivos, más rentable será. Este nivel de éxito puede ayudar a las organizaciones a disminuir las áreas que causan despilfarro, como la tecnología anticuada o los flujos de trabajo ineficaces, lo que supone un ahorro de costes para su empresa. Otros beneficios de la eficacia organizativa son

  • Desarrollar estrategias productivas para el cambio
  • Abordar y mitigar los riesgos
  • Mejorar el rendimiento y el compromiso de los empleados
  • Mejora la experiencia y el valor del cliente
  • Crear un mejor sistema de gestión
  • Permite a las organizaciones satisfacer las necesidades de las partes interesadas

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Eficacia organizativa frente a eficiencia organizativa

Aunque la eficacia organizativa y la eficiencia organizativa se centran ambas en que un grupo cumpla su misión, tienen enfoques ligeramente diferentes. La eficiencia organizativa es cuando una empresa utiliza el menor número de recursos, tiempo y dinero para alcanzar su objetivo. Sin embargo, la eficacia organizativa se centra en lograr un objetivo haciendo las cosas correctas y no está orientada al tiempo. Las empresas miden estos dos aspectos de forma diferente. En el caso de la eficacia organizativa, utilizan un conjunto de métricas para ver si han alcanzado su objetivo. Con la eficiencia organizativa, las empresas se fijan en elementos financieros, como los gastos, para determinar el éxito.

Pasos para crear eficacia organizativa

Al igual que Six Sigma, la eficacia organizativa adopta un enfoque de seis pasos, o de sistema, para mejorar los procesos de una empresa. Estos son los pasos que hay que dar para crear eficacia organizativa:

1. Liderazgo

Para crear una organización eficaz, los líderes de una empresa establecen primero una visión para sus proyectos. A continuación, intentan traducir su objetivo en pasos y métodos procesables. Para ello, los líderes tienen en cuenta los siguientes factores:

  • Valor: Esta es la singularidad que su empresa proporciona a sus clientes para crear una ventaja competitiva y el motivo por el que los atienden.
  • Enfoque: Las empresas utilizan estrategias para satisfacer las necesidades de sus clientes y mantener una ventaja competitiva sobre otras organizaciones.
  • Estructura: Los líderes se plantean si la disposición de su tecnología, su personal, sus procesos, su cultura y sus medidas son las opciones más óptimas para alcanzar su visión.

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2. Comunicación

Una vez que los líderes establecen una visión, se centran en compartirla con los miembros del proyecto involucrados. Esto incluye también las directrices que rodean al proyecto. Una comunicación eficaz ayuda a garantizar que todo el mundo entienda y se alinee en torno a un objetivo común. Los líderes mantienen el objetivo como centro de su conversación y comparten la información con precisión.

3. Rendición de cuentas

Las organizaciones implementan sistemas de responsabilidad sobre el rendimiento para definir lo que esperan de los miembros del equipo y qué acciones dan lugar a recompensas o consecuencias. Cada individuo es responsable de su tarea. Cuando las empresas tienen expectativas claras, los empleados pueden realizar sus tareas con eficacia.

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4. Entrega

La etapa de entrega se centra en implementar un sistema de entrega eficaz. Contar con un proceso sencillo con pocos pasos puede ayudar a mejorar la precisión y garantizar que los productos lleguen a los consumidores adecuados. También es útil contar con un proceso de entrega que sea adaptable a nivel mundial y que responda a nivel local. Cuando las empresas mejoran sus procesos empresariales, pueden reducir los costes y mejorar el rendimiento de la inversión (ROI).

5. Rendimiento

Los jefes de proyecto contratan a las personas adecuadas para cada tarea. Al contratar a los empleados, se aseguran de que encajen en la cultura de la empresa con valores similares a los de los demás miembros del equipo. Durante esta etapa, contratan a los empleados y se centran en su formación para ayudarles a desarrollar sus habilidades y conocimientos. Las empresas también se centran en retener a sus empleados con talento ofreciéndoles recompensas por su dedicación y oportunidades de desarrollo.

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6. Medición

Las organizaciones miden y analizan sus proyectos y procesos mediante un sistema de métricas. El uso de un sistema de medición les ayuda a seguir el progreso y a mantener una calidad similar. También utilizan un sistema de métricas para animar y mantener a los empleados responsables de sus acciones.

¿Cómo se mide la eficacia de la organización?

Las empresas pueden medir su eficacia organizativa mediante el uso de métricas o sistemas de revisión. A menudo, las empresas utilizan cuadros de mando para hacer un seguimiento regular de su rendimiento. La forma en que una empresa mide su eficacia depende de su plan estratégico y del objetivo que intente alcanzar. Otra forma de medir la eficacia de la organización es observar los indicadores principales de la empresa, como el número de citas programadas o la cantidad de cartas de recomendación enviadas, para determinar su rendimiento futuro. También pueden establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para ver si han completado la actividad deseada.

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Consejos para convertirse en una organización más eficaz

Utiliza estos consejos para convertirte en una organización más eficaz:

  • Comparta su «por qué»; Asegúrese de que todos los empleados conozcan el propósito de su empresa para que comprendan el valor que tiene su trabajo y se sientan más motivados para hacer un trabajo excelente.

  • Reconozca el éxito de los empleados. Celebre cuando un empleado hace un gran trabajo para ayudar a animarle a seguir actuando de forma similar y hacer que se sienta reconocido.

  • Proporciona autonomía. Para fomentar una organización más eficaz, proporcione una estructura de trabajo autónoma en la que los empleados puedan sentirse más a gusto y trabajar bien.

  • Tenga en cuenta a sus clientes. Al esforzarse por convertirse en una organización eficaz, hay que tener en cuenta a los clientes y pedirles su opinión para saber qué opinan de los productos o servicios.